A nivel superficial, la adquisición consiste en adquirir los suministros que una organización necesita para funcionar día a día. Al entrar en detalles, comienza a incorporar todos los factores de apoyo que hacen que las adquisiciones funcionen.
Procesamiento de facturas, gestión de proveedores, prevención de fraudes, procesamiento de pagos, control de calidad, etc.
Más allá de la superficie, es un poco más complicado que eso.
La adquisición se divide cuidadosamente en dos nichos: directo e indirecto. Y si bien ambos son esenciales para el funcionamiento de cada negocio, es importante entender su lugar para que pueda priorizar y dar a cada uno el énfasis que ambos necesitan. De esta manera, podrá establecer excelentes relaciones con los proveedores, gestionar las compras de manera eficiente y garantizar un flujo constante de los insumos que necesita para mantener su empresa en funcionamiento. Una excelente manera de mejorar la eficiencia de las compras es pasar a la tecnología digital.
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¿Qué es la contratación directa?
La adquisición directa es el proceso de adquisición de los productos, suministros, bienes y servicios que necesita para su actividad comercial principal.
La adquisición directa, en esencia, consiste en adquirir aquellos productos y servicios esenciales que llegan directamente a sus clientes finales con algún procesamiento.
Se ocupa de las entradas que forman la columna vertebral de lo que ofrece su organización.
Algunos ejemplos de contratación directa incluyen:
- un panadero que compra la harina para hacer pan
- una empresa de construcción que hace un pedido de cemento y bloques para un proyecto en curso
- una fábrica de telas que pide textiles y materiales de tela para procesar y coser en la línea
Nota: La adquisición directa se presenta principalmente en industrias de fabricación física donde las materias primas directas se procesan en productos físicos.
¿Qué es la contratación indirecta?
La contratación indirecta se refiere a la adquisición de productos y servicios que apoyan las operaciones de una empresa, aunque en un papel no esencial. Estos suministros indirectos incluyen suministros de oficina & papelería, decoraciones, etc.
Los suministros indirectos siguen siendo, a su manera, esenciales para su organización. Pero no ejercen ninguna influencia directa en los productos y servicios terminados que usted entrega a sus clientes.
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Por el contrario, desempeñan un papel de apoyo para garantizar que el proceso de convertir los suministros directos en productos terminados se desarrolle sin problemas.
Algunos ejemplos de suministros indirectos incluyen::
- Suscripciones SaaS, por ejemplo, Slack, Asana, Kissflow
- recursos de desarrollo de empleados, por ejemplo, libros
- decoraciones de oficina,
- equipo de oficina, como computadoras portátiles & computadoras personales.
Los suministros indirectos son más pronunciados en los campos digitales, donde no hay bienes tangibles, sino principalmente servicios entregados a los clientes.
Diferencias entre adquisiciones directas e indirectas
La diferencia clave entre adquisiciones directas e indirectas es la función que abordan. Mientras que la adquisición directa se centra en asegurar los suministros básicos que se procesan y entregan a sus clientes, la adquisición indirecta se ocupa del suministro de bienes espontáneos.
Las diferentes funciones de adquisición directa e indirecta significan que hay diferencias en la forma en que funcionan ambas. Como resultado, debe ajustar ligeramente su enfoque de ambas ramas para que sean correctas.
Énfasis en la relación cliente-proveedor
La adquisición directa se ocupa de adquirir los suministros que constituyen la base de lo que su negocio ofrece a sus clientes. Es decir, sin los productos de la contratación directa, nada funciona.
Para asegurarse de que puede garantizar una cadena de suministro estable, es de su mejor interés construir relaciones sostenibles a largo plazo con sus proveedores.
Aquí es donde se gestionan los proveedores, los contratos, las cantidades mínimas de pedido, etc., pasa.
En el marco de la adquisición directa, es necesario crear una relación confiable entre el cliente y el proveedor que pueda mantenerse resistente cuando lo necesite, proporcionando seguridad para ambas partes.
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La adquisición indirecta, por otro lado, se ocupa de suministros no esenciales que ayudan a las operaciones de su negocio, pero no constituyen su operación principal. En consecuencia, la adquisición indirecta no tiene el énfasis que tiene la adquisición directa.
Más bien, su organización puede obtener una lista de proveedores y usar los servicios cuando se le solicite. Incluso si no están a la altura cuando se requieren, tiene muchas alternativas e incluso puede retrasar los suministros que desea adquirir.
La adquisición directa, dada su importancia, conduce a relaciones con proveedores más profundas en las que puede confiar, mientras que los proveedores indirectos se pueden administrar con poco o ningún esfuerzo para retener sus servicios a largo plazo.
Los suministros indirectos son demasiado numerosos y a menudo relativamente insignificantes para compensar el coste de quedar atrapados en contratos, etc.
Planeado vs gasto espontáneo
La adquisición directa gestiona los suministros básicos que su empresa necesita para funcionar día a día y, como resultado, necesita énfasis para garantizar la resiliencia. Los insumos esenciales que necesita para mantener las operaciones en funcionamiento deben planificarse y presupuestarse con suficiente antelación para evitar interrupciones en su cadena de suministro.
Para los suministros indirectos, por otro lado, puede ser difícil obtener cifras exactas para estimar la demanda y, como tal, hay poca planificación o presupuesto para las adquisiciones indirectas. Los suministros indirectos a menudo se adquieren espontáneamente cuando surge la necesidad, a diferencia de los suministros directos.
Gestión de inventario
Gestión de inventario ofertas sobre cómo adquirir, almacenar y planificar el inventario. En la mayoría de los casos, esto es exclusivo de los suministros directos, dado el riesgo y la recompensa asociados con la gestión de la cadena de suministro para sus insumos directos.
Para entradas indirectas, no hay una estrategia a largo plazo para administrarlas, ya que a menudo no se planifican.
Como resultado, puede ser difícil administrar el inventario, garantizar la calidad y mantener a los proveedores en conformidad con las especificaciones y los estándares de calidad de su organización.
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