Siempre me ha encantado la sensación y la función de mi lista diaria de tareas pendientes, desde el sonido relajante pero áspero de mi lápiz mecánico sobre papel hasta la sensación estimulante que surge al cruzar cada elemento completado manualmente (siempre en un bolígrafo rojo brillante). Soy un lister lujurioso y un loco total de la organización y la productividad. También me encantan las aplicaciones, las redes sociales y los programas de software empresarial bien diseñados, y abrazo las herramientas tecnológicas para hacer cosas específicas en todas las áreas de mi vida. Pero incluso con todos los productos tecnológicos útiles que hay, siempre he tenido problemas para encontrar un software de listado que reemplace efectivamente mi lápiz, papel y bolígrafo rojo. Cada producto que probé generalmente estaba lleno de funciones y características adicionales que no quería.
Las cosas cambiaron cuando escuché a Aaron Mahnke y Dave Caolo recomendar OmniFocus durante un episodio de su podcast de Trabajo en casa. Tomando en serio sus respaldos informados, decidí (¡jadear !) deje a un lado mi lista manual de tareas pendientes y pruebe el programa. Avance rápido un par de años, y OmniFocus se ha convertido en una herramienta diaria indispensable para organizar mis tareas domésticas y comerciales. La forma en que funciona OmniFocus lo hace perfecto para mi flujo de trabajo independiente y mi estilo de vida. He aquí cómo y por qué funciona para mí.
Puedo ver las tareas por contexto.
Debido a que trabajo desde casa y tengo un horario flexible, puedo cambiar de modo tres o cuatro veces al día, trabajar por la mañana, hacer recados por la tarde y luego regresar al modo de trabajo por la noche. Ser capaz de ver solo las tareas en las que necesito enfocarme para cada faceta de mi vida es extremadamente útil para mí.
He configurado contextos separados en OmniFocus para nuestra vida en el hogar (llamada «Hogar»), mi vida laboral (llamada «Oficina») y nuestros perros (llamados «George y Patty») bajo los cuales enumero elementos relacionados con esas categorías. Si solo quiero ver tareas relacionadas con nuestros perros, como citas con el veterinario, administración de medicamentos, un baño una vez al mes y otros recordatorios programados, simplemente selecciono el contexto de «George y Patty». Si solo quiero ver las tareas pertinentes a mi vida doméstica, como el presupuesto, comprar regalos de cumpleaños, cambiar el aceite en el automóvil u otras, activoel contexto de «Hogar». Cuando estoy trabajando, todo lo relacionado con mi negocio se puede aislar en la vista de contexto de «Oficina».
Poder aislar listas por contextos me ayuda a mantenerme enfocado en las tareas a mano sin preocuparme por lo que está pasando en otras áreas de mi vida. Prefiero ver las tareas diarias en la vista de contexto organizado por contexto y fecha de vencimiento, con los elementos que vencen hoy apareciendo automáticamente en la parte superior de la lista.
Puedo configurar Carpetas y Proyectos.
Como escritor independiente, trabajo con varios clientes y hago malabares con varios proyectos a la vez. Utilizo las opciones de Carpetas y proyectos para hacer un seguimiento de todo. Cada vez que adquiera un nuevo cliente, inmediatamente crearé una Carpeta para ellos dentro de OmniFocus. Tan pronto como un cliente me asigna una nueva historia, creo un Proyecto con el nombre de la historia y lo coloco en la carpeta de cliente adecuada. Dentro del Proyecto de historia, enumero todas las fechas de entrega internas que necesito recordar para cada historia, incluidas las fechas de entrevista, las fechas de destino para la transcripción y la escritura, la fecha en que se debe entregar el primer borrador al editor y un recordatorio para facturar la historia una vez que el editor la haya completado y aprobado. Dentro de cada tarea de proyecto, también puedo escribir notas relacionadas con esa tarea.
Una vez que se crea cada Proyecto, las tareas para cada Proyecto aparecen automáticamente en mi Vista de Pronóstico cada día antes de la fecha de vencimiento, lo que garantiza que nunca las olvidaré.
Si quiero centrarme en un proyecto en un momento dado, puedo ver todas las tareas de ese proyecto en particular (y no otras) al elegir activar la opción de Enfoque en la lista de Vistas de proyectos.
Bonus: Todos mis proyectos están organizados en el contexto de la Oficina, por lo que puedo elegir verlos cuando esté listo para trabajar y desactivarlos cuando me concentre en las tareas relacionadas con el hogar.
Puedo usar el Contexto de Espera.
El contexto de espera de OmniFocus es genial en su simplicidad. Para mí, sirve como una forma de poner en segundo plano las tareas en curso cuando la pelota está en la cancha de mi cliente. Cada vez que comienzo una tarea, como solicitar una copia de un artículo para mi portafolio o enviar un cronograma de gestión de proyectos o una propuesta de contenido para su aprobación, puedo aparcar la tarea en el contexto de Espera, mostrándola «fuera de la vista, fuera de la mente» mientras espero una respuesta o resolución. Al poner una tarea en el contexto de Espera, puedo hacer un seguimiento de ella sin tener que pensar demasiado en ella, despejando así el desorden en mi lista de tareas activas y permitiéndome enfocarme solo en acciones que puedo controlar en el momento. Cada vez que quiero ver lo que está en mi lista de espera, simplemente cambio al contexto de Espera en mi barra de menú o desplazo la vista de Pronóstico, que enumera todas las tareas pendientes en los próximos días, incluidas las clasificadas como «En espera».»
Las tareas están codificadas por colores.
OmniFocus me permite establecer fechas de inicio, vencimiento y aplazamiento para todas y cada una de las tareas. Cualquier artículo que deba entregarse en un día determinado en un futuro próximo se mostrará automáticamente en la vista de pronóstico. Todos los artículos que vencen pronto están codificados por colores en oro, mientras que cualquier artículo vencido cambia inmediatamente a rojo cuando vencen la fecha y la hora de vencimiento.
Todo mientras que las tareas que se vencen en unos pocos días se muestran sin.
Es una forma inmediata, sencilla y de referencia rápida de priorizar mis tareas y mi tiempo.
Puedo configurar tareas recurrentes.
Puedo convertir las cosas que hago cada semana, como publicar en las redes sociales, presupuestar, bloguear y publicar historias, en tareas recurrentes con OmniFocus. Yo simplemente elija la opción «Repetir Todo» opción en el menú de tareas y seleccione los días y la frecuencia (cada día, cada mes, etc.) que quiero que aparezca la tarea.
Puedo sincronizar mis listas con todos mis dispositivos.
La sincronización en varios dispositivos significa que puedo listar en cualquier lugar, en cualquier momento, tan pronto como la idea aparezca. Si estoy en la línea de pago de la tienda de comestibles y se me ocurre una idea de historia o un tema de blog, puedo grabarlo como una tarea en mi bandeja de entrada de OmniFocus con la aplicación OmniFocus para iPhone. La próxima vez que acceda a OmniFocus en mi iPad o computadora, la tarea que creé aparecerá justo ahí en la pantalla de la bandeja de entrada. Lo más probable es que, si estoy en movimiento, no tenga tiempo para categorizar la tarea, conceptualizarla o asignar una fecha de vencimiento. ¡Sin problemas! La tarea puede permanecer en mi bandeja de entrada hasta que esté listo para revisarla y reorganizarla.
Cambiar a OmniFocus realmente ha hecho una diferencia en mi vida diaria. Atrás quedaron las notas post-it y los pequeños cuadernos y bolígrafos que solían llenar cada cajón de escritorio, bolso, guantera y mostrador en mi casa. Con las aplicaciones OmniFocus para iPhone y iPad, puedo capturar cada idea y tarea sin recurrir a múltiples listas dispares y el tedio de combinar esas listas a mano. Mi escritorio de trabajo es claro, gracias a la eliminación de listas de papel y mi mente es más clara, gracias a la capacidad de OmniFocus de recordar, clasificar y contextualizar tareas para mí.
He descubierto que OmniFocus es la mejor manera de promover una jornada laboral productiva, a la vez que mantiene la vida cotidiana en movimiento.
Sabra Morris es escritora independiente a tiempo completo sobre temas como decoración y remodelación del hogar, bienestar, vida familiar, cuidado de mascotas, vida ecológica, tecnología solar, vida de jubilación, alimentos y equipos agrícolas. Su trabajo ha aparecido en Virginia Living magazine, Northern Virginia magazine, Southern Living, Dog Fancy y Hawaii Home + Remodeling magazine, entre otras. Bloguea en A Writer’s Life.
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