¿Mudanzas de oficinas? Esta es su Lista de verificación definitiva

Al igual que una familia puede superar a una casa, las empresas pueden superar a un espacio de oficina. Con la investigación que sugiere que las empresas se trasladan en promedio cada siete años, ya sea para el crecimiento del negocio, la reubicación de la empresa o simplemente un cambio de escena, las oficinas en movimiento pueden tener un impacto masivo en sus empleados.

A raíz de una pandemia global, muchas empresas buscan cambiar su entorno de trabajo físico para cumplir con las regulaciones de distanciamiento social necesarias.

Independientemente de las circunstancias de su organización, a medida que su negocio evolucione y se expanda, eventualmente llegará un momento en que su oficina actual no sea suficiente para soportar todo el personal y la tecnología que necesita. Cuando eso suceda, te encontrarás frente a un mal complejo pero necesario: el cambio. Si bien el cambio puede ser algo valioso en el mundo de los negocios, también es algo que muchos empleados y líderes empresariales tienen problemas para manejar.

Hemos elaborado nuestra guía de reubicación de oficinas definitiva para ayudarlo a llevar a cabo su mudanza sin problemas, mitigar los efectos adversos del cambio y posicionar su mudanza como un desarrollo positivo y emocionante para su negocio y su personal.

Lista de verificación paso a paso para mudanzas de oficina

Nuestra útil lista de verificación paso a paso le ayudará a planificar y prepararse para su mudanza de oficina grande y examinar cómo:

PASO 1. Considere sus necesidades de mudanza de oficina

Antes de comprometerse con la gran mudanza, es importante evaluar las necesidades de su negocio. Hay muchas razones para mover la ubicación de la oficina, pero identificar las razones para reubicarse al principio del proceso puede ayudarlo a formar un proceso de mudanza de oficina más estratégico y cuidadosamente considerado.

Mover la ubicación de la oficina puede elevar la moral de su personal, mejorar la productividad y abrir su negocio a un nuevo grupo de talentos. Hay varias razones para trasladar la ubicación de la oficina, pero muchas empresas se mudan por las siguientes razones posibles:

• Crecimiento del negocio

A medida que su negocio crece, es importante planificar expansiones en términos de su entorno físico. La reubicación puede ayudarlo a personalizar el diseño de su oficina de una manera que se adapte a sus equipos a un nivel práctico, pero también se ajuste a su ética y valores organizativos. Ya sea que esté buscando introducir más estaciones de trabajo, un espacio colaborativo más abierto o proporcionar más accesibilidad a las salas de reuniones, elegir un nuevo espacio de oficina que se adapte a las necesidades de su equipo a largo plazo es una consideración clave para las empresas modernas que buscan la oficina perfecta para crecer.

• Atraer clientes

Su espacio de oficina actúa como un «escaparate» para su marca, por lo que necesita decirle a sus clientes lo que representa como organización. Tener una oficina de la que se sienta orgulloso y cómodo invitando a sus clientes es importante. El espacio que habita como negocio puede dejar un impacto duradero en aquellos que trabajan con usted Elegir un espacio de oficina en una ubicación envidiable podría ayudar a dar a su negocio más seriedad y, en algunos casos, incluso puede ayudarlo a atraer nuevos negocios.

• Mejora de la productividad

Elija una ubicación de oficina teniendo en cuenta la productividad de sus empleados. El bienestar del personal es clave para la productividad y la moral, así que asegúrese de considerar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y la salud y el bienestar como un factor clave para elegir una nueva ubicación de oficina. ¿Tiene un gimnasio cerca? ¿Hay muchos espacios verdes en los alrededores? ¿Hay lugares cercanos donde los empleados puedan comprar almuerzos o refrigerios? Incluso consideraciones más pequeñas, como la luz natural y el diseño de planta abierta, pueden tener un gran impacto en la moral y la productividad de su personal. Trasladar una oficina comercial y reubicarse en un entorno más moderno puede mejorar la conectividad, motivar a los equipos y desarrollar el compromiso de los empleados.

• Atraer talento

Además de atraer nuevos negocios, la reubicación de su oficina podría ayudarlo a atraer un mejor grupo de talentos, para ayudarlo a formar a los futuros líderes de su organización. Si es difícil llegar a su oficina de negocios, en un área indeseable o en una ubicación particularmente rural, puede ser más difícil para los grandes candidatos imaginar su futuro como parte de su organización. Como la cara de su negocio, la ubicación de su oficina debe elegirse como un centro accesible para la próxima generación de su fuerza laboral talentosa, lo que lo ayudará a atraer a las personas adecuadas para que desempeñen un papel en su futuro.

PASO 2. Planifique su mudanza de oficina

Un plan de mudanza de oficina bien organizado es fundamental en cualquier estrategia de transformación, ya sea que se mude a un nuevo sistema telefónico o se cambie a una oficina diferente.

Asegúrese de seguir estos consejos para crear un plan de reubicación de oficinas:

• Cree un calendario para la reubicación de su oficina con fechas límite en las que se deben establecer nuevas tecnologías y sistemas.
• Analice su nueva ubicación y asegúrese de comprender sus capacidades, instalaciones y servicios de TI.
• Diseñe su espacio de oficina y piense en los cambios que puede necesitar hacer en las estaciones de trabajo, la infraestructura de TI y los accesorios.
• Considere cómo afectará el traslado de su oficina a cualquier proyecto existente que tenga en movimiento.

PASO 3: Identificación de costos y planificación de su presupuesto

El traslado de oficinas puede ser costoso y también puede ser un gran trastorno en términos de sus costos acumulados por cualquier tiempo de inactividad. Es importante identificar todos los posibles costos para la reubicación de su oficina antes de establecer un presupuesto. De esta manera, el gerente de proyecto de reubicación de su oficina puede establecer qué nivel del presupuesto podría ser razonable y factible.

Para comenzar a investigar los costos y gastos ocultos que pueda encontrar, hemos reunido una lista de los gastos de mudanza típicos para considerarlos.

• Alquiler (incluidas las revisiones de alquiler y el IVA)
• Depósitos y gastos por deterioro
• Gastos por incumplimiento de contrato
• Gastos administrativos/de agencia
• Seguridad
• Empresa de mudanzas/proveedores de reubicación
• Gastos de almacenamiento
• Seguro
• Cargos por servicio
• Cargos por renovación/diseño de interiores
• Utilidades
• Cargos por proveedor de conectividad y comunicaciones
• Redirección de publicaciones

Descargue la lista de verificación de gastos de mudanza de su oficina como una útil plantilla de punto de partida para recopilar su clave gastos de mudanza de la oficina.

PASO 4: Creación de una lista de comprobación de tareas de proyecto

Cuando decida cambiar de oficina, necesitará un plan establecido para no perderse ningún detalle esencial en su proceso de reubicación.

Si no se maneja de manera eficiente, un traslado de oficina puede causar una serie de problemas y puede dañar significativamente sus resultados. Con un enfoque en mantener la máxima productividad y reducir las interrupciones para su personal y clientes, retroceder temprano para planificar y planificar cuidadosamente su principal maniobra comercial puede evitar frustraciones del personal, facturas perdidas y relaciones con los clientes dañadas.

Una vez establecido un presupuesto y anticipado los costos de traslado de oficinas, deberá elaborar una lista de tareas de proyecto completa con metas y objetivos claros que puedan ser seguidos fácilmente por su equipo y personal de proyecto. Incluya objetivos mensurables con respecto a las escalas de tiempo y minimizar el tiempo de inactividad e incluya esto en su lista de tareas completa y factible.

Recuerde, asegurarse de que puede preparar todo con anticipación y realizar la mudanza en el día con un tiempo de inactividad mínimo y una interrupción mínima para su personal es una consideración clave al administrar el proyecto de su mudanza inminente de oficina.

Hacer y no hacer para incluir en su lista de verificación:

Hacer:

Nombrar a su gerente de mudanza de oficina

Debe designar a una persona que pueda dirigir su proyecto de reubicación de oficina. Si bien necesitará la participación de todo su equipo y su gerente necesitará personas a las que delegar, su mudanza de oficina necesitará una persona que pueda ser responsable de presupuestar, planificar y responder a cualquier consulta relacionada con su mudanza de oficina.

Deje mucho tiempo para el proceso de planificación

El proceso de planificación de su mudanza de oficina realmente debe comenzar entre 3 y 6 meses antes de la fecha límite de su mudanza de oficina. Asegúrese de dejar suficiente tiempo para presupuestar, investigar, delegar tareas y asegurarse de que toda su logística sea factible en esa escala de tiempo.

Establezca sus prioridades (pero no solo dentro del equipo de liderazgo sénior)

Asegúrese de saber lo que está buscando con su mudanza de oficina. Es posible que desee centrarse en reducir simplemente los costos de alquiler, mientras que sus empleados pueden necesitar un mejor estacionamiento o un entorno más seguro cuando se van tarde por la noche. Realizar una encuesta con tus empleados puede ayudarte a sentir que hay más empleados comprometidos e involucrados en el proyecto, así que asegúrate de tener en cuenta sus necesidades al recopilar tus prioridades.

Describa sus criterios de presupuesto

Una vez que tenga una idea general de lo que debería costar todo, debería ser más fácil establecer cuál debería ser su presupuesto general. Recuerde sobreestimar siempre su presupuesto para que tenga un poco de margen de maniobra en caso de que las cosas sumen un poco más de lo que anticipó.

Cree una línea de tiempo realista y apéguese a ella

Establezca una línea de tiempo razonable que describa claramente los plazos y designe a los miembros de su equipo de proyecto para tareas específicas. Trate de no perder los plazos; cuanto más logre marcar la lista de verificación antes, menos estresante será su día de mudanza (y las semanas anteriores).

No:

No intentes hacer la mudanza tú mismo

Aunque puede ser tentador ahorrar costos en una empresa de mudanzas de oficina o administrar el proyecto por tu cuenta, asegúrate de compartir la carga. No subestime lo extenso que puede ser un proyecto de mudanza de oficina. Asegúrese de delegar y contratar a una empresa de mudanzas confiable para ayudarlo a hacer el trabajo pesado.

No subestime su presupuesto

No se diga a sí mismo que es posible que pueda recortar los detalles más finos de su mudanza de oficina. No se puede negar que será costoso. Acepta eso y déjate un poco de margen para que si las cosas resultan más caras, tengas un amortiguador. Si no lo hacen, regale a su equipo un poco de algo extra para ayudar a todos a celebrar su nuevo entorno de trabajo.

No lo deje todo hasta el último minuto

No es una buena idea posponer el proceso de reubicación. Como dice el refrán, mudarse de casa es el evento de vida más estresante que tenemos que superar. La mudanza de oficinas ciertamente no viene sin estrés significativo, pero si se ciñe a sus horarios y no se agota en su logística al final, su día de mudanza podría correr más suave de lo que espera.

No excluya a su personal ni a sus clientes

Compartir sus planes y hacer saber a su personal cómo pueden contribuir puede tener un gran impacto en la moral de su personal. Conseguir que sus empleados se unan a la mudanza de la oficina es esencial para el compromiso de sus empleados es muy importante en términos de obtener la aceptación masiva de su fuerza laboral. De la misma manera, comunicarse temprano con sus clientes y hacerles saber sobre el traslado de su oficina podría ayudar a fortalecer sus relaciones con los clientes a largo plazo.

No olvide los detalles más finos

Asegurarse de hacer una lluvia de ideas con su equipo de proyecto puede ser la clave para asegurarse de que ha pensado en todos los detalles más finos. Por ejemplo, haga una lista de los suministros generales que podría necesitar adquirir, como los siguientes:

• Cajas de almacenamiento de diferentes tamaños
• Papel de embalaje y plástico de burbujas
• Una mesa de embalaje / escritorio de embalaje dedicado
• Marcadores y etiquetas permanentes
• Relleno lleno de aire

Su lista de verificación definitiva para mudanza de oficina

Etapa uno: establezca las bases

• Designe a su gerente de proyecto y equipo de proyecto de mudanza de oficina
• Revise su contrato de arrendamiento actual y establezca los costos de interrupción temprana
• Establezca sus criterios y realice las encuestas de personal necesarias
• Costos de investigación y establezca su presupuesto
• Establezca la fecha límite de mudanza de su oficina
• costos de seguro de mudanza de oficina
• Comience a buscar en línea espacios de oficina que se adapten a las necesidades de su negocio
• Documente su plan y cronograma
• Preseleccione, discuta y elija su nuevo oficina y completar la documentación necesaria

Etapa dos: comunicar

• Asegúrese de que sus listas de clientes actuales estén actualizadas
• Realice una auditoría detallada de todo el contenido en línea y fuera de línea y de la lista que requiera y actualice a la dirección
• Notifique a la oficina de correos su nueva dirección
• Colabore con la nueva dirección
• Actualiza tus redes sociales y cuentas en línea (incluido Google Business, etc.) con la nueva dirección
• Revise las listas de socios y partes interesadas para informar del cambio de dirección (actualice las listas cuando sea necesario)
• Realice una auditoría de papelería y material de marca para actualizar las direcciones cuando sea necesario
• Revise y actualice todas las suscripciones de entrega
• Comunique sus planes a su personal (hágales saber cómo/si pueden participar)
• Establezca una fecha en el diario para que el personal actualice la dirección en las firmas de correo electrónico
• Reserve su empresa de mudanzas de oficina elegida
• Comience a coordinar la logística de mudanza de su oficina con su equipo de TI para analizar las necesidades de sistemas y equipos de TI
• Envíe avisos de cambio de dirección a clientes, clientes, socios, organismos de la industria y publicaciones de los medios de comunicación de los que sea miembro o suscriptor
• Informe a sus proveedores de servicios de Internet sobre el traslado de su oficina y analice las necesidades de conexión a Internet
• Informe a su proveedor de telecomunicaciones sobre el traslado de su oficina y organice las actualizaciones necesarias de su número de teléfono, sistemas telefónicos o necesidades de cableado

Fase tres: prepare su logística

• Realice una auditoría de su mobiliario de oficina actual e identifique cualquier mobiliario nuevo que pueda necesitar
• Planifique su nuevo diseño de oficina con un plano de planta detallado y dimensiones
• Planifique su nuevo espacio de acuerdo con los bloques de espacio de oficina y escritorio
• Identifique los espacios de sala de reuniones y los espacios comunes en el nuevo diseño de oficina
• almacenamiento temporal cuando sea necesario
• Planifique el papel y el equipo de la nueva oficina
• Determine las necesidades de seguridad de la nueva oficina
• Organizar/designar servicios de limpieza (tanto para el check-out de la antigua oficina como para la limpieza regular del nuevo espacio)
• Zonas de salida y carga de libros o estacionamiento dedicado para el día de la mudanza
• Finalizar toda la documentación del nuevo contrato
• Discutir y hacer arreglos para cualquier nuevo equipo de TI para el nuevo espacio de oficinas y salas de reuniones
• el gran día funciona sin problemas y sin tiempo de inactividad excesivo

PASO 5: Prepare su equipo de oficina al mover oficinas

¿Qué planea hacer con su hardware físico cuando se muda a una nueva oficina? Si planea migrar a comunicaciones en la nube, o ya tiene un sistema alojado, todo lo que necesita hacer es transportar sus teléfonos de escritorio y otros terminales a su nueva ubicación. Si tiene un sistema de comunicación empresarial completo, es posible que deba pensar si es hora de actualizarlo o si vale la pena llevarlo con usted.

Recuerde tener en cuenta estas cosas al preparar su equipo de oficina antes de mudarse de oficina:

• Haga una lista de verificación de todos los activos de TI y telecomunicaciones que desea llevar a su nueva oficina.
• Determine si todos sus activos funcionarán bien con la infraestructura de TI de su nueva ubicación.
• Decida si es hora de actualizar varias partes de su estrategia de comunicación cambiando a la nube.
• Considere las próximas adquisiciones o actualizaciones de TI/Telecomunicaciones y determine si se pueden realizar al mismo tiempo que la mudanza.

PASO 6: Dirija su Sistema de Telecomunicaciones

Como se mencionó anteriormente, el hardware de su sistema de telecomunicaciones es solo un componente que debe abordar durante su mudanza de oficina. También tendrás que pensar en otras partes de tu estrategia de comunicación empresarial.

Considere esta lista de verificación de mudanzas de oficina del sistema de telecomunicaciones:

• Evalúe lo que necesita hacer con los datos de voz en su nuevo sistema. ¿Va a adoptar nuevas tecnologías y soluciones en la nube?
• Determine cuántas líneas telefónicas necesita y notifique a su proveedor de telecomunicaciones si desea quedarse con ellas.
• Decide qué vas a hacer con tus números de teléfono existentes. Si sus clientes ya los conocen, entonces puede valer la pena mantenerlos igual.
• Explora cualquier mejora que pueda estar disponible como parte de tu mudanza. ¿El ancho de banda adicional hace que haya nuevas opciones de comunicación disponibles?
• Haga copias de seguridad de cualquier dato de voz o comunicación que lleve consigo. El almacenamiento en la nube se asegurará de que pueda volver a funcionar rápidamente en el otro lado.

PASO 7: Administrar su seguridad Al Mover oficinas

Finalmente, recuerde no pasar por alto los detalles administrativos durante la reubicación de su oficina. Ahora es la oportunidad perfecta para considerar la seguridad de su red y asegurarse de que todo esté seguro.

Cosas que debe recordar al administrar la seguridad de su red antes de mudarse de oficina:

• Cree un inventario de todos sus activos y recursos y desarrolle un plan para proteger su información en tránsito.
• Cree una lista de empleados y los derechos de acceso a la red que deberían tener.
• Detalle y actualice sus políticas de seguridad si es necesario antes de la reubicación de la oficina.
• Evalúe los contratos con proveedores de seguridad y examine las soluciones de seguridad disponibles de su proveedor de telecomunicaciones.

Mover oficinas puede ser una experiencia complicada en el mejor de los casos. Afortunadamente, con los flexibles sistemas de comunicación basados en la nube de RingCentral, puede minimizar el estrés de su mudanza y reducir las interrupciones de su negocio.