La amenaza del coronavirus ha exigido un programa de cumplimiento corporativo más estricto y estricto. Por consiguiente, es más importante que nunca mejorar las normas de regulación y renovar los esfuerzos de aplicación.
En esta entrada de blog, abordaremos las preguntas más comunes relacionadas con el cumplimiento corporativo y todo lo que necesita saber para crear el mejor programa de cumplimiento para su organización.
¿Qué es el cumplimiento?
En nuestra reciente publicación sobre cumplimiento empresarial, definimos el cumplimiento como una acción y un estándar. El cumplimiento como acción implica la necesidad de cumplir con las regulaciones y políticas establecidas. También habla de los deberes y responsabilidades de una empresa para con sus empleados y la sociedad. Entendiendo sus obligaciones, una compañía debe tomar las acciones y medidas necesarias para cumplir con los requisitos legales y / o gubernamentales para mantenerse en cumplimiento como organización.
Por otro lado, el cumplimiento se convierte en un estándar cuando una empresa va más allá y no trata el cumplimiento como un mero requisito, sino más bien como un código de conducta o una brújula ética para los empleados.
Por lo tanto, en general, el cumplimiento corporativo es una acción que reduce los riesgos legales y de seguridad. Pero también es un estándar que lleva a las personas a un comportamiento apropiado.
Para obtener una comprensión más profunda del significado del cumplimiento comercial, uno debe verlo tanto como una acción como un estándar. Si se considera una acción por sí sola, puede reducirse a un conjunto de reglas. Del mismo modo, solo podría servir como decoración de marca si se considera simplemente como un estándar.
¿Todas las empresas necesitan un programa de cumplimiento corporativo?
Todas las empresas necesitan un programa de cumplimiento corporativo. Independientemente de su tamaño, alcance o industria, una empresa debe tener un programa de cumplimiento definido o estructurado que especifique sus políticas, procedimientos y acciones.
Según un estudio de 2017, vale la pena invertir en cumplimiento viendo el costo de tener más actividades de cumplimiento (p. ej., auditorías, capacitación y personal de expertos) es menor que el costo de las empresas que no cumplen con los estándares de la industria.
El mismo estudio también indicó que el costo del incumplimiento es 2,71 veces el costo del cumplimiento. Estos son solo algunos de los impactos del incumplimiento:
- Interrupción del negocio
- Pérdidas de productividad
- Pérdidas de ingresos
- Multas, multas y tarifas de liquidación
Por lo tanto, tomar medidas preventivas para cumplir con los requisitos de cumplimiento puede mantenerlo alejado de problemas y ayudarlo a ahorrar una cantidad significativa de costos organizacionales.
¿Qué elementos deben incluir los programas de cumplimiento corporativo?
Muchas empresas no están seguras de lo que debe cubrir un programa de capacitación en cumplimiento corporativo. Y bueno, todo depende de las reglas que desee promulgar y de los problemas que desee abordar. Pero, en general, el cumplimiento corporativo se centra en estas preocupaciones principales:
Corrupción
La construcción de una sólida cultura de cumplimiento comienza con el compromiso de hacer negocios de una manera honesta, ética y legal. Pero diferentes formas de corrupción como el soborno, la manipulación de licitaciones y otras prácticas comerciales ilegales a veces arruinan la fibra moral de algunos empleados. Por lo tanto, la creación de políticas de cumplimiento que se centren en el desarrollo de altos estándares de integridad minimiza la aparición de este problema.
Comportamiento de los empleados
El comportamiento de los empleados tiene una correlación directa con la productividad, el compromiso y la eficiencia en el lugar de trabajo. Y cualquier acción que se considere poco profesional o poco ética interrumpe el flujo adecuado de los procesos corporativos. Para evitar estos problemas, se deben incluir programas de cumplimiento, como políticas contra el acoso y la discriminación.
Salud y seguridad en el lugar de trabajo
Los empleadores tienen el deber legal y la responsabilidad moral de garantizar la seguridad y la protección de sus empleados mientras trabajan. Por lo tanto, las empresas deben tener un conjunto de políticas, planes y procedimientos que ayuden a gestionar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Su propósito es minimizar el riesgo de lesiones o enfermedades entre los empleados y, por lo tanto, es igualmente importante incluirlo.
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) es una de las principales agencias reguladoras del mundo que proporciona directrices estándar sobre la gestión de la salud y la seguridad en el lugar de trabajo.
Cumplimiento medioambiental
Algunas empresas consideran que el cumplimiento medioambiental es opcional. Pero dado que los problemas ecológicos como el cambio climático y la contaminación afectan negativamente a las empresas, cumplir con el medio ambiente debe ser una consideración seria para cada programa de cumplimiento.
Gestión de datos
Cualquier persona que entre en contacto con su empresa trae toneladas de información de identificación personal. Y es obligación de su empresa proteger cualquier información confidencial que pueda generar problemas de privacidad de datos. Cumplir con las normas en esta área significa definir políticas y procesos que garanticen la protección de datos. Este proceso puede incluir la implementación de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información o SGSI.
Conformidad del producto
Es imperativo que los productos comerciales cumplan con los requisitos legales esenciales. Por lo tanto, el cumplimiento debe proporcionar pruebas de que un producto cumple con estos requisitos reglamentarios. Recuerde, asumir la responsabilidad de sus productos y servicios es un negocio inteligente.
Cinco elementos básicos de un programa de cumplimiento corporativo eficaz
Ahora conoce los elementos básicos de un programa de cumplimiento corporativo. Pero una cosa es decidir el contenido. Otra cosa es cómo construir su programa y asegurarse de que sea efectivo desde el primer momento.
Cuanto más compleja es la gestión del cumplimiento, más difícil es transmitirla. Por lo tanto, un programa de cumplimiento exitoso es algo enfocado, bien definido y simple. Para lograr esto, asegúrese de tener estos cinco elementos básicos:
Normas y procedimientos
Su programa de cumplimiento debe tener un conjunto claro de políticas y procedimientos para definir el marco en el que opera su empresa. Las leyes o directrices deben ser concretas, prácticas y, lo que es más importante, accesibles. Cuando decimos accesible, queremos decir que sus políticas de cumplimiento corporativo deben transmitirse regularmente, especialmente cuando se realizan cambios.
Autoridad
La iniciativa o el apoyo para un programa de cumplimiento completo e integral debe provenir de la alta gerencia. Si los gerentes o supervisores no autorizan la planificación e implementación del cumplimiento, el programa aparecerá como un conjunto de reglas inútiles y sin dientes.
Además, la compañía debe tener un Director de Cumplimiento oficial, que pueda servir como supervisor de todas las actividades de cumplimiento.
Capacitación y educación
Para educar formalmente a sus empleados sobre las leyes y políticas relacionadas con la industria o específicas del gobierno, debe tener un programa de capacitación de cumplimiento dedicado para simplificar el proceso.
Al igual que cualquier otra actividad de desarrollo de empleados dentro de su academia de aprendizaje, los objetivos de la capacitación en cumplimiento deben ser INTELIGENTES. Tener metas y objetivos de cumplimiento INTELIGENTES puede optimizar sus actividades de aprendizaje. También le ayuda a identificar las herramientas adecuadas y el mejor enfoque para tener éxito en sus iniciativas de capacitación.
Con SMART objectives, encontrará formas de hacer que el proceso de aprendizaje sea más atractivo y adecuado para los empleados. Con la mentalidad y el conocimiento adecuados, puede explorar diferentes estrategias, como el uso de un Sistema de Gestión de Aprendizaje para el aprendizaje en línea o la capacitación en cumplimiento en línea.
Auditoría y monitoreo
Una forma de que las organizaciones nunca pierdan la supervisión de su programa de cumplimiento es a través de la supervisión y auditoría constantes. Un buen sistema de supervisión y auditoría del cumplimiento proporciona a las empresas un conjunto coherente de protocolos y facilita el proceso de comprobación y detección de problemas de forma periódica.
Cuando se encuentran discrepancias en el cumplimiento, la supervisión y la auditoría facilitan la realización de análisis inmediatos y una respuesta adecuada para evitar fallos.
Las políticas de monitoreo de cumplimiento incluyen registrar los cambios en las regulaciones actuales, desarrollar procedimientos de control interno para cumplir con estos cambios e informar a toda la organización sobre actualizaciones significativas.
Por otro lado, el cumplimiento de la auditoría implica revisar y verificar la eficacia de los procesos de monitoreo en curso. Una acción relacionada con las auditorías de cumplimiento implica validar si el sistema de monitoreo existente logra los resultados deseados.
En cualquier caso, el Director de Cumplimiento debe asegurarse de que tanto los departamentos de auditoría como de supervisión trabajen mano a mano para mitigar los posibles riesgos de cumplimiento.
Procedimientos de acción correctiva
El cumplimiento es una respuesta proactiva y reactiva. Por lo tanto, su sistema de gestión de cumplimiento no solo debe incluir directrices concretas, sino también acciones correctivas claras. Esto significa que cada vez que se encuentre un problema de incumplimiento o incorrección, usted sabe cómo responder con medidas contrarrestantes adecuadas.
Pero recuerde que las acciones correctivas no existen en el vacío. Ninguna respuesta contraria debe separarse de las áreas relevantes de las leyes o regulaciones de cumplimiento. En otras palabras, las medidas que deberían resolver los problemas de incumplimiento deberían vincularse a fuentes apropiadas, como:
- Resultados de auditoría
- Incidentes reales o errores humanos
- Quejas de clientes
- Agentes no conformes
Normalmente, un procedimiento correctivo sigue estas seis fases: identificación, evaluación, análisis de la causa raíz, respuesta correctiva y seguimiento.
Digitalice su programa de cumplimiento corporativo
La transformación digital es casi ineludible cuando se trata de procesos corporativos – incluso en cumplimiento. Desafortunadamente, las empresas ven la transformación digital como una oportunidad para fortalecer las relaciones con los clientes, optimizar las operaciones y mejorar su negocio. Como resultado, el cumplimiento corporativo se convierte en una idea de último momento.
Sin embargo, la tecnología digital está impulsando a las organizaciones a reinventar sus sistemas de cumplimiento corporativo. Y el primer paso hacia la modernización de los programas de cumplimiento empresarial es identificar las barreras que dificultan la transformación digital.
Y queremos ayudarte a romper esas barreras! Obtenga más información sobre nuestros servicios y permítanos ayudarlo a iniciar su viaje de transformación digital. Haga clic en este enlace para saber cómo puede digitalizar su programa de cumplimiento. O póngase en contacto con nosotros para hacerse una idea de cómo puede crear su propia solución de capacitación en cumplimiento.