» Tienes que priorizar » – Todos hemos escuchado esta frase al menos una vez en nuestras vidas, ¿no es así? ¿Pero por qué «tienes» que hacer eso? ¿Qué significa exactamente establecer prioridades y cómo le ayuda?
¿Por qué a algunas personas les resulta tan difícil priorizar tareas? ¿Y qué ayuda a cambiar algo al respecto? Todas estas y muchas otras preguntas interesantes que respondemos a continuación y le ayudamos a establecer finalmente prioridades en la vida.
¿Qué significa establecer prioridades?
Priorizar significa que pones todas tus tareas en un orden jerárquico. Se ordenan principalmente de acuerdo con la urgencia y la utilidad. Esto le ayuda a utilizar sus recursos y su energía como sensatez posible.
Primero trabaja en las cosas que son particularmente importantes. Luego, trabaja para seguir adelante hasta que se agoten los recursos del día. De esta manera, la tarea más importante recibe la mayor atención.
Prioridades cambiantes
Usted y su personalidad de Desarrollo están en constante evolución. Como resultado, es probable que sus prioridades cambien con el tiempo. Lo que hoy les parece particularmente importante puede pasar a un segundo plano el año que viene. Por lo tanto, las prioridades también reflejan de cierta manera sus objetivos de vida, sus puntos de vista y valores.
Por ejemplo, se puede observar una y otra vez que cuando somos jóvenes, es principalmente nuestra carrera la que está en la parte superior de nuestra lista de prioridades. Cuanto más envejecemos, más valoramos el amor y nuestra salud. La carrera y el dinero a menudo pasan a un segundo plano. Esto es confirmado incluso por numerosos estudios, entre otros por la psicóloga Janina Larissa Bühler de la Universidad de Basilea.
¿Por qué es tan importante priorizar?
Si puede establecer prioridades, tiene una clave importante para el éxito. Después de todo, nadie ha llegado muy lejos si ha estado constantemente empantanado por tareas pequeñas, inútiles y completamente irrelevantes, ¿verdad? Si no organiza su lista de tareas con sensatez, corre el riesgo de atascarse una y otra vez y perder tiempo y energía valiosos. Después de todo, ambos son limitados y debe usarlos sabiamente.
Al mismo tiempo reduce el estrés. Con el uso específico de sus recursos, que es posible gracias a la priorización, primero marque todas las tareas que requieren mucho tiempo y energía. De esta manera, ya ha dominado los mayores obstáculos del día y siempre puede proceder de una manera más relajada.
¿Por qué es tan difícil para nosotros priorizar a veces?
Hay un número increíble de tareas en su lista de tareas pendientes y hoy también tiene innumerables citas. Es fácil enredarse y, en retrospectiva, desear haber abordado todo en un orden diferente. Bueno, ¿te reconoces aquí? No te preocupes, no estás sola. Más personas se sienten así de lo que crees.
¿Tiendes a tomar decisiones espontáneamente basadas en tu instinto? Entonces puede que no tengas la previsión necesaria. Solo miras la situación actual y no prestas atención a cuál es la opción más sabia a largo plazo. Pero tal vez no puedas juzgar eso lo suficiente porque no sabes lo que es realmente importante para ti.
¿Te dejas influenciar fácilmente por los demás y regalas decisiones siempre que sea posible? Por supuesto, el que hace que la elección también asume la responsabilidad de las consecuencias, y está muy feliz de dar lo que fuera, no? Pero a lo que también renuncias es al control de tu vida. Solo cuando eres la persona que decide las prioridades, diriges tu futuro en la dirección que quieres que vaya. Priorizar significa actuar de manera autodeterminada.
Se beneficia de estas ventajas al establecer prioridades
Ya ha leído sobre algunas de las ventajas de establecer prioridades. Los resumimos una vez más.
1. dominas el caos en tu vida cotidiana y mantienes las cosas en orden.
2. te das una línea clara a la que siempre te orientas y que te da seguridad.
3. te centras en lo que es realmente importante y no te quedas atascado con tareas pequeñas y triviales.
4. utilizas tus recursos (tiempo, concentración, energía) de una manera específica.
5. a pesar de la necesidad de hacer todo lo posible al mismo tiempo, te concentras en una cosa a la vez y lo haces con diligencia.
6. trabajas orientado a objetivos.
7. te salvas de desvíos innecesarios.
8. reduce su nivel de estrés, porque primero hace las cosas más urgentes y así se libera de la presión que pesa sobre usted.
9. trabajas de manera más efectiva y, por lo tanto, creas espacio libre para ti mismo, que puedes usar para otras cosas que te hacen feliz.
Diez. Mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Con estos 8 consejos, priorizarás y cumplirás con éxito tus prioridades en el futuro
¿Dónde ha vuelto a pasar el tiempo y por qué aún no he hecho todas las tareas importantes? ¿Te haces esta pregunta más a menudo de lo que te gustaría? ¡Entonces estos 8 consejos para establecer prioridades son justo lo que necesitas!
conócete mejor
¿Dónde están tus fortalezas, dónde están tus debilidades? Por lo tanto, ¿para qué tareas necesita mucho o más bien menos tiempo? ¿Cuándo puede concentrarse particularmente bien y qué es importante para usted personalmente para lograr sus objetivos?
Todas estas preguntas son importantes a la hora de establecer prioridades. Pero solo puedes responderlas si te conoces bien. Así que tómate tiempo para la autorreflexión de forma regular.
ponga las tareas desagradables en la parte superior de la lista
¿Le encanta posponer las cosas que no le gustan hacer? Desafortunadamente, esto aumenta su nivel de estrés. A menudo, son exactamente estas tareas las que le cuestan mucho tiempo y concentración. Si esperas hasta el último minuto, ambos son escasos y esto te estresa aún más.
Es cuestionable si se obtendrán buenos resultados. Lo sabes tú mismo y el estrés aumenta aún más. Puedes ahorrarte todo esto haciendo de la realización de tareas desagradables una prioridad. De esta manera, habrá dominado el mayor obstáculo temprano y, a menudo, más rápido, y podrá dedicarse a tareas más agradables sin tener una conciencia culpable.
preste atención a su gestión del tiempo
Desafortunadamente, la lista de prioridades más elaborada no le hará mucho bien si pierde la noción del tiempo por completo. Por lo tanto, es mejor tomar nota de sus objetivos de tiempo. Pero manténgase realista y no se ponga bajo presión innecesaria con ideas utópicas.
escríbete una lista para mañana por la tarde
¿Ya sabes hoy lo que tienes que hacer mañana? Luego anote las tres tareas más importantes del día por la noche. Así que los tienes directamente en la mañana frente a tus ojos y te preparas mentalmente para ello. Recoges los primeros pensamientos importantes para ello y puedes marcarlos, tal vez incluso más rápido de lo habitual. Además, se siente increíblemente bien cuando puedes marcar tres grandes tareas del día a la vez, ¿no?
no dejes que otros te roben un tiempo valioso
La amabilidad es un gran rasgo e increíblemente importante en un equipo. ¿Alguien te pide que atiendas una llamada para ellos o que los ayudes con una tarea difícil? Por supuesto que puedes hacerlo, pero no olvides tus propias tareas pendientes. Si corres el riesgo de no poder seguir el ritmo, di «no» a veces.
no dejes que nadie te diga qué hacer
Las prioridades pueden ser objetivas pero también subjetivas. Por ejemplo, los plazos son objetivos, pero lo que a usted personalmente le gustaría hacer rápidamente es subjetivo. No dejes que otros te digan qué hacer.
Puede encontrar que una tarea requiere más concentración que otras, por lo que desea realizarla a primera hora de la mañana. Es posible que sus colegas lo vean de manera diferente y prefieran posponerlo hasta la tarde. Pero usted es la persona que tiene que hacerlo, por lo que su sentimiento subjetivo también es lo que cuenta.
no eches la culpa a los demás
Hoy apenas has hecho nada y culpas al tráfico de hora punta de por qué llegaste tarde al trabajo? ¿O el mal tiempo que te cansó tanto hoy? Eso no te llevará a ninguna parte. Solo tú eres responsable de tus acciones. Sigue recordándote eso.
no te quedes colgado de pequeñas cosas
Imagina esto. Llenar un frasco con pequeños granos de arena y, a continuación, intente apretar rocas más grandes en ella. Eso no funciona, ¿verdad? Porque no tienes más espacio. Pero si pones las rocas grandes primero, todavía tienes espacio para los granos de arena.
Es lo mismo con tus tareas pendientes. Si haces las grandes primero, a menudo tienes tiempo para tareas más pequeñas después. Pero si te empantanas con cosas triviales desde el principio, a menudo no administrarás las tareas importantes.
Establecer prioridades: Estos métodos hacen que funcione
¿Alguna vez ha oído hablar de la Matriz Covey? Consta de cuatro campos y le ayuda a categorizar exactamente de acuerdo con la importancia y la urgencia. En el primer campo escribes lo que es importante y urgente al mismo tiempo, en el segundo campo lo que es importante pero no urgente. En la tercera casilla escribes lo que no es importante pero sigue siendo urgente y en la última casilla escribes lo que no es importante y tampoco urgente. Esto le ayuda enormemente a descubrir qué tareas debe hacer primero y cuáles tienen un poco más de tiempo.
También puede evaluar lo que debería estar en la parte superior de la lista sin la matriz? Entonces simplemente escribe un diario de viñetas. Esta es básicamente una lista de tareas sin complicaciones que ha ordenado por prioridad y trabaja poco a poco.
Y nos gustaría presentarle un tercer método muy simple: el método ALPEN. «ALPEN» es un acrónimo de «tareas», «longitud», «tiempo de búfer», «decisiones» y «seguimiento». Así que anota todas las cosas que tiene que hacer hoy, estima cuánto tiempo necesita para cada tarea y también planifica el tiempo de almacenamiento intermedio. Luego, ordena todas las tareas pendientes de acuerdo con la prioridad, trabaja a través de ellas una tras otra y comprueba lo que has logrado. Las tareas que se han dejado sin hacer se trasladan al día siguiente.
Evite estos 5 errores comunes
Incluso si ha logrado priorizar sabiamente, todavía hay algunos escollos con los que puede tropezar. Hemos recopilado los 5 más comunes para usted.
1. has planeado muy poco tiempo para las tareas individuales y al final no logras completarlas todas.
2. más y más cosas por hacer se agregan a lo largo del día y simplemente las metes en el medio. Pierdes el panorama general y tu prioridad era para el gato.
3. se distraen fácilmente y rápidamente arrojan sus buenas intenciones por la borda.
4. a veces tiene sentido dejar ciertas tareas a otros que son más adecuados para ellas. Sin embargo, fiel al lema «fuera de la vista, fuera de la mente», se olvida de verificar el progreso y al final del día la tarea puede permanecer sin hacer sin que usted lo sepa.
5. no ajustas tu lista de prioridades a medida que cambian las circunstancias, robándote un tiempo valioso.
Su próximo paso para una priorización más significativa
Establecer prioridades es un paso importante hacia la autodeterminación y la Satisfacción. Pero hay un requisito previo: Tienes que saber lo que es realmente importante para ti en la vida, porque eso también es crucial para priorizar. ¿No estás tan seguro de esto porque nunca lo has pensado seriamente? Entonces tienes la oportunidad de descubrir en el contexto de nuestro Desafío de Visiones ¡finalmente la oportunidad de hacerlo!
Juntos descubriremos por qué te esfuerzas y qué quieres de la vida. ¿Qué te impulsa profundamente y qué te hace lidiar con la vida cotidiana de la manera en que lo haces? ¿A dónde quieres que te lleve tu camino y cómo quieres hacerlo? ¡En siete días encontraremos su visión y formaremos la base para sus prioridades!