Pero, ¿qué tan familiarizado está con las extranets y las intranets? ¿Realizan la misma función que internet? ¿En qué se diferencian a nivel granular? ¿Hay alguna similitud que las empresas puedan aprovechar al tratar de mejorar las funciones de trabajo remoto para sus empleados?
En este artículo, explicaremos el funcionamiento interno de una intranet, Internet y extranet. Tendrá una mejor comprensión de qué sistema es el más adecuado para su organización y cómo identificar similitudes y diferencias al comprar una herramienta de comunicación interna que agilice el flujo de trabajo de su empresa.
¿Qué es Internet?
Internet es un sistema global de redes informáticas interconectadas. Internet ofrece una serie de servicios de comunicación e información mediante protocolos de comunicación normalizados. Es una red de redes que utiliza el conjunto de Protocolos de Internet (IP) para comunicarse entre dispositivos y computadoras.
Desde el aprendizaje hasta la creación de aplicaciones que cambian la vida, e incluso la automatización de tareas manuales, Internet es ahora una parte omnipresente de la vida.
Ejemplos de servicios de Internet
Los ejemplos de servicios de Internet incluyen:
La web con una colección de más de mil millones de páginas web que puede ver en un navegador web como Chrome o Firefox.
Aplicaciones de redes sociales como Facebook y Twitter, donde puedes compartir vídeos, fotos y actualizaciones de estado.
Aplicaciones de correo electrónico como Gmail y Outlook, donde puede enviar y recibir mensajes y documentos en línea.
Software de juegos en línea donde las personas usan Internet para jugar juegos de computadora entre sí, independientemente de la ubicación.
¿Cómo funciona Internet?
Internet no es propiedad de una sola entidad. Es una interconexión de grandes redes informáticas que funcionan a través de un protocolo de Internet estándar. Utiliza comunicaciones cableadas e inalámbricas como 3G, 4G, Wi-Fi y Ethernet para enviar y recibir información.
Cada equipo tiene una dirección IP única que se utiliza para identificar la ubicación de un equipo dentro de una red global. Cada dirección IP tiene un Servidor de nombres de dominio (DNS) que facilita la búsqueda y localización de un equipo específico donde se pueden alojar los datos.
¿Qué es una intranet?
Una intranet es una red de comunicación segura y privada dentro de una organización que admite flujos de trabajo internos de empleados, como compartir información.
La intranet está diseñada para la comunicación, la documentación y la socialización. Funciona como punto de acceso central para recursos externos e internos que permiten a sus empleados trabajar de manera eficiente.
La intranet es parte de Internet. A diferencia de una entidad pública, es un wiki interno privado propiedad de una sola organización. Existe una sólida seguridad de firewall que evita que los usuarios no autorizados accedan a la red.
Ejemplos de intranets
Algunas formas en que las organizaciones usan una intranet incluyen:
- Un wiki de empresa donde los empleados pueden encontrar documentos para asignaciones de trabajo
- Una red social interna que fomenta las relaciones personales y evita la sensación de aislamiento en el trabajo
- Un espacio de trabajo colaborativo donde los empleados trabajan juntos en proyectos
- Una plataforma de incorporación de empleados para capacitar a nuevos empleados y ayudarlos a incorporarse a su propio ritmo
- Base de conocimientos interna actualizada para mantener a los empleados en la misma página información
¿Cómo funciona una intranet?
Similar a Internet, una intranet se ejecuta en el protocolo TCP / IP. Los equipos de una intranet también tienen direcciones IP únicas para la identidad de ubicación.
En el pasado, solo se podía conectar a intranets a través de Redes de Área Extendida (WAN) y Redes de Área Local (LAN) con una ubicación física. Gracias a los modernos CMS de intranet, más empresas optan por soluciones basadas en la nube que permiten a los empleados remotos conectarse de forma inalámbrica a la intranet de una empresa y disfrutar de funciones como motores de búsqueda, blogs, aplicaciones móviles y colaboración en la nube.
8 beneficios de una intranet
Ser la única fuente de verdad
Cuando los empleados pasan más tiempo buscando información en múltiples plataformas, puede generar frustración, insatisfacción e ineficiencia.
En lugar de almacenar archivos de empresa en unidades dispersas y duplicar varias versiones del mismo documento, una intranet es una plataforma central para almacenar y compartir información empresarial.
La información que sus empleados necesitan para ser eficientes y productivos está a su alcance. Los empleados pueden confiar en la información de la intranet de su empresa porque está verificada por expertos y es la única fuente de verdad.
Promover la lealtad a la marca
Compartir contenido como noticias internas, comunicados de prensa, informes anuales y declaraciones de misión a través de su intranet hace que los empleados sientan que están trabajando para una empresa transparente. Es más fácil reforzar los valores de marca y fomentar la lealtad cuando los empleados se mantienen informados.
Impulsa el compromiso de los empleados
Una de las razones por las que los empleados se van es porque no están contentos con su lugar de trabajo y no están motivados para presentarse.
La intranet de su empresa centraliza el flujo de trabajo de sus empleados y los mantiene conectados en un lugar de trabajo remoto. Una intranet es un calendario de eventos, un directorio de empleados, una base de conocimientos, una herramienta de comunicación y colaboración, todo en uno.
Los empleados pueden comentar la actualización de otro empleado, organizar eventos remotos, colaborar en proyectos y encontrar recursos fácilmente. Anima a los empleados a crear contenido y compartir conocimientos a través de editores ricos en funciones. Si se hace bien, las intranets aumentan la innovación, la productividad y el crecimiento.
Comunicación personalizada
En esta era de sobrecarga de información, se ha vuelto cada vez más difícil captar y retener la atención. Nadie lee la transmisión de toda la empresa ni abre los cientos de notificaciones que reciben diariamente.
Una intranet le permite personalizar la comunicación interna para que los empleados solo reciban contenido que sea beneficioso para ellos. Con el software de comunicación interna de Guru, también puede enviar Alertas de conocimiento para garantizar que los empleados lean las actualizaciones clave y recopilen un registro de quién las ha leído.
Incorporación simplificada
Los empleados que tienen una gran experiencia de incorporación tienen más probabilidades de quedarse. Con una intranet, todos los recursos y la información que los empleados necesitan incorporar ya están en línea.
En lugar de vigilar a los nuevos empleados y abrumarlos con información, el software de incorporación de empleados como Guru te permite crear una experiencia de incorporación autónoma en la que los nuevos empleados se incorporan a su propio ritmo.
Reduzca los costos administrativos y mejore la eficiencia
Los flujos de trabajo y procesos simplificados en una intranet ahorran tiempo tanto para recursos Humanos como para otros departamentos. Ahorra dinero en papel e impresoras con formularios digitalizados para revisión de rendimiento, informes de gastos y otras políticas y procedimientos de recursos humanos.
En lugar de que varios líderes de equipo creen documentación para los mismos procesos, tiene una única fuente de verdad para cada proceso en un departamento, lo que aporta claridad y aumenta la eficiencia.
Mejorar la retroalimentación
Herramientas como foros, encuestas, sondeos y funciones sociales fomentan la comunicación bidireccional entre los empleados de una organización. Puede usar encuestas y sondeos para obtener información sobre lo que funciona en su organización y las características que se podrían mejorar. Los gerentes también pueden usar la intranet para dar y recibir comentarios de sus compañeros de equipo.
Fomentar la colaboración entre equipos
Las viejas estructuras rígidas de departamentos de las organizaciones se están extinguiendo rápidamente. Son reemplazados por un lugar de trabajo ágil donde los empleados van a donde se necesitan sus habilidades.
Las intranets eliminan los silos. La naturaleza social de una intranet significa que los empleados pueden usar las funciones de búsqueda para encontrar y conectarse con compañeros que comparten intereses similares fuera de su departamento. En última instancia, este tipo orgánico de construcción de relaciones conduce a una mayor colaboración, trabajo en equipo e intercambio de conocimientos entre los equipos.
¿Qué es una extranet?
Una extranet es una subsección de la intranet de una empresa. Al igual que una intranet, es una red privada controlada donde los proveedores, socios y clientes autorizados pueden acceder a la información desde la intranet de una empresa.
El término extranet se hizo popular a principios de la década de 2000 cuando varias organizaciones lo usaron para describir un repositorio central de datos compartidos que solo es accesible a miembros autorizados de grupos de trabajo específicos.
Dado que la extranet está estructurada como una intranet, se basa en IP y TCP para el intercambio de datos. Las extranets también tienen funciones de seguridad como cortafuegos y detalles de inicio de sesión protegidos con contraseña para evitar el acceso no autorizado.
Ejemplos de extranets
- Una red de distribución para mantener la comunicación entre proveedores y distribuidores
- Una herramienta de colaboración central para que una franquicia se comunique en numerosas ubicaciones.
- Colaboración cruzada entre agencias gubernamentales
- Integración del sitio de comercio electrónico para intercambiar datos de inventario a través de una red segura
- Una herramienta de gestión de proyectos donde un gerente de proyecto puede compartir documentos y contratos con subcontratistas y otras partes interesadas
- Un portal para juntas directivas donde los miembros de una asociación pueden acceder a las actas de las reuniones y los documentos de la junta directiva
- Documentos de incorporación para subcontratistas o empleados independientes que no tienen acceso a la intranet de su empleado
¿Cuáles son las diferencias entre Internet, una intranet y una extranet?
Característica |
Internet |
Intranet |
Extranet |
|---|---|---|---|
| Qué hace la palabra significa? | Medios inter entre | Medios intra dentro de | Medios extra fuera |
| Por definición | Una red global de computadoras que permite a las personas comunicarse y compartir información | Una red privada que está restringida solo a los empleados de una organización | Una red privada dentro de una intranet donde las organizaciones pueden comunicarse y compartir información con proveedores externos, clientes y socios que requieren acceso a información restringida |
| Propósito | Sin objetivos específicos como cualquiera puede usar Internet para crear contenido o compartir información | Diseñado para resolver un conjunto específico de problemas, como el intercambio de conocimientos, el almacenamiento de datos y la comunicación interna | Diseñado para mejorar la colaboración entre una organización y otras entidades de terceros |
| Accesibilidad | Se puede acceder públicamente y no es propiedad de nadie | No es de acceso público y es propiedad de una sola entidad | Acceso restringido por necesidad de conocer |
| Conexión | Entre ordenadores alrededor del mundo | Entre empleados de una organización | Entre una organización y sus proveedores o clientes |
| Propiedad | Nadie | Una entidad | Podría ser una o más entidades |
| Seguridad | Depende del usuario de Internet para proteger su conexión de red | Forzada a través de un firewall robusto para evitar el acceso no autorizado | Forzada a través de un firewall que mantiene alejados a los usuarios no autorizados y separa la extranet de la intranet |
| Usuarios | Cualquiera | Empleados de una organización | Empleados de todas las organizaciones conectadas de la extranet |
| Relación | Una red de redes | Depende de Internet para funcionar | Depende de la intranet para funcionar |
| Tamaño de la red | Con mucho, la red más grande en términos de dispositivos conectados | Una red pequeña donde solo están conectados los dispositivos de los empleados | Tiene un tamaño similar a una intranet |
| Reglamento | No regulado | Regulado por políticas que guían a una sola organización | Regulada por varias organizaciones |
| Ejemplo | Usar Instagram en tu teléfono o buscar recursos a través de Google | Una empresa como Asana que usa Guru para comunicarse internamente con sus empleados y compartir información | Una empresa como McDonald’s que usa una red interna para mantener la comunicación con franquicias en todo Estados Unidos |
¿Hay alguna similitud entre Internet, intranet y extranet?
Las funciones compartidas entre Internet, intranet y extranet incluyen:
- Protocolo de Internet como TCP/IP
- Propósito de compartir información y comunicarse con los usuarios a través de la red
- Accesible a través de un navegador web
- Funciones de mensajería similares a una aplicación de Internet
- Pueden tener diferentes técnicas de cifrado, pero las características de seguridad del firewall son similares
intranet para mejorar las comunicaciones y el flujo de trabajo de los empleados
Si está buscando una solución interna para mejorar el compromiso de los empleados y respaldar el flujo de trabajo de su organización, no tienes que elegir. Las intranets modernas dependen de una conexión a Internet para trabajar. Por lo tanto, solo necesita una intranet para disfrutar de las funciones de Internet y extranet.
El software de Intranet como Guru es altamente seguro para evitar el acceso no autorizado. Almacena todos los documentos de su empresa en una plataforma central para que todos tengan un acceso fácil. Los empleados están mejor comprometidos porque tienen las herramientas para colaborar de forma remota e información verificada por expertos para completar las tareas de trabajo.