Las decisiones efectivas se basan en el análisis de datos e información.
Para tomar decisiones informadas, es imperativo contar con datos e información que sean precisos y confiables, y que se proporcionen fácilmente a quienes lo requieran. El personal debe estar en una posición, o tener la autoridad para tomar decisiones y tomar las acciones apropiadas, basadas en los resultados del análisis de los hechos, equilibrados con el conocimiento, la experiencia en la interpretación de la información y la perspicacia.
Se hace hincapié en la alta dirección para describir su compromiso con la calidad en una declaración de política de calidad, y está respaldada por revisiones del sistema de gestión. En esos exámenes se toman decisiones sobre la eficacia y eficiencia de la gestión del desempeño de la organización.
Las entradas para estas revisiones provienen de monitoreo y medición, análisis de datos, auditorías internas, informes de productos no conformes, comentarios de clientes, rendimiento del proceso, estado de las acciones correctivas/preventivas y recomendaciones para mejoras. Es importante que las decisiones en estas revisiones de gestión se tomen en base a información objetiva sobre las mejores alternativas, y que las decisiones se documenten, comuniquen y revisen.
Además, el personal debe sentirse seguro al tomar decisiones; es necesario crear un entorno constructivo, que involucre a las personas adecuadas y permita compartir opiniones e información.
En cualquier proceso de toma de decisiones hay cierto grado de incertidumbre, y es importante utilizar el análisis de riesgos, evaluando los riesgos asociados con las diversas opciones para garantizar que sean manejables.
ENFOQUE FÁCTICO PARA LA TOMA DE DECISIONES
Enfoque: Calidad – Cliente
1 ¿Qué decisiones se tomaron en la última revisión de la gerencia? ¿En qué se basaron las decisiones? ¿Se pone esta información a disposición de quienes la necesitan?
2 ¿Las decisiones y acciones se basan en el análisis de datos fácticos (generados a partir de la supervisión y la medición) y se equilibran con la experiencia empresarial anterior?
a. Satisfacción del cliente
b. Conformidad con los requisitos del producto
c. Tendencias y características del proceso y del producto
d. Proveedores
3 ¿Confía en las herramientas utilizadas para el análisis de negocios de su programa de marketing?
4 ¿Es capaz de alinear los ingresos y las operaciones de ventas, mejorar la productividad de los empleados y reducir los errores?
5 ¿Qué seguimiento se hace de las acciones para verificar si los datos eran precisos y confiables?
6 ¿La gerencia proporciona un entorno de apoyo para que el personal tome decisiones creativas, o es un ambiente de «jugar a lo seguro», «pasar la culpa»?
7 ¿Cómo ha utilizado la organización la tecnología para respaldar una toma de decisiones y un intercambio de información más rápidos (seguimiento de problemas en línea, reuniones en la web que permiten a los participantes resolver problemas de forma colaborativa)?