* * Organizadores de eventos MIT, consulte MIT Now para obtener toda la información actual y las preguntas frecuentes disponibles en la parte inferior de la página de políticas de eventos.**
En la planificación de eventos, el protocolo generalmente se refiere a las reglas de comportamiento y la forma que uno debe seguir al hospedar o interactuar con funcionarios gubernamentales u otros líderes/representantes de la organización; también puede incluir asuntos de etiqueta cultural. (Vea esta explicación de un oficial de protocolo organizacional. El objetivo del protocolo en el contexto de nuestro trabajo en el MIT es promover una atmósfera de respeto y bienvenida, una atmósfera que permita a las personas concentrarse en hacer su mejor trabajo.
El protocolo se aplica siempre que interactúan personas o entidades, pero las preguntas tienden a surgir solo cuando hay diferencias en el rango oficial, la cultura o la función entre ellos (es decir, cuando las personas no están seguras de las reglas). Los posibles escenarios en el campus incluyen (¡pero no se limitan a!)
- un grupo de estudiantes invitando a un miembro de la facultad a cenar
- un comité de búsqueda que lleva a cabo una serie de días de entrevista final con los candidatos
- un experto prominente que visita para una conferencia + reuniones con colegas
- una visita al sitio de partidarios individuales, corporativos o gubernamentales
- una visita de un funcionario o delegación gubernamental
Aquí hay algunas preguntas para hacer cuando perciba que pueden surgir problemas de protocolo.
- ¿Cuáles son los rangos organizativos o informales de los involucrados?
- ¿Es aconsejable contratar a otros colegas del Instituto y DLC, ya sea por cuestiones de protocolo o de actualidad? ¿Quién debe hacer contacto?
- ¿Se requiere una invitación formal? ¿Quién es el firmante apropiado? Esto no implica que sea necesaria una invitación impresa; el correo electrónico de la persona adecuada puede estar bien. De cualquier manera, es útil incluir en una invitación un contacto logístico o del programa, especialmente si el firmante es un líder senior.
- ¿Cuál es la forma adecuada de dirección?
- ¿Quién enviará un agradecimiento después del evento?
- ¿Quién es la opción adecuada para saludar y acompañar a un visitante y para realizar presentaciones? Estas personas pueden o no ser las mismas. ¿Dónde tiene lugar el saludo?
- ¿Se recomienda un regalo? ¿Es necesario que se presente formalmente o tal vez al final de una reunión? ¿Por quién?
- Si hay un programa de conferencias en su evento, ¿quién abrirá el programa / presentará a su(s) homenajeado(s) / se sentará con su (s) invitado (s) en la audiencia?
- ¿Hay otros problemas de asientos reservados o asignados que considerar?
- ¿Cuáles son las necesidades de una delegación o personal acompañante — programa separado y alojamiento o se quedan con el director?
- ¿Se requerirá algún seguimiento, que no sea un agradecimiento? ¿Quién será responsable y quién debe ser incluido en la conversación?
Institute Events está disponible para aconsejarle sobre cualquiera de estos problemas, incluidas las preguntas sobre si una solicitud que recibió debe revisarse más allá del nivel de contenido descargable. Otros recursos incluyen Beso, Reverencia o Estrechar la Mano de Terri Morrison; el Departamento de Estado de los Estados Unidos; el Instituto Emily Post; Honor & Respeto por Robert Hickey; y los formularios de dirección en línea proporcionados por la Escuela de Protocolo de Washington. También puede consultar GlobeSmart, el recurso con licencia del MIT que proporciona información detallada sobre cómo trabajar de manera efectiva en todas las culturas.