Para el negocio de servicios de campo moderno, no hay escapatoria al hecho de que las hojas de trabajo electrónicas son el camino a seguir. Si su empresa sigue utilizando hojas de trabajo en papel obsoletas, podría ser el momento de empezar a pensar en la gestión de datos en su organización y cómo puede llevarla al siglo XXI. La centralización de la información es la clave del éxito para las empresas de servicios de campo en la era digital, y en este artículo veremos cómo el software de hojas de trabajo puede aportar numerosos beneficios a su negocio hoy en día.
¿Qué son las hojas de trabajo?
Pero primero, comencemos con lo básico: ¿qué son exactamente las hojas de trabajo? En pocas palabras, son una página que proporciona a un ingeniero de servicio de campo toda la información que necesita para completar un trabajo, y son donde pueden registrar el trabajo completado cuando se ha llevado a cabo. Contarán con información importante, como los materiales utilizados, el nombre del ingeniero y la ubicación del sitio, y son indispensables para la industria de administración de servicios de campo porque son la base de todas y cada una de las llamadas. Para facilitar las cosas, muchas opciones de software para ingenieros de campo ahora usan software de hojas de trabajo para crear hojas de trabajo, utilizando plantillas para acelerar aún más las cosas.
Hojas de trabajo en papel vs hojas de trabajo móviles
Las hojas de trabajo en papel son solo eso: un pedazo de papel con los detalles del trabajo escritos en ellas. Una hoja de trabajo móvil o digital tiene el potencial de ser mucho más que eso. Cuando se incorporan al software de administración de servicios de campo como Call2Field de RedZebra, sus hojas de trabajo se pueden incorporar sin problemas a sus procesos, lo que le brinda la capacidad de crearlas como parte del proceso de programación de llamadas y luego le permite rastrear la ubicación de un ingeniero, ver el estado del trabajo y acceder a la información del cliente.
Las desventajas de las hojas de trabajo de papel
Las hojas de trabajo móviles o digitales ofrecen una serie de ventajas claras sobre sus contrapartes de papel, y con los años, la lista de razones para deshacerse de las hojas de trabajo de papel se ha alargado a medida que se han disponible soluciones más eficientes. Echemos un vistazo a algunas de las desventajas de usar hojas de trabajo de papel obsoletas.
Requiere mucho tiempo
Introducir la información en una hoja de trabajo en papel manualmente, ya que significa que se debe introducir la misma información del cliente cada vez. Esta duplicación se evita mediante el uso de software que rellena automáticamente una hoja de trabajo con información del cliente de una base de datos central.
Desinformación
No hay duda de ello: las facturas en papel son naturalmente más propensas a errores humanos, y se ha demostrado que este es el caso. Esto se debe a la falta de un sistema en su lugar, dejando al individuo en cuanto a cómo se completa una hoja de trabajo. Esto conduce a la posibilidad de que los ingenieros se dirijan a un trabajo con la información incorrecta en sus manos, o que la información incorrecta se registre cuando el trabajo esté terminado.
Falta de consistencia
Con hojas de trabajo de papel propensas a errores humanos, esto también allana el camino para una falta de consistencia. Es probable que haya más discrepancias en la información proporcionada en las hojas de trabajo en papel que en un sistema digitalizado, ya que un ingeniero puede completar detalles como el nombre del cliente de una manera diferente a sus colegas, por ejemplo.
Doble entrada de datos
Además de requerir más tiempo para completar en primer lugar, las hojas de trabajo en papel pueden requerir la duplicación de información para otros miembros del personal de la empresa, como ejecutivos y gerentes, ya que cada departamento puede requerir una copia. Este trabajo puede costarle a una empresa horas de tiempo valioso que podría pasar en otro lugar.
Las ventajas del software de hojas de trabajo móviles
Como ya hemos mencionado, hay claras ventajas de cambiar al software de hojas de trabajo móviles, y van más allá de compensar las caídas cortas de las hojas de trabajo de papel. Hay dos beneficios clave de hacer el cambio a hojas de trabajo electrónicas, y están conectados con la movilidad de la fuerza de trabajo, particularmente importante para el mundo de la administración de servicios de campo, donde esto ha sido parte de la industria durante algún tiempo.
Mejorar la Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM)
En primer lugar, un sistema digitalizado para la creación de hojas de trabajo puede ayudarlo a mejorar las relaciones con los clientes. En lugar de esperar días o incluso semanas para que lleguen las facturas más tradicionales, como es el caso de las hojas de trabajo en papel, los clientes pueden recibir sus facturas casi instantáneamente con un sistema digitalizado. Un sistema móvil de hojas de trabajo elimina procesos internos ineficientes y factores externos, como la entrega postal, lo que permite un trato fluido y eficiente con sus clientes de principio a fin, una excelente manera de causar una buena impresión.
Mejorar el compromiso de los empleados
Cuando se siguen utilizando sistemas obsoletos, los ingenieros pueden estar menos motivados con el tiempo, lo que hace que se apresuren a completar las hojas de trabajo al final del día. Esto puede causar estrés innecesario y conflictos dentro de las organizaciones, además de significar que las hojas de trabajo no se rellenan correctamente.
A través de la modernización, a menudo es posible mejorar el compromiso de los empleados, ya que reconocerán los esfuerzos de su empleador para capacitarlos para hacer su trabajo de la mejor manera posible. Y los beneficios de una modernización completa en la industria de servicios de campo van mucho más allá, como hemos discutido en nuestro reciente artículo sobre transformación digital.
El software de facturación de trabajos de RedZebra
Con el software de facturación de trabajos Call2Field, puede digitalizar sus hojas de trabajo y generar facturas automáticamente cuando se completa el trabajo. Esto agiliza sus procesos, ahorrando tiempo valioso y, en última instancia, dinero. Es una solución altamente adaptable que se puede personalizar para adaptarse a las demandas específicas de su negocio.
Póngase en contacto
Las hojas de trabajo son una parte integral de cualquier negocio de servicio de campo, y tener una base de datos en línea sólida es un excelente lugar para comenzar si desea agilizar el proceso de facturación. ¿Por qué no probar el software y ver por sí mismo cómo podría beneficiar a su negocio? Reserve una consulta con un experto de RedZebra hoy mismo y le daremos una demostración en línea para mostrarle lo que nuestro software de facturación de trabajos puede hacer por usted. También puede enviar sus preguntas por correo electrónico a [email protected] o llame al 01296 350350.