La externalización de nómina es una opción para pagar a los trabajadores en una ubicación nacional o extranjera a través del uso de un proveedor de nómina externo. Hemos elaborado esta guía rápida para la externalización de nómina, para describir los pros y los contras y las principales razones para externalizar su nómina para empleados en asignación.
¿Qué es la externalización de nómina?
La externalización de nómina es simplemente el uso de un proveedor de servicios para manejar las funciones administrativas y de cumplimiento de los empleados que pagan. Es importante tener en cuenta que los servicios de nómina son solo eso, y no ofrecen un empleador local de registro para la empresa extranjera. Esto significa que todavía se requiere la incorporación local, y los otros aspectos de la contratación de trabajadores deben ser manejados por bricolaje o por otros expertos.
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¿Cuándo Externalizar la Nómina?
La cuestión de cuándo externalizar la nómina depende de varios factores, como el número de empleados asignados, si una empresa tiene una entidad local y la complejidad de las leyes del país anfitrión en relación con el empleo y la retención. En muchos casos, el tiempo y el costo de establecer y administrar una nómina de sueldos local no pueden justificarse, por lo que las funciones de nómina de sueldos se subcontratan a otra empresa del país anfitrión.
Mientras que muchas pequeñas empresas utilizan rutinariamente la externalización de nóminas, las empresas más grandes también pueden beneficiarse de esta externalización de nóminas internacionales al enviar trabajadores en asignación internacional a un nuevo mercado. En ese caso, una empresa puede optar por utilizar un proveedor de nómina local o un servicio de GEO, que ofrece un apoyo de empleo integral a sus clientes, incluida una nómina compatible para todos los empleados en ese país.
Dependiendo de sus necesidades, una empresa puede personalizar los servicios de nómina que subcontrata, manteniendo el control de otros aspectos. Las funciones de nómina que normalmente se subcontratan a un proveedor externo incluyen:
- Realizar cálculos de nómina y pagos y retenciones de empleados
- Depositar fondos directamente o emitir cheques a empleados
- Calcular impuestos estatales y federales sobre la nómina y realizar pagos de retenciones de impuestos
- Presentar informes gubernamentales requeridos
- Administrar beneficios para empleados
- Retener contribuciones al seguro social y a la pensión
¿Por qué Externalizar la Nómina?
Administrar una nómina interna puede ser un desafío para las empresas más pequeñas o para una empresa sin profesionales de recursos Humanos y contabilidad en el personal. La subcontratación es un método para evitar la contratación de empleados adicionales o la contratación con especialistas.
Las empresas optan por externalizar la nómina por varias razones principales:
- Ahorro de costos al evitar la necesidad de utilizar recursos internos para cumplir con requisitos complejos de nómina
- Facilidad de administración continua de la nómina mediante cambios en el personal, reducción o aumento de la estructura de remuneración y presentación de informes a las autoridades gubernamentales
- Evitar errores y sanciones de cumplimiento tributario
- Si utiliza un servicio GEOGRÁFICO en un país extranjero, no es necesario establecer una entidad legal para ejecutar una nómina compatible
¿Qué Funciones De Nómina Se Pueden Externalizar?
Dependiendo de sus necesidades, una empresa puede personalizar los servicios de nómina que subcontrata, manteniendo el control de otros aspectos. Las funciones de nómina que normalmente se subcontratan a un proveedor externo incluyen:
- Realizar cálculos de nómina y pagos y retenciones de empleados
- Depositar fondos directamente o emitir cheques a empleados
- Calcular impuestos estatales y federales sobre la nómina y realizar pagos de retenciones de impuestos
- Presentar informes gubernamentales requeridos
- Administrar beneficios para empleados
- Retener contribuciones al seguro social y a la pensión
Beneficios de la externalización de nómina
Las ventajas de la externalización de nómina para empresas pequeñas y grandes son numerosas, y un gran porcentaje de las empresas lo utilizan tipo de servicio en el extranjero. Los beneficios del ahorro de costos y tiempo, la presentación de informes y la prevención de problemas de cumplimiento hacen que la externalización internacional de nóminas sea un servicio popular. Esas ventajas se multiplican en los mercados extranjeros donde las reglas de nómina y las leyes fiscales son desconocidas para una nueva empresa, y un proveedor de nómina local puede ser un socio valioso.
Desventajas de la externalización de nómina
La externalización de nómina es una solución limitada y administrativa de empleo en el extranjero, y no garantiza el cumplimiento de las leyes fiscales, de inmigración o laborales en el país anfitrión. El proveedor de nómina internacional no ofrece a la empresa extranjera una entidad de empleo local, por lo que la incorporación sigue siendo necesaria junto con el registro y otras medidas de cumplimiento.
Otras desventajas prácticas incluyen perder el control de la remuneración y los datos de los empleados, problemas de seguridad y falta de calidad del servicio o informes oportunos. Estos pueden compensarse mediante una investigación exhaustiva de los proveedores de nómina en el país y la selección de la mejor empresa disponible.
Qué preguntar Al Externalizar Nómina
Hay algunas preguntas clave que puede hacer a cualquier proveedor de nómina antes de externalizar, para minimizar cualquier problema con la calidad del servicio:
¿Cuáles son los servicios básicos y/o complementarios que se ofrecen?
¿Cómo protegen los datos confidenciales de empleados y nómina?
¿cuántos clientes tienen y por cuánto tiempo?
¿Calcula la retención de impuestos para cada empleado?
¿Qué tarifas cobra por ejecutar la nómina por empleado, y hay diferentes precios para un volumen más alto?
¿Ayuda a generar formularios de impuestos para fines de presentación de impuestos locales?
Un paso más Allá de la externalización de Nómina: Solución para Empleadores Registrados
Hay una solución más completa para ejecutar una nómina extranjera a través de un empleador registrado GEOGRÁFICO. El «empleador de registro» (EOR), a veces conocido como el empleador de registro local, es un tercero contratado para asumir la responsabilidad de todas las tareas de empleo formal, no solo de la nómina. El EOR se encarga de llevar a cabo los requisitos legales y reglamentarios de inmigración, empleo y nómina, pero no participa en la actividad laboral diaria del empleado.
Específicamente, el empleador registrado es la entidad legal que:
- Organiza todas las visas y permisos de trabajo para el empleado, evitando retrasos o denegaciones
- Proporciona una entidad registrada para administrar una nómina local dentro del país
- Cumple con todas las leyes laborales del país anfitrión relativas a los contratos locales y la protección de los trabajadores
- Informa al cliente de los períodos de preaviso requeridos, las reglas de terminación y empleados y autoridades gubernamentales
Las ventajas de una solución EOR integral ofrecida por Shield GEO son obvias, ya que el cliente la empresa no tiene que establecer una entidad corporativa local ni preocuparse por los numerosos requisitos de cumplimiento en el país anfitrión. Un EOR hace todo lo que un proveedor de nómina puede, pero también mucho más, para que una multinacional tenga una verdadera solución de empleo de extremo a extremo en uno o más mercados extranjeros.
La externalización de nóminas puede tener su lugar para empresas que tienen un compromiso con un país, abundantes recursos y ya han establecido una entidad local. Pero para otras empresas que acaban de entrar en un mercado o con recursos de recursos humanos limitados, la solución EOR es ideal para garantizar el pleno empleo y el cumplimiento de la nómina.
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