No voy a mentirte: Este artículo fue difícil de escribir porque es un tema tan seco. Pero aún así, creo que deberías ser consciente del papel que tienen los supuestos en los proyectos. Y comprender su impacto le ayudará a evitar algunos riesgos comunes del proyecto.
Veamos cuáles son las suposiciones del proyecto y por qué merecen su atención.
¿Cuáles son los supuestos del proyecto?
Las suposiciones de proyecto son ciertas cosas que consideramos ciertas que afectan la forma en que planificamos o administramos un proyecto (consulte la definición de PMI). Consideramos que esos factores son ciertos para darnos una base para la planificación. Si no podíamos estar seguros de nada, no podíamos hacer predicciones sobre la duración y el costo de nuestro proyecto.
Las suposiciones pueden referirse a varias áreas, incluidas nuestras propias funciones y responsabilidades, las responsabilidades de nuestros clientes, las regulaciones legales, las necesidades del cliente, así como los eventos futuros que esperamos que tengan lugar.
Diablos, esto fue un montón de balbuceos abstractos.
Aclaremos las cosas con algunos ejemplos prácticos:
Ejemplos prácticos de suposiciones de proyectos
Comprenderá mejor el concepto de suposiciones con estos ejemplos:
- Suposiciones sobre habilidades: Está discutiendo un proyecto de reemplazo de sistemas de TI con un cliente potencial. El CIO del cliente le dice que tiene un equipo de TI » muy experimentado «que ha realizado»cientos de migraciones». Por lo tanto, acepta con el cliente que va a realizar la migración de datos por sí mismo. El cliente está feliz de que pueda ahorrar costos.
- Supuestos de programación: Los miembros del equipo del proyecto también participan en otro proyecto. Por lo tanto, ha planificado actividades clave (por ejemplo, viajes de negocios) para que no choquen con el otro proyecto. Para su planificación y asignación de recursos, asume que el otro proyecto seguirá su calendario original.
- Supuestos de costo: Para un proyecto de construcción, usted está comprando 5 toneladas de cemento en mayo, y va a comprar la misma cantidad nuevamente en octubre. Asumes que el precio del cemento se mantendrá estable en los próximos meses.
- Suposiciones sobre el entorno legal :Para hacer de su cliente una oferta atractiva, está planeando contratar trabajadores temporales extranjeros de la India para trabajar en la oficina del cliente durante un par de meses. De acuerdo con las leyes laborales y de inmigración actuales, esto es posible. Usted asume que las reglas legales seguirán siendo las mismas durante el transcurso de este proyecto de 24 meses, y esto se refleja en el plan y presupuesto de su proyecto, que se basan en el menor costo de mano de obra.
Por qué las suposiciones del proyecto son bombas de relojería
Repasando los ejemplos, probablemente haya notado el problema con las suposiciones: Si resultan ser incorrectas o si el entorno cambia, su proyecto puede meterse en serios problemas.
Tomemos el ejemplo anterior de contratación de trabajadores extranjeros:
- Asumiste que el personal externo (más barato) va a realizar el trabajo. Por lo tanto, sus estimaciones de costos son mucho más bajas que en un escenario que involucra a trabajadores domésticos. Si el gobierno ahora decide prohibir a los trabajadores temporales extranjeros, usted tiene un gran problema.
- Tendrá que entregar al cliente, pero tendrá que usar personal doméstico (más caro) que gana de 3 a 5 veces más que los trabajadores de la India. Al final, perderá el proyecto. Si eres una gran empresa, esto no te hará mucho daño. Pero si usted es un contratista pequeño, incluso uno de estos proyectos puede poner fin a su negocio.
El costo explosivo es solo una de las consecuencias de basar el trabajo en suposiciones inválidas. En otros casos, el alcance del proyecto puede explotar (esto es lo que se denomina arrastre de alcance) o el proyecto puede sufrir un retraso grave.
Lee mis consejos sobre cómo puedes evitar retrasos en los proyectos
Detecta suposiciones antes de que causen problemas
Conclusión de este artículo: Ten en cuenta las suposiciones y los problemas que pueden causar en los proyectos. Siempre desafía las suposiciones hechas por otros y sé consciente de las suposiciones que te haces a ti mismo (esto es aún más difícil). Se necesita cierta habilidad y práctica para darse cuenta cuando las personas hacen suposiciones, pero pedir evidencia para una idea o afirmación siempre es un buen punto de partida para descubrir suposiciones potenciales.
Finalmente, quiero señalar una técnica que es útil para identificar suposiciones. Es crear una lista de suposiciones junto con su equipo de proyecto, básicamente una sesión de lluvia de ideas con las personas involucradas.