Puede pensar que todos los archivadores son iguales, pero eso no es cierto. No asuma simplemente que el sistema de almacenamiento que tiene no se puede mejorar. Tienes opciones a considerar. Las estanterías móviles, los sistemas de estanterías abiertas codificadas por colores e incluso la codificación de barras se han vuelto comunes en muchas oficinas que manejan un gran volumen de registros. El antiguo archivador de cajones verticales estándar entró en uso por primera vez a finales del siglo XIX y muchos administradores de registros consideran que estos gabinetes son funcionalmente obsoletos para la mayoría de las aplicaciones de oficina modernas. «es el más costoso de todos los equipos de archivo, ya que requiere más espacio en el piso y más tiempo y esfuerzo físico para acceder a las carpetas. Tampoco proporciona el beneficio completo de las ayudas de recuperación visual, como el etiquetado especial y la codificación de colores.»Si sabe que su sistema de archivo es ineficiente, considere buscar equipos más modernos. Aunque inicialmente costará dinero, puede ahorrar dinero a largo plazo al ahorrar espacio en su oficina, posponiendo así la necesidad de expansión o reubicación, y al reducir el tiempo del personal que se desperdicia en un sistema de archivos ineficiente con unidades de almacenamiento engorrosas.
The Daily Management of Records and Information A Guide for Local Governments, publicado por la Asociación Nacional de Administradores de Archivos y Registros Gubernamentales, pág. 8.