Las cuatro funciones de gestión son planificar, dirigir, organizar y controlar. Las empresas utilizan diversos mecanismos de control (plan de negocios, evaluación de necesidades, presupuestos, auditorías, precios, comunicaciones, capacitación, revisiones de rendimiento e incentivos para los empleados) para optimizar el rendimiento en cada una de estas áreas.
¿Qué son los Mecanismos de Control en los Negocios?
El control se puede definir por su función: promueve la continuidad del negocio. Una empresa puede seguir existiendo, pero si el negocio no es rentable, no tiene una misión clara. Para mantener un negocio, los gerentes pueden necesitar alterar los aspectos monetarios, de empleados u operativos del mismo. Los gerentes tienden a utilizar mecanismos de control para monitorear el desempeño en las cuatro áreas de gestión para garantizar que la empresa pueda desempeñarse con éxito.
Tipos de Mecanismos de Control en los negocios
Los mecanismos de control son necesariamente subjetivos. Son los mecanismos y procedimientos utilizados para proporcionar información pertinente sobre cada aspecto del negocio, así como instrucciones y recompensas por alcanzar un estándar u objetivo en particular. La selección de estos mecanismos de control depende en gran medida de la industria de la empresa y del tipo de producto o servicio que proporciona.
Los mejores mecanismos de control proporcionan retroalimentación a los gerentes, para que puedan maximizar continuamente la eficiencia, la productividad y los beneficios. Un sistema de control debe basarse en una medición eficaz, que se utiliza para las decisiones y juicios basados en hechos. Esto puede implicar el uso de controles oficiales y oficiosos.
Mecanismos de control en los Negocios
Dado que los negocios son conducidos por individuos y grupos, los gerentes deben ejercer ciertos tipos de control que garanticen el cumplimiento de las actividades y objetivos de la empresa.
Mecanismos de control en la Planificación de Negocios
La planificación es el control más importante para las empresas. Esto es subjetivo y depende de las condiciones de la industria, la historia de la empresa y la cantidad de riesgo que enfrenta la empresa.
Un plan de negocios describe las condiciones para el éxito de un negocio con la ayuda de un análisis FODA, que representa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, y un estado financiero. El plan de negocios da dirección a la empresa al proporcionar una hoja de ruta para la administración y sirve como mecanismo de comunicación.
Mecanismos de control en el Liderazgo empresarial
La gestión también es necesaria para el uso eficiente de los recursos disponibles, que a menudo está determinada por los roles de liderazgo en los negocios.
El liderazgo en los negocios es subjetivo y depende del tamaño de un negocio, la complejidad de sus operaciones, la infraestructura de la empresa y los recursos financieros y humanos del negocio.
Liderar implica motivar y liderar a los empleados y a los miembros de una empresa para que trabajen hacia objetivos comunes.
Algunos buenos gerentes tienen la capacidad de inspirar a sus empleados a alcanzar sus objetivos y son el corazón y el alma de cualquier empresa exitosa.
Las formas más comunes de desarrollar a estos líderes son mediante el uso de programas de capacitación formales y el establecimiento de relaciones de tutoría.
Mecanismos de control en el Control empresarial
Los mecanismos de control son necesarios para mantener a los empleados y a los miembros de una empresa en el camino correcto.
Estos mecanismos de control ayudan a los gerentes a corregir errores y evitar problemas antes de que ocurran.
Muchos aspectos de un negocio que pueden necesitar controles no son medibles y no están formalizados, como las condiciones del mercado. Debido a que son subjetivos, estos controles varían de un negocio a otro; sin embargo, todos trabajan hacia la mejora y el éxito de una empresa.
Los mecanismos de control más utilizados son:
- Estructura organizativa
- Recursos humanos
- Recursos económicos
- Horarios
- Procedimientos operativos
- Establecimiento de metas
- Capacitación
- Publicidad y promociones
- Incentivos monetarios
- Evaluaciones de desempeño
Mecanismos de control en las Revisiones de Desempeño empresarial
Las dos razones principales para realizar revisiones de desempeño son reconocer a los empleados productivos e identificar el desempeño que no está a la altura de los requisitos. Las evaluaciones de la actuación profesional pueden ser oficiales u oficiosas y pueden incluir entrevistas estructuradas y procedimientos operativos estándar. El objetivo de un examen del desempeño es elaborar los planes apropiados para aumentar la productividad.
Las revisiones de desempeño deben llevarse a cabo de manera objetiva y con pautas específicas para abordar las necesidades de todos los empleados. La responsabilidad de llevar a cabo dichas revisiones debe atribuirse a empleados con experiencia y objetivos.
Las evaluaciones de la actuación profesional son de naturaleza subjetiva.
La eficiencia de la organización depende del alto rendimiento y la motivación de los empleados. El uso de herramientas de evaluación del desempeño ayuda a medir el desempeño laboral de los empleados y evaluar su futuro.
La evaluación del desempeño es un proceso de recopilación sistemática de información sobre el desempeño de los empleados y la predicción del comportamiento futuro, y puede ser un mecanismo eficaz para motivar a los empleados.
Las medidas objetivas, como los registros de producción, los índices de productividad y las encuestas a los clientes, pueden utilizarse como una fuente de datos para la evaluación de la actuación profesional.
Estas medidas pueden proporcionar algunos comentarios sobre el desempeño en el trabajo, pero no tienen en cuenta todos los factores que contribuyen a la calidad del trabajo.
Además de la evaluación de la actuación profesional realizada por los supervisores, los empleados deben tener la oportunidad de evaluar su propio desempeño.
Mecanismos de control en el Establecimiento de objetivos de negocio
Muchos gerentes dicen que el paso más importante en el control de un negocio es establecer objetivos y medir el logro de estos objetivos. Los administradores también deben tener un plan de acción en vista de los objetivos que no se cumplen.
Mientras haya una discrepancia entre los objetivos y el rendimiento real, no hay necesidad de preocuparse. La verdadera prueba de una buena gestión es cuando hay acuerdo en que se están alcanzando los objetivos y los resultados financieros son sólidos.
El uso de la fijación de objetivos promueve la eficiencia y la productividad, que son esenciales para el funcionamiento eficaz de cualquier organización. Los objetivos son la piedra angular de cualquier operación.
Los objetivos se utilizan como un mecanismo de control eficaz porque dan dirección a una organización.
Los objetivos de rendimiento deben dar lugar a objetivos y criterios específicos. Los objetivos son normas mensurables que deben cumplirse para lograr buenos resultados. Se utilizan criterios para establecer cómo se utilizarán los objetivos y si se están utilizando de manera eficaz. Los criterios son medidas poco desarrolladas que se utilizan para evaluar una situación.
Mecanismos de control en la Formación Empresarial
Un programa de formación integral para los miembros de una organización es esencial para el crecimiento y la estabilidad de cualquier negocio.
Los mecanismos de control en la formación se utilizan para preparar a los empleados, desarrollar sus habilidades y sensibilizarlos sobre sus responsabilidades laborales y los beneficios que pueden obtener de sus puestos de trabajo.
Los programas de capacitación ayudan a crear un entorno de trabajo positivo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Los programas de capacitación para todos los empleados no pueden exceder lo que se requiere para que los gerentes desempeñen sus funciones.
Capacitación para gerentes
La capacitación es una parte integral de los esfuerzos de la compañía para ser un líder reconocido en su industria. Esto se logra mediante la comprensión de la responsabilidad de gestión de la empresa.
Si bien las prácticas de gestión provienen de la parte superior, corresponde a los gerentes intermedios poner en práctica estas prácticas. Esto se logra a través de programas de capacitación de calidad para todos los miembros de una organización.
Mecanismos de control en Investigación y Desarrollo empresarial
La investigación y desarrollo (R&D) es una tarea importante para todas las organizaciones.
Esta estrategia permite a la organización estar por delante de la competencia al proporcionar estrategias adecuadas para satisfacer las necesidades de los clientes. La estrategia también proporciona ahorros de costos al mejorar los métodos de producción y reducir costos.
El mecanismo de control para R&D debe utilizarse para medir el rendimiento real en relación con el pronóstico. Dado que R& D es innovador y está sujeto a incertidumbre, la asignación de recursos no siempre es segura. Esto dificulta el desarrollo de un mecanismo de control para esta área.
Un mecanismo de control relajado y no demasiado estricto es ventajoso para que R&D circule libremente. Sin embargo, para alcanzar los objetivos de negocio y medir el rendimiento, es necesario un mecanismo de control más preciso y formalizado para R&D.
Mecanismos de control en la Administración de empresas
La gestión de sistemas es un mecanismo de control útil para la administración de un negocio. Se pueden generar muchos informes y formularios para monitorear y medir el desempeño de una empresa en general, así como en áreas específicas de operación.
Los mecanismos de control en la administración también son necesarios para controlar los diversos tipos de transacciones de una empresa, como la preparación de presupuestos, auditorías, nóminas, facturación, cuentas por cobrar, etc.
El uso de un mecanismo de control en la administración permite a una empresa actuar y reaccionar a su entorno de manera ordenada y predecible.
Mecanismos de control en Contabilidad Empresarial
El uso de un mecanismo de control en contabilidad permite a una organización determinar el estado financiero de la empresa. A través de un monitoreo cuidadoso y sistemático, una organización puede obtener un mejor control sobre sus finanzas para un presupuesto, proyecciones y pronósticos adecuados.
Los mecanismos de control en contabilidad ayudan en la implementación de políticas y prácticas contables, así como en las transacciones financieras, asegurando que todos los registros contables sean precisos y actualizados. Los registros precisos también permiten a la empresa tomar decisiones informadas sobre el futuro de la organización.
Los mecanismos de control en contabilidad ayudan a evaluar la credibilidad de la empresa. Estos mecanismos también garantizan que los niveles interno y externo de la empresa estén de acuerdo entre sí.
Mecanismos de control en el Negocio Controles Externos e Internos
Los mecanismos de control en el negocio sirven para mitigar los riesgos e incertidumbres que resultan de operar en un entorno complejo y dinámico.
Los controles externos se utilizan para mitigar la actividad indeseable e incontrolada en el límite externo de un sistema, que puede representar una amenaza para un sistema.
o los productos están infectados con defectos.
Los controles internos se utilizan para mitigar la actividad indeseable e incontrolada en el límite interno de un sistema, lo que puede reducir la eficiencia y la eficacia de un sistema.
Los controles externos e internos son complementarios, y cada uno cumple una función claramente diferente.
Los controles externos sirven para proteger a una organización de daños. Los controles internos sirven para proteger y administrar los recursos de una organización.
Los mecanismos de control en los negocios se pueden clasificar en tres categorías básicas:
- Regulación y control
- Contabilidad y control;
- Control operativo.