Definición
Un diario de recibos de efectivo es un diario especial dentro del diario general que se usa específicamente para registrar todos los recibos de efectivo. Tiene un registro total de todos los cobros de efectivo durante un período contable.
Las ventas a crédito que realizan los ocupados no se registran en el diario de caja, ya que no se recibe efectivo mientras se realizan estas transacciones de venta. Estas transacciones se registran en valores devengados. Las ventas en efectivo, por otro lado, se contabilizan en valores de caja y, por lo tanto, se registran en el diario de caja.
Explicación
Dado que el Diario de Recibos de Efectivo consiste en registrar únicamente todas las transacciones en efectivo, este efectivo puede recibirse de varias fuentes. Las principales fuentes de recibos de efectivo registrados en un diario de caja generalmente incluyen::
- Capital de inversión del propietario o propietario de la empresa
- Ventas en efectivo
- Efectivo recibido de la venta de activos
- Efectivo recibido de ventas a crédito
- Efectivo recibido de intereses, dividendos o alquileres
- Efectivo recibido en forma de préstamo de una persona física, banco o cualquier otra institución.
- Un diario de ventas en efectivo se utiliza para registrar todas las transacciones que involucran efectivo, ya sea de ventas de bienes, un préstamo o efectivo generado por la venta de un activo.
Tres tipos principales de recibos de efectivo ocurren en general durante las operaciones regulares de la empresa, que esencialmente incluyen:
- Recepción de Efectivo de Ventas en Efectivo
- Recepción de Efectivo de Clientes de Crédito
- Recepción de Efectivo de Otras Fuentes
El diario de caja consta esencialmente de dos lados, un lado de débito con columnas de débito y un lado de crédito con columnas de crédito. Un diario de caja puede constar de varias columnas. Estos pueden variar de una empresa a otra, dependiendo de la transacción de efectivo habitual registrada por la empresa. Sin embargo, las columnas que generalmente se encuentran en los Diarios de Caja incluyen:
- Fecha: La fecha de recepción del efectivo se introduce en esta columna
- Cuenta acreditada: La cuenta que se acredita al recibir el efectivo se menciona en esta columna
- Referencia: El número de referencia de la cuenta mencionada se escribe en esta columna únicamente para uso interno.
- Explicación: La explicación o narración breve para la recepción de dinero en efectivo se escribe aquí.
- Efectivo DR: La cantidad de efectivo recibida se anotará en esta columna.
- Descuento de ventas DR: Al hacer ventas, el negocio podría permitir un descuento en efectivo a los compradores. Este descuento permitido en las ventas está escrito en esta columna.
- Cuentas por Cobrar CR: Cuando los clientes hacer pagos por los bienes que les venden a crédito, esta cantidad es escrito por la empresa en la Cuenta por Cobrar y por lo tanto cuando dicho dinero será recibido, el negocio va a escribir el importe recibido del cliente en las Cuentas por Cobrar CR.
- Ventas CR: Cuando la empresa realiza una venta en efectivo, la cantidad de efectivo recibida de la venta debe registrarse en esta columna.
- Otros RC: Cuando una empresa recibe Efectivo de la venta de activos, alquiler, intereses, dividendos o cualquier otra fuente, esta cantidad debe registrarse en esta columna.
Formato
Las empresas pueden usar diferentes formatos de Diario de Recibos de Efectivo para adaptarse a sus transacciones diarias. Sin embargo, el diario de recibos de efectivo a continuación muestra uno de los formatos de un diario de recibos de efectivo que las empresas podrían usar:
| Fecha | Cuenta acreditada | Ref. | Explicación | Cash Dr | Disco de venta. Dr | A. Por cobrar Rc. | Sales Cr. | Otros Cr. |
| xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx | xx |
| Total |
Ejemplo
El diario de recibos de efectivo a continuación se muestra un ejemplo de cómo las transacciones se registran en ella:
- Efectivo recibido de ventas realizadas por $1000 el 5 de junio de 2020
- Efectivo recibido de ventas a crédito realizadas a la Compañía ABC por Company 500 después de permitir un descuento de cash 20 en efectivo el 6 de junio de 2020.
- Efectivo recibido de la venta de muebles de oficina usados por $100 el 8 de junio de 2020.
| Fecha | Cuenta | Ref. | Explicación | Cash Dr | Disco de venta. Dr | A. Por cobrar Rc. | Sales Cr. | Otros Cr. |
| 5 de junio | Ventas | las ventas en Efectivo | 1,000 | 1,000 | ||||
| 6 de junio | la Compañía ABC | 480 | 20 | 500 | ||||
| el 8 de junio | Muebles de Oficina | Venta de muebles antiguos | 100 | 100 | ||||
| Total | $1,580 | $20 | $500 | $1,000 | $100 |
Pros y Contras de un Diario de cobros
El diario de recepción de efectivo tiene muchas ventajas sobre su uso dentro de regular la contabilidad de la empresa métodos. Un diario de recibos de efectivo proporciona una forma fácil y organizada de registrar todos los recibos de efectivo durante el período. Por lo tanto, permite una forma más rápida y precisa de preparar el libro mayor de efectivo y un estado de flujo de efectivo para el negocio durante un período contable.
También garantiza que la empresa pueda realizar un seguimiento de todas las cuentas por cobrar y las cuentas por cobrar antiguas. Del mismo modo, también proporciona una manera fácil de realizar un seguimiento de todos los pagos a proveedores y proveedores no pagados al permitir que la empresa vea rápidamente qué efectivo se recibió y pagó durante un período determinado.
La principal desventaja de utilizar un diario de recibos de efectivo es que, dado que utiliza la contabilidad en efectivo, no permite a la empresa llevar un registro de las transacciones en valores devengados, que es uno de los principios más importantes de la contabilidad y la base del sistema de contabilidad de doble entrada.
Comprobante de publicación para el Diario de Recibos de Efectivo
Hay dos pruebas disponibles para probar las publicaciones realizadas en el diario de recibos de efectivo. Estas comprobaciones de prueba incluyen las siguientes:
- El total de saldos de cuentas de clientes en el libro mayor de cuentas por cobrar, también conocido como libros mayores subsidiarios en este caso, debe ser igual al saldo de la cuenta de control del libro mayor subsidiario en el libro mayor general.
- El libro mayor debe estar en equilibrio, lo que puede demostrarse mediante un balance de comprobación, es decir, que todos los saldos deudores deben ser iguales al total de los saldos acreedores al final del ejercicio contable. Esto ayudará a garantizar que todas las entradas se hayan realizado correctamente y que las cantidades en los lados de crédito y débito coincidan, cuando se registren.