¿Se siente frustrado por los procesos complicados que se sienten engorrosos, manuales y lentos? Desea acelerar el retorno de la inversión de iniciativas digitales?
El mapeo de procesos de negocio es un primer paso importante en los objetivos de transformación digital de su empresa.
He visto que las iniciativas de cambio que implican la transformación digital tienen éxito y fracasan. Hablemos de por qué el mapeo de procesos es un paso importante para evitar fallas, cómo influye en los presupuestos y cómo comenzar a construir su primer mapa de procesos.
En los Estados Unidos tenemos un dicho, » si no está roto, no lo arregles.»La verdad es que es probable que tenga muchos procesos en su organización que no están literalmente rotos, pero que son totalmente ineficientes y que impiden que su empresa obtenga mayores ingresos, ganancias, satisfacción del cliente y felicidad de los empleados.
¿Qué es el Mapeo de Procesos de Negocio? ¿Por qué es importante?
El mapeo de procesos de negocio implica hacer que los flujos de trabajo de su equipo u organización sean visuales para optimizar un proceso general y reducir drásticamente los tiempos de ciclo o eliminar eficiencias menores y pasos redundantes.
Los ejemplos de mapeo de procesos de negocio más comunes son diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo, con todo incluido, desde entradas y salidas hasta puntos de aprobación y decisiones condicionales, documentos que se introducen o modifican, recordatorios de partes interesadas y más.
(encontrado en conceptdraw.com)
El nivel de detalle que ponga en un mapa de proceso depende de la cantidad de ineficiencia y costos que desee eliminar.
Una de las razones por las que es importante mapear sus procesos incluso antes de implementar cambios de ganancia rápida que son obvios para usted es que el propio proceso de bosquejar su flujo de trabajo reúne a múltiples partes interesadas. Cuando incluye a otros miembros del equipo en el mapeo de procesos, es más probable que se asegure de que cada paso esté cubierto, se capture cada costo y también se describa cada decisión. Todos están a bordo.
Otra razón por la que la asignación de procesos es importante es que al hacerlo, puede identificar todos los costos de su estado actual, para que pueda identificar los costos asociados con llegar al estado deseado.
Cómo influye el mapeo de procesos en los presupuestos
Puede haber costos duros asociados con la realización del trabajo de la manera en que lo hace actualmente, por ejemplo, costos de mano de obra, costos de impresión o costos de envío, y siempre hay costos suaves asociados, por ejemplo, tiempo dedicado a realizar tareas individuales, tiempo dedicado a volver a ingresar datos del trabajo terminado, tiempo dedicado a evaluar datos y tomar decisiones, y más. Por último, hay costos de oportunidad, por ejemplo, la capacidad (o falta de capacidad) de tomar decisiones en tiempo real mientras se espera que se informe el trabajo terminado.
El software de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar a identificar los costos duros en los entornos de producción y fabricación. Sin embargo, los costos blandos son más difíciles de identificar de esta manera y, sin embargo, son una parte crucial para influir en los dólares presupuestarios que se asignarán a iniciativas de transformación digital donde los procesos se racionalizarán drásticamente.
Imagine compartir con un líder de departamento o patrocinador ejecutivo que ha identificado cada paso de un proceso, y el costo actual de realizar todo ese proceso una sola vez cuesta USD 17,000. Y digamos que el proceso se realiza 100 veces al año. Ese proceso cuesta a la organización 1.700.000 dólares anuales.
Ahora imagine ser capaz de presentar un enfoque alternativo que puede costar 80,000 USD para implementar, pero eliminará 4,000 USD de ese proceso cada vez que se realice. Eso es una inversión de 80,000 USD para ahorrar 400,000 USD, o un retorno de 5 veces.
Así es como la asignación de procesos influye en los presupuestos.
Cómo crear su Primer Mapa de procesos
- Identifique un flujo de trabajo específico que sea manual, tal vez en papel, o que implique numerosos pasos antes de completarlo (por ejemplo, trabajo extenso o documentos que deban revisarse o aprobarse). Dé a este proceso un nombre simple.
- Con su equipo, haga una lluvia de ideas sobre cada paso del proceso involucrado:
- ¿Qué inicia el proceso? ¿Quién participa en el proceso? ¿Quién toma una decisión? ¿Quién evalúa la calidad del trabajo? ¿Quién introduce los datos de la obra? ¿Quién marca el trabajo como completo? ¿Quién archiva o toca documentos relacionados con la obra?
- Incluya pasos con valor añadido y sin valor añadido que requieran tiempo y / o una decisión.
- Coloque cada paso en el orden correcto.
- Resalte «puntos de interrupción» o cuellos de botella en el proceso:
- Pasos en los que el proceso se detiene debido a que otros esperan que el proceso se informe como completo o que se complete un documento.
- Pasos en los que el proceso se detiene debido a que una persona necesita revisar la calidad del trabajo realizado.
- Pasos en los que se produce un trabajo duplicado: se vuelven a introducir los datos, se vuelven a escanear los documentos.
- Calcule el costo de cada paso en costos duros o costos de mano de obra blanda.
- Proyectar los costes anuales en función de la frecuencia del proceso a lo largo de un ejercicio fiscal.
El mapeo de procesos es un primer paso importante en los esfuerzos de transformación digital. No requiere software costoso ni lo compromete a revisar un proceso, pero puede proporcionar información financiera crucial. Tendrá que ganar compromiso de equipo, dinero de presupuesto seguro, patrocinio ejecutivo y cumplir con sus objetivos de convertir los procesos manuales en digitales para un negocio más eficiente y simplificado.
