El Análisis de la Brecha de Habilidades-Una Guía Completa

En un momento en el que las empresas experimentan una necesidad cada vez mayor de readaptar y mejorar las cualificaciones de su personal, el análisis de la brecha de competencias se convierte en una herramienta cada vez más relevante. Pero ¿por dónde empezar? En este artículo, explicaremos qué es un análisis de brechas de habilidades, por qué puede ser una herramienta útil, y compartiremos un enfoque de tres pasos para realizar un análisis de brechas de habilidades.

Contenido
¿Qué es un análisis de la brecha de habilidades?
¿Por qué es útil un análisis de carencias de competencias?
Cómo hacer un análisis de la brecha de habilidades
Un enfoque cuantitativo para realizar un análisis de la brecha de habilidades
En una nota final
FAQ

¿Qué es un análisis de la brecha de habilidades? Una definición

Un análisis de la brecha de habilidades es una herramienta utilizada para evaluar la diferencia (o brecha) entre el estado real y un estado de meta futuro. Las organizaciones lo utilizan para identificar las habilidades que un empleado individual necesita, pero que todavía no necesariamente tiene para llevar a cabo su trabajo o para realizar ciertas tareas de manera efectiva (Antonucci, Ovidio, 2012).

Para Recursos Humanos, el análisis de la brecha de habilidades es una forma de averiguar qué habilidades y conocimientos faltan entre los empleados de la organización. Una vez que tienen esta información, recursos Humanos puede abordar la brecha de habilidades en la organización. Esto se puede hacer a través de la mejora de las capacidades, la renovación de capacidades, las decisiones de inversión L&D, la planificación de la sucesión,etc. Discutiremos las diversas opciones más adelante en este artículo.

Si prefiere ver un video sobre cómo realizar un análisis de la brecha de habilidades, consulte nuestra Mordida de aprendizaje a continuación:

¿por Qué es una brecha de habilidades de análisis útil?

En su Informe El Futuro del Empleo de 2018, el Foro Económico Mundial afirma que para 2022, no menos del 54% de todos los trabajadores necesitarán actualizar o reemplazar sus competencias. Este es el resultado de rápidos desarrollos tecnológicos y una creciente digitalización que afectan tanto a nuestra vida personal como profesional.

Para las organizaciones de todas las industrias, esto significa que ciertos trabajos desaparecerán debido a la automatización, mientras que otros cambiarán en términos de sus tareas y responsabilidades principales. Aquí es donde el rediseño del trabajo se vuelve relevante; la reorganización de estas tareas y responsabilidades para alinearlas con la realidad cambiante del trabajo.

Sin embargo, antes de comenzar a rediseñar los trabajos, es importante saber qué habilidades y conocimientos faltan actualmente en su fuerza de trabajo y cuáles de esas habilidades son esenciales para el rendimiento de su organización.

Esto me lleva a las razones por las que es útil realizar un análisis de la brecha de habilidades:

Use 1: Le brinda información sobre toda su fuerza de trabajo

Podrá identificar qué empleados tienen el mayor conocimiento de aspectos particulares del negocio, así como empleados con brechas de habilidades (importantes).

Como tal, podrás orientar mejor los recursos (de capacitación) a aquellas habilidades que requieren más atención. Esto, a su vez, conducirá a un uso óptimo de los recursos en términos de mejorar el desempeño general del equipo.

Uso 2: Impulsa el aprendizaje y el desarrollo individuales

Los empleados individuales podrán averiguar qué mejoras tendrán que hacer para adquirir o mejorar las habilidades y competencias necesarias para desempeñarse lo mejor posible en su (futuro) papel. Eventualmente, esto también tendrá un impacto positivo en la productividad de sus empleados.

Use 3: Le ayudará con su planificación estratégica de la fuerza de trabajo

La planificación estratégica de la fuerza de trabajo consiste, entre otras cosas, en asegurarse de que tiene el número correcto de personas con las habilidades adecuadas en el lugar correcto. Es un poco difícil comenzar a planificar para el futuro, aunque si no sabes exactamente dónde te encuentras ahora desde una perspectiva de habilidades

Use 4: Puede mejorar tus esfuerzos de reclutamiento

Esto va de la mano con el párrafo anterior. Es mucho más fácil reclutar buenas personas si puedes identificar candidatos cuyas habilidades se ajusten mejor a las necesarias para funcionar de manera efectiva en un rol en particular.

Use 5: Crea una ventaja competitiva

Si combina todo lo anterior, podrá crear una ventaja competitiva y mantenerse por delante de su competencia. Conocerá las fortalezas y debilidades de su fuerza de trabajo, podrá planificar con anticipación en términos de aprendizaje, desarrollo y reclutamiento y, por lo tanto, optimizar el rendimiento de su organización.

Cómo hacer un análisis de brechas de habilidades

Cuando se trata de la realización real de un análisis de brechas de habilidades, proponemos dos métodos de análisis de brechas de habilidades, un método cualitativo y un método cuantitativo.

El primer enfoque es cualitativo y se basa libremente en el proceso de desarrollo organizacional. El segundo es un método propuesto por Antonucci y Ovidio y sigue un enfoque cuantitativo. Repasaremos ambos métodos de análisis de brechas de habilidades, comenzando con el método cualitativo.

Alcance y diagnóstico

Esta primera etapa trata sobre el alcance del desafío. En el caso de un análisis de las carencias de competencias, esto significa identificar las competencias necesarias.

Para identificar las habilidades que la organización necesita ahora y en el futuro, primero debe hacer y responder ciertas preguntas. Por ejemplo:

• ¿Cuál es la misión de la organización?
• ¿Cuáles son los objetivos de negocio de la organización?
• ¿Qué habilidades críticas se necesitan para poder llevar a cabo la misión y cumplir los objetivos de negocio?

El criterio para determinar si una habilidad es crítica o no crítica es el siguiente. Si un empleado carece de cierta habilidad, pero aún así completa una tarea satisfactoriamente, la habilidad no es crítica. Si, por otro lado, un empleado completa una tarea específica pero con un resultado insatisfactorio, la habilidad que falta es crítica.

Con respecto a las habilidades futuras que se necesitan en su organización e industria, necesita saber, entre otras cosas:

• ¿Qué trabajos dentro de su organización/industria es probable que estén (parcialmente) automatizados?
• ¿Qué habilidades están aumentando actualmente en su industria?
• ¿De qué tipo de trabajos (inexistentes) necesitará más su empresa?

Recogida y análisis de datos

El segundo paso es la recogida y análisis de datos. El objetivo de esta fase es triple: para analizar qué tareas se están realizando ahora, para calificar cuán importantes son estas tareas y para preguntar sobre las habilidades requeridas para hacer el trabajo correctamente. En el caso de un análisis de carencias de competencias, las actividades de recopilación y análisis de datos pueden incluir::

• Revisar las descripciones de los puestos actuales para las necesidades futuras
• Considerar el impacto de los próximos cambios (reglamentarios), así como las tendencias futuras de trabajo en el trabajo
• Tómese el tiempo para desarrollar una lista de competencias que describa de manera más clara y precisa lo que se necesita para hacer el trabajo

– Realizar un inventario de las habilidades actuales de sus empleados

• Descripciones de puestos
• Especificaciones de clase de trabajo
• Rendimiento evaluaciones y evaluaciones de empleados
• Entrevistas / reuniones de grupos focales con supervisores, gerentes y empleados

– Identificación de las competencias y niveles de habilidades de sus empleados

• Coloque la información recopilada de las evaluaciones de competencias en una única base de datos con capacidad de búsqueda
• Base de datos de todos los empleados y sus competencias existentes
• Crosswalk con las habilidades críticas necesarias identificadas para el presente y el futuro

La tecnología de recursos humanos puede ayudarlo con varias partes de esto. Especialmente cuando su organización califica como de tamaño mediano o grande, rápidamente se vuelve imposible realizar un seguimiento manual de cada empleado y sus competencias y niveles de habilidades.

Un sistema de gestión de talentos, por ejemplo, puede ser esa base de datos única y con capacidad de búsqueda que recopila toda la información de las evaluaciones de rendimiento y las evaluaciones de competencias de sus empleados.

Diseñar intervenciones

Esta etapa consiste en crear una intervención que se ajuste a las necesidades de la organización. En nuestro caso, eso significa que una vez que haya descubierto dónde están las brechas de habilidades en su organización, puede crear una estrategia para llenar mejor estas brechas.

Las posibles carencias de competencias que pueda encontrar pueden ser, por ejemplo, una escasez de competencias digitales, como se observa en un informe de los Países Bajos que muestra que el 50% de los trabajadores necesitan no estar cualificados en competencias digitales.

Otro ejemplo es la falta de empleados que posean habilidades digitales blandas (como el enfoque en el cliente y la pasión por el aprendizaje); según un informe de Capgemini y LinkedIn, el 59% de los empleadores lo experimentan.

Y luego hay, por supuesto, ejemplos de habilidades específicas para la industria y el trabajo que las empresas pueden carecer. En su estudio de la brecha de habilidades de 2018, por ejemplo, Deloitte y El Instituto de Fabricación revelaron que la brecha de habilidades en la industria manufacturera de EE.UU. podría dejar alrededor de 2,4 millones de puestos vacantes entre 2018 y 2028.

El mismo estudio mostró que los puestos relacionados con la producción calificada, el talento digital y los gerentes de operaciones, en particular, pueden ser difíciles de llenar, hasta tres veces más difíciles.

Intervenciones de análisis de brechas de habilidades

Dependiendo de las habilidades que falte y las capacidades de su fuerza de trabajo actual, hay varias «intervenciones» que puede implementar:

• Capacitación y desarrollo de empleados existentes
• Rediseño del trabajo
• Reclutamiento de personas con habilidades críticas
• Una combinación de una o más de las anteriores

Repasemos cada una de estas opciones una por una.

Capacitación y desarrollo de empleados existentes

Los resultados de su análisis de brechas de habilidades pueden conducir al desarrollo de programas de aprendizaje y desarrollo que reciclarán a sus empleados en las habilidades que recién se requieren o faltan.

Rediseño del trabajo

Las preguntas sobre la misión de la empresa, los objetivos comerciales y las habilidades necesarias para lograr esos objetivos, ahora y en el futuro, pueden llevar a la conclusión de que las tareas y responsabilidades de ciertos trabajos deben reorganizarse. Esto es lo que llamamos rediseño de puestos de trabajo y esto también puede resultar en la recalificación de los empleados en las habilidades recién requeridas.

Reclutamiento de personas con habilidades críticas

Es probable que los resultados de su análisis de brechas de habilidades cambien los criterios en función de los cuales también se contrata a las personas. Porque incluso si eres capaz de reciclar o mejorar las habilidades de tus empleados actuales, en algún momento tendrás que reclutar gente nueva (debido a que los empleados se van, se jubilan, etc.).

Contratar a alguien con habilidades críticas directamente le ahorrará tiempo entrenándolo en esas habilidades. También les ayudará a ser operativos y productivos más rápidamente. Si no puede encontrar personas lo suficientemente rápido, puede aprovechar la fuerza de trabajo contingente y contratar a un trabajador independiente o contratista para que lo ayude (temporalmente) a llenar un vacío de habilidades.

Antonucci y Ovidio proponen un enfoque cuantitativo para realizar un análisis de las carencias de competencias

Otro método de medición de las carencias de competencias. Su enfoque cuantitativo mide la brecha de cada competencia para cada materia examinada. El algoritmo que diseñaron solo tiene en cuenta la situación en la que se encontró una brecha negativa. Esto significa que las competencias del empleado son inferiores a las necesarias.

Dependiendo de si la brecha es pequeña o grande, las empresas pueden organizar actividades de autoformación o tendrán que recurrir a un programa de capacitación. Otra distinción que hay que hacer aquí es la diferencia entre una brecha de competencias de uso frecuente y una brecha de competencias que rara vez se utilizan.

Al igual que con el método anterior que describimos, el punto de partida es el mapeo de las habilidades necesarias para cada perfil de trabajo. El punto de referencia para cada competencia requerida se puede determinar con un proceso descendente (de gerentes a empleados) o ascendente (de empleados a gerentes).

Las ventajas de la evaluación comparativa de esta manera son:

• el procedimiento no cambia si se utiliza el enfoque de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba
• se obtienen estimaciones cuantitativas de la brecha de habilidades, teniendo en cuenta la importancia y la frecuencia de uso
• permite un proceso flexible y semiautomático para planificar cursos de capacitación

Esto da como resultado el siguiente indicador de brecha de habilidades:

En esta fórmula, se calcula el indicador G de la brecha en la habilidad j-ésima. Las otras variables de la fórmula representan:

• N – indica la puntuación de necesidad asignada a la
• i-ésimo entrevistado para la
• j-ésima habilidad
• P – indica la puntuación atribuida al nivel de la habilidad poseída por el empleado
• F indica la frecuencia de uso de la habilidad por el mismo empleado
• c – es una constante para reducir el efecto de huecos bajos o negativos (p. ej. cero o uno)
• F indica la frecuencia de uso que, en el punto de referencia ideal de la empresa, representa el umbral por encima del cual la escasez de habilidades representa un problema que debe resolverse (teniendo en cuenta los costos de la capacitación).
• K permite tener en cuenta solo las brechas positivas (cuando una determinada habilidad de uso relativamente frecuente no está suficientemente poseída)

Ahora, esto plantea varias preguntas, comenzando con, ¿cómo se recopilan los datos relevantes? En términos generales, esto se puede hacer utilizando evaluaciones en papel y entrevistas de apoyo o utilizando un software de gestión de habilidades. Especialmente cuando se está realizando un análisis de la brecha de habilidades entre un gran número de empleados, esta última se convierte en la opción más obvia.

Empresas como Skills Base, AG5 y Avilar proporcionan software de gestión de habilidades que le permite identificar fácilmente los requisitos de habilidades (futuras) y registrar los niveles de habilidades e intereses de toda su fuerza de trabajo.

Otra pregunta que viene a la mente es ¿qué tipo de evaluación puede utilizar para obtener la información requerida? La información sobre, por ejemplo, las necesidades de la empresa en términos de habilidades, la frecuencia de uso de ciertas habilidades y el acervo de habilidades específicas para cada función se puede recopilar a través de encuestas de autoevaluación o evaluaciones de 360 grados. Estas últimas son evaluaciones entre colegas y superiores.

Aquí también, la tecnología de recursos humanos puede ayudar, por cierto. Puede utilizar herramientas de retroalimentación como las proporcionadas por Impraise, 15Five y Reflektive para recopilar y analizar comentarios de y sobre sus empleados.

Una tercera pregunta sería sobre la calificación en sí, ¿cómo funciona la calificación? En el ejemplo mencionado por Antonucci y Ovidio, las evaluaciones de habilidades se expresan en una escala de 1 o 5, siendo 1 el nivel más bajo y 5 el más alto. Para cada nivel, cada entrevistado da una puntuación al nivel de habilidades realmente poseídas y el nivel de habilidad que consideran necesario. El mismo método de puntuación se utiliza para indicar la intensidad con que se está utilizando un alféizar en la empresa.

Una vez que haya recopilado todos los datos relevantes, podrá examinar las desviaciones entre el nivel de habilidades poseídas y necesarias por los empleados individuales, así como la frecuencia con la que se utilizan en la empresa. Esto le permitirá tomar medidas que den como resultado una o más de las intervenciones sobre la brecha de habilidades que describimos anteriormente.

En una nota final

En un momento en el que las empresas buscan cada vez más preparar a su gente para el futuro, es importante saber qué habilidades y competencias posee actualmente su fuerza de trabajo. Un análisis de la brecha de habilidades puede ser una buena herramienta para usar para esto; cuando se realiza bien, le brinda información valiosa sobre toda su fuerza de trabajo, puede ayudarlo con la planificación estratégica de la fuerza de trabajo y mejorar sus esfuerzos de reclutamiento. Un análisis eficaz de la brecha de habilidades también le permitirá optimizar sus programas de aprendizaje y desarrollo para reciclar a su gente donde sea necesario.

En Academy to Innovate HR (AIHR), ayudamos a los profesionales de recursos humanos con sus habilidades, para que puedan evitar enfrentarse a una brecha de habilidades propia. Como tal, cualquier profesional de recursos humanos comprometido con el aprendizaje permanente puede ampliar su conjunto de habilidades con habilidades relevantes y en demanda.

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