Se produce un cambio. No importa en qué industria trabaje, es probable que haya tenido que lidiar con el cambio en su organización, ya sea algo importante como trabajar con una nueva aplicación de software o algo más a pequeña escala como cambiar de tazas de papel a tazas de cerámica.
¿Cómo promulgan y supervisan las organizaciones estos cambios? Es posible que haya escuchado las frases «gestión de cambios» y «control de cambios» antes, tal vez utilizadas indistintamente. Si bien la gestión del cambio y el control del cambio comparten similitudes, se refieren a dos procesos distintos. Específicamente, el control de cambios se refiere a un elemento particular de un procedimiento de gestión de cambios más amplio; mientras que la gestión de cambios se refiere a todo el período de un proceso de cambio en particular, el control de cambios describe el proceso de deliberación y aprobación que determina si se producirá o no un cambio en particular dentro de una organización determinada.
Profundicemos en las definiciones de estos dos procesos y exploremos cómo interactúan entre sí:
Gestión del cambio
En esencia, la gestión del cambio es el proceso logístico de promulgar y hacer un seguimiento del cambio dentro de una organización. El proceso de gestión del cambio es un elemento esencial de todas las organizaciones; sin embargo, es especialmente importante en industrias con procesos precisos y regulados, como la fabricación y la atención médica.
Mientras que en la superficie puede parecer simple hacer un cambio dentro de una organización, el cambio es un proceso complicado que requiere previsión, investigación, planificación y aprobación. Hay docenas, si no cientos, de piezas móviles que operan en cada organización, y cambiar solo una pieza del rompecabezas puede causar un efecto dominó con un impacto de gran alcance en todos los departamentos.
Cada organización debe tener su propio procedimiento de gestión de cambios. El proceso depende en gran medida del tipo de industria en la que trabaje, los tipos de procesos que su organización opera en el día a día y los tipos de estándares y regulaciones a los que su empresa está obligada. Sin embargo, independientemente de la industria, hay algunos elementos estándar para un buen proceso de gestión del cambio, que incluyen:
- Identificar el problema en la raíz del cambio
- Enviar una solicitud de cambio
- Obtener la aprobación de las partes interesadas
- Desarrollar una estrategia para promulgar el cambio
- Rastrear el éxito del cambio una vez que se ha implementado
El Dr. John Kotter, autor y líder de pensamiento en el campo de la gestión empresarial, tiene un esquema de una gestión práctica del cambio modelo en su libro más vendido Leading Change; este esquema es un buen punto de partida para las organizaciones que buscan establecer su propio proceso. Una vez que el proceso se ha delineado y finalizado, una buena solución de software de gestión de procesos como Issuetrak puede ser invaluable para garantizar que cada paso se complete rápidamente y en el orden adecuado.
Control de cambios
El control de cambios, aunque está profundamente relacionado con la gestión de cambios, se refiere a un concepto distinto. el control de cambios es el proceso de evaluar los cambios sugeridos y determinar si deben promulgarse o no dentro de la organización. El proceso de control de cambios existe como una forma de evitar que las organizaciones experimenten demasiados cambios innecesarios, asegurando que cada cambio aprobado sea beneficioso y valga la pena el esfuerzo de integración.
En la mayoría de los casos, el control de cambios cae en la jurisdicción de un individuo o un grupo de personas que tienen el conocimiento y la autoridad para tomar decisiones generales en una organización, generalmente personas en puestos de gestión o liderazgo. Estas personas cumplen una función muy importante al evaluar objetivamente las propuestas de cambio y ayudar a mantener el orden en toda la empresa. Revisan las solicitudes de cambio, hacen preguntas relevantes, analizan el impacto potencial en toda la empresa y, en última instancia, toman la decisión de aprobación final.
Las soluciones de software como Issuetrak proporcionan herramientas que agilizan y agilizan todo el proceso tanto a quienes proponen cambios como a quienes deliberan sobre aprobaciones. Desde notificaciones automáticas y actualizaciones para las partes interesadas hasta formularios y plantillas fácilmente personalizados para un envío rápido, Issuetrak ayuda a estandarizar y simplificar los procesos de gestión y control de cambios.