El saldo del libro mayor de cuentas por cobrar de una empresa, incluida la deuda envejecida y los días de ventas pendientes (DSO), puede proporcionar información sobre ineficiencias en el proceso de O2C que se pueden abordar para mejorar el flujo de efectivo.
Estas ineficiencias tienden a provenir de procesos manuales, lo que afecta la capacidad del equipo de cuentas por cobrar (AR) para manejar la creación, presentación y distribución de facturas. Como resultado, un proceso de O2C ineficiente tendrá un impacto negativo en los plazos de pago, lo que potencialmente aumentará el DSO e inhibirá el flujo de efectivo.
La buena noticia es que hay soluciones. Al automatizar todo el proceso de cuentas por cobrar, desde la gestión de crédito hasta la facturación y la conciliación de pagos, las empresas pueden optimizar cada paso del proceso de O2C para mejorar el flujo de efectivo al llevar dinero a su organización más rápido.
¿Qué es order-to-cash y dónde encaja esto en el ciclo de efectivo?
El proceso de pedido a efectivo abarca todos los pasos desde el momento en que se realiza un pedido del cliente hasta el pago del negocio (el efectivo). Estos pasos incluyen la gestión de pedidos y el cumplimiento de pedidos, hasta la gestión de créditos, la facturación y, en última instancia, el cobro de pagos.
O2C tiene una conexión implícita con el suministro de bienes y el cumplimiento de pedidos, lo que genera la necesidad de contar con buenos procesos de gestión de la cadena de suministro.
Beneficios de optimizar el proceso de pedido a cobro
El mayor obstáculo para la productividad de las cuentas por cobrar es el hecho de que los procesos de realidad aumentada a menudo son demasiado complejos, con demasiados sistemas financieros dispares, muy poca estandarización y demasiados pasos manuales. Estos procesos a menudo se ven agravados por interrupciones resultantes de problemas que exigen una resolución rápida.
Como todo líder empresarial sabe, el flujo de caja libre es la métrica más importante para determinar la salud de su negocio. El departamento de AR tiene un papel de influencia única en la facilitación del flujo de caja. Al acortar el tiempo desde la compra hasta el pedido y la entrega de facturas, así como simplificar el proceso de pago, el efectivo fluye más fácilmente. Por lo tanto, evaluar y ajustar el proceso de O2C es el lugar más obvio para abordar los desafíos de flujo de efectivo.
Además de las mejoras en el flujo de caja, los principales beneficios de optimizar el proceso de pedido a efectivo incluyen los siguientes:
- Generación de ingresos ─ un proceso de compra y cumplimiento simplificado, facturación rápida y precisa y facilidad de pago mejoran la satisfacción del cliente y fomentan la repetición de compras, así como la defensa del cliente. Estos factores pueden tener un impacto positivo en el crecimiento de las ventas.
- Experiencia del cliente ─ las relaciones con los clientes se pueden ganar o perder en la experiencia de cumplimiento de pedidos, facturación y pagos. Un sistema fiable de O2C para gestionar la facturación y el cumplimiento, además de las disputas y el cobro de créditos, promueve la precisión y la puntualidad, contribuyendo a mejorar la experiencia del cliente.
- Ahorro de costos ─ Controles internos más sólidos a través de un proceso automatizado de O2C reduce o elimina significativamente los errores y facilita la compatibilidad con descuentos por pago anticipado. Con la mejora de los procesos de negocio, cualquier empresa puede reducir los gastos generales, lo que resulta en menores gastos operativos y un apalancamiento operativo de apoyo.
Pasos dados en los Procesos de Pedido de efectivo
1. Gestión de pedidos
Todo comienza con un pedido. Un cliente realiza un pedido a través de comercio electrónico, procesos de pedidos de venta directa u otros medios. Una vez que se realiza el pedido, el sistema de procesamiento de pedidos verifica el inventario para confirmar que los productos pueden enviarse. Una vez verificado, se emite un plazo de entrega. Se verificará la línea de crédito del cliente para determinar si el pedido fue aceptado en los términos de crédito existentes. El pedido se registra en el libro de ventas y se envían los productos. Finalmente, el reordenamiento automático a través del sistema ERP se activa en la cadena de suministro para garantizar que el inventario se reponga para futuras ventas.
2. Gestión de crédito
La gran mayoría de las ventas B2B se realizan a crédito, lo que da tiempo para que se genere, envíe y pague una factura, sin ralentizar el cumplimiento de cada pedido. Pero el crédito debe otorgarse sobre la base de una evaluación de la capacidad de pago de cada comprador. Determinar cuidadosamente el crédito en esta etapa temprana evita los riesgos de pago cuando se vencen las facturas.
3. Sistema de facturación del cliente
Se factura a los clientes por cada pedido para solicitar el pago, dentro de un plazo especificado, de los bienes que han comprado. Los mejores sistemas de facturación para clientes generan y entregan facturas automáticamente a los clientes cuando compran. Sin embargo, la automatización de la facturación debe tener en cuenta una gran cantidad de matices y variables, incluido el formato de la factura, el mecanismo de entrega y el soporte, el destinatario, el proceso de aprobación, la documentación asociada y muchos otros factores.
4. Cuentas por cobrar
Una vez que se realiza una venta y se envían los bienes, se inicia el proceso de cuentas por cobrar. Esto abarca la generación y entrega de facturas, el seguimiento y la conciliación de los pagos con el libro mayor.
Los equipos de cuentas por cobrar inteligentes automatizarán el envío de recordatorios de pago o estados de cuenta antes de que venzan las facturas. Es responsabilidad del equipo de cuentas por cobrar investigar y resolver los errores de facturación, reemitiendo las facturas a la cantidad correcta si se han producido errores.
5. Cobro de pagos
El proceso de pago de los clientes debe estar claro en el momento de la compra y en la factura (o la documentación adjunta). El cobro de pagos se produce a través de clientes que realizan pagos en línea, transferencias bancarias o que envían pagos en algún otro formato. Un número de orden de compra es una referencia de seguimiento típica que garantiza que cada pago coincida correctamente con el pedido correspondiente. Las facturas pendientes se persiguen directamente hasta un punto predefinido, momento en el que se cancelan como deudas incobrables o se pasan a una agencia de cobros de terceros.
6. Gestión de datos
En todo el proceso O2C, la buena gestión de datos es clave. El sistema de gestión de pedidos debe conectarse, en tiempo real, a la gestión de inventario a través de un sistema de planificación de recursos empresariales (o ERP). De esta manera, la organización puede trabajar en todos los sistemas para determinar los niveles de existencias y cumplir pedidos o activar pedidos de nuevo.
El sistema de facturación necesita aceptar un disparador para crear una factura cuando se cumplen los pedidos, el sistema luego extrae datos sobre el pedido, verifica los límites de crédito del cliente y las condiciones de pago acordadas, antes de generar y entregar una factura al contacto correcto.
El proceso de cobro de pagos debe vincularse al libro mayor de compras para garantizar que los pagos se concilien con el pedido correcto. Todos y cada uno de los pasos pueden y deben automatizarse para mejorar la eficiencia y la precisión.
Optimice la conversión de pedidos en efectivo con automatización
Un enfoque integral para optimizar el proceso de O2C combinará tecnología, servicios consultivos y servicios financieros. Muchas organizaciones aprovechan la tecnología porque puede automatizar la toma de decisiones de crédito de los clientes o los procesos de AR y Tesorería dentro del ciclo de O2C. La automatización reduce o elimina los procesos manuales y en papel. El consiguiente ahorro de costes y la reducción de errores suelen presentar un retorno de la inversión positivo. Automatizar el proceso de O2C trae una gran cantidad de beneficios, incluidos los siguientes:
Ahorro de tiempo: La creación y entrega de facturas pueden ser procesos muy manuales, que consumen valiosas horas de personal cualificado. Al automatizar la entrega impresa y postal, o el envío por correo electrónico de facturas y la entrega de comunicaciones de seguimiento a chase payments, el equipo de realidad aumentada puede centrarse en cuestiones más orientadas a los negocios. La automatización puede incluso tomar la salida de un sistema ERP y conectarla directamente con los portales de facturación de cuentas por pagar de los compradores, evitando la necesidad de volver a teclear o copiar y pegar facturas manualmente en estos.
Flujo de Caja Mejorado: La automatización no solo ahorra tiempo de proceso, sino que evita cuellos de botella en la entrega de facturas, el procesamiento de pagos y la conciliación. Estos factores reducen la fricción en la incorporación de efectivo al negocio, mejorando así el flujo de efectivo.
Precisión mejorada: La automatización tiene un impacto positivo en la precisión en todo el proceso de O2C. Cuando los sistemas de las máquinas se comunican entre sí, mediante transferencia directa de datos, no hay riesgo de que se produzcan errores humanos de copiado y pegado u otros.
Reducción de costes: El ahorro de tiempo de la automatización de procesos, así como la reducción de consultas y llamadas al servicio de asistencia, puede ser tan significativo que, a menudo, las inversiones en aspectos de la automatización de O2C, como la automatización de AR, se amortizan en pocos meses.
Mejorar la experiencia del cliente: Las relaciones con los clientes se benefician de las mejoras que la automatización aporta a la consistencia del proceso, la fiabilidad del cumplimiento, la percepción de la marca y la facilidad de pago.
Obtenga visibilidad en tiempo real: La automatización de los procesos de pedido a cobro significa que cada etapa se maneja digitalmente, por lo que se puede rastrear y presentar fácilmente de un vistazo a través de paneles de información de gestión u otros métodos.
Simplifique los informes y las auditorías: Al automatizar el proceso O2C, todas las acciones y datos están disponibles para agruparse y analizarse como informes o como pistas de auditoría con solo tocar un botón.