Cada empresa tiene problemas de inventario, ya sean reconocidos o no. Los excedentes, los materiales obsoletos, las existencias de seguridad por si acaso, el material almacenado en el almacén equivocado, el material que no es lo suficientemente bueno para usar pero es demasiado bueno para desecharlo y los artículos que se acercan a sus limitaciones de vida útil contribuyen al problema.
Estos problemas de inventario representan residuos. Atan el dinero de la empresa, requieren manipulación de materiales y consumen espacio valioso. Quizás, lo más importante, los problemas de inventario hacen que la operación de almacenamiento sea más grande y compleja, y por lo tanto más costosa de lo necesario.
El siguiente proceso sistemático puede ayudar a las empresas a evaluar el tamaño de sus problemas de inventario y encontrar formas de limitar su impacto.
Defina el problema
Comience con la idea de que todo el inventario es un problema a menos que haya una justificación financiera para ello. A continuación, enumere las categorías de problemas de inventario que pueden representar las mayores pérdidas, por ejemplo:
- Material ubicado incorrectamente
- Material obsoleto
- Exceso de existencias
- Material defectuoso
Determine el valor de cada categoría
Por ejemplo, mida el exceso de existencias por el número de semanas o meses de suministro disponibles y determine el valor de estas categorías. Cada medición puede definir la frontera entre los problemas justificables y los de inventario.
Desarrolle procedimientos de auditoría e informes para rastrear el problema
Configure un proceso o procedimiento que medirá automática y regularmente la cantidad de problemas de inventario disponibles. Asegúrese de que las mediciones proporcionen desgloses por ubicación, línea de productos, antigüedad de las existencias, motivo del problema, etc. Además, proporcione una herramienta de evaluación que pueda identificar los detalles subyacentes a la medición.
Establecer niveles de problemas de inventario como una medición de rendimiento estándar
A nivel mundial, las empresas norteamericanas son a menudo criticadas por su falta de paciencia. Su enfoque en los resultados a corto plazo conduce a una tendencia a desarrollar soluciones a corto plazo y a abortar un proyecto si estas soluciones no ofrecen los resultados deseados rápidamente. Esta situación se puede evitar asegurando que los niveles de problemas de inventario sean tan importantes como la productividad y las ventas a corto plazo. Como resultado, deben ser una parte formal de la medición de la operación comercial.
Crear una cura a corto plazo
La cura a corto plazo suele ser fácil de definir pero difícil de ejecutar: deshacerse del stock problemático. La organización tendrá que aceptar el costo único a corto plazo de la solución de los problemas. Aunque esto puede ser difícil, tiene que hacerse. Esta tarea es más fácil de realizar si la organización ya tiene una cadena de suministro inversa establecida.
Planificar y programar la eliminación de existencias problemáticas
La creatividad es esencial para desarrollar formas de eliminar existencias problemáticas. Las ideas de eliminación, dependiendo del producto, pueden incluir:
- Vender el stock problemático a clientes, corredores o casas de liquidación de inventario a precios reducidos
- Reelaborar el stock
- Usar para sustituciones
- Desmontar y reutilizar componentes
- Transferir dentro de la empresa
- Usar para R&D, es decir, diseños de nuevos productos
- Usar para la capacitación
- El envío a chatarra
A menudo es necesario reducir el impacto de los problemas de inventario en la empresa y permitir que los costos se absorban en los momentos apropiados. Esta estrategia puede cambiar a medida que más organizaciones adopten cadenas de suministro circulares en respuesta a la disminución de los recursos.
7. Determine las causas de los problemas de inventario
Identifique cómo se creó el problema en primer lugar mediante el método de análisis de la causa raíz, por ejemplo. La vigilancia y eliminación rápidas de los problemas de inventario ayudan a limitar el costo, pero el objetivo real debe ser evitar que se produzcan problemas de inventario desde el principio.
8. Busque problemas
Identifique situaciones que puedan causar que los inventarios se conviertan en un problema. Comprobar si:
- Previsiones de ventas excesivamente optimistas
- Cambios de ingeniería no planificados y de solución rápida
- Comunicación deficiente entre los departamentos de almacenamiento, compras, programación y producción
- Cambios en el mercado y la tecnología
- Fallos del proveedor y de la producción para cumplir los horarios
- Tamaño incorrecto de los lotes y/o políticas de pedidos
- Exceso de existencias de seguridad
- Datos de inventario inexactos
- Planificación de producción deficiente y/o programación poco realista
9. Desarrollar una cura a largo plazo
Los problemas de inventario seguirán existiendo, y la magnitud de los problemas no se reducirá hasta que se adopten curas a largo plazo. Lo más probable es que estas curas surjan a medida que se definan las causas. En algunos casos, la implementación de las curas puede implicar un cambio sustancial en los procesos comerciales existentes; en otros casos, las curas pueden ser relativamente fáciles de implementar.
El principio básico para administrar el inventario es la eficiencia económica.
Si el inventario es la forma más barata de enfrentar un desafío o resolver un problema, entonces el inventario está justificado. Sin embargo, si hay otras alternativas que cuestan menos de implementar, entonces el inventario es un problema y no debe mantenerse.
Una perspectiva a largo plazo y la voluntad de profundizar en los detalles y analizar la situación darán como resultado un negocio más eficiente y exitoso.
Todas las organizaciones, ya sean proveedores de materias primas, productos terminados a distribuidores o minoristas, se ocupan del inventario problemático. El desafío para los proveedores extranjeros es la distancia entre ellos y sus clientes. En función de sus acuerdos contractuales para la gestión del inventario, los proveedores extranjeros deben comparar el costo de transportar sus mercancías de vuelta a su inventario con el costo y el valor potencial que pueden obtenerse contratando servicios de logística inversa de un proveedor externo. Por supuesto, si los proveedores extranjeros utilizan modelos VMI o JIT, se minimiza el riesgo de posibles problemas de inventario.
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Sobre el autor
Autor: Ewan Roy
soy un Especialista en Marketing Digital para el Foro para la Formación en Comercio Internacional (FITT). Mi experiencia es en escritura e investigación, y me apasiona comunicar nuevas ideas y contar historias que te importan. Ver todos los mensajes por Ewan Roy