Offboarding de empleados es un proceso de separación formal que su empresa puede usar para dirigirse a los empleados que abandonan la empresa a través de la renuncia, los despidos, la terminación o la jubilación. Implica una serie de pasos para transferir el conocimiento y las responsabilidades laborales de los empleados, desactivar las contraseñas y los derechos de acceso, entregar el equipo y recopilar comentarios a través de una entrevista de salida.
La baja de empleados implica recuperar equipos de propiedad de la empresa, como computadoras, tarjetas de identificación y teléfonos. También implica evitar problemas con la seguridad informática desactivando contraseñas y restringiendo el acceso a la red a los sistemas de la empresa para evitar el robo o el uso indebido de datos. La baja de empleados también garantiza el procesamiento oportuno y preciso del pago final.
Para obtener una lista completa de pasos, consulte la lista de verificación de baja a continuación.
¿Cuál es el beneficio de la deslocalización para su negocio?
Cuando un empleado se va, pone en riesgo su negocio de varias maneras. Seguir una lista de verificación formal de separación de empleados garantiza que su negocio pueda terminar de forma limpia la relación con un empleado saliente.
Seguridad mejorada
La desconexión adecuada ayuda a garantizar la seguridad al evitar el acceso no autorizado a información y datos críticos. Al restringir el acceso a los sitios web de la empresa, los documentos internos y el software de terceros, se asegura de que la información confidencial de la empresa se mantenga confidencial. La deslocalización también evita el robo o el mal uso del equipo emitido por la empresa.
Esto puede ser especialmente importante si un empleado es despedido o cesado. Imagine el impacto potencial en los ingresos de su empresa si un vendedor despedido descarga una lista completa de sus clientes potenciales y luego acepta un nuevo trabajo con un competidor.
También evita situaciones en las que un empleado descontento puede impedir que sus compañeros de trabajo accedan a software crítico o acceso a la red, como cuando un ingeniero de red de la Ciudad de San Francisco se negó a entregar sus contraseñas de red y excluyó a sus compañeros de trabajo de la red de la ciudad. En ese caso, el ingeniero se vio obligado a pagar 1,5 millones de dólares en concepto de restitución, la mayor parte de los cuales era para compensar a su empleador por sus esfuerzos por restablecer el acceso a la red.
Tener un proceso formal de deslocalización ayudará a evitar que ocurran situaciones como esta.
Transferencia de conocimientos institucionales
Cuando un empleado se va, años de experiencia y conocimiento institucional a menudo salen por la puerta con ellos. Esta» fuga de cerebros » puede tener un impacto significativo en las operaciones cotidianas. Esto es particularmente cierto para los empleados de larga duración con años (o incluso décadas) de conocimiento tribal sobre su negocio que no se captura en forma escrita.
Es fundamental que su empresa tenga procedimientos formales para documentar y transferir conocimientos a los empleados restantes para minimizar la interrupción causada por la rotación de empleados. La documentación formal permite que su negocio continúe funcionando de la manera más fluida posible una vez que un empleado se retira, y puede ayudar a acelerar la incorporación de un trabajador de reemplazo para ese puesto.
Retroalimentación honesta y constructiva
Las entrevistas de fin de servicio adecuadas también son una parte importante de la separación del servicio, especialmente para los empleados que se van voluntariamente. Obtener comentarios honestos en una entrevista de salida puede ayudarlo a comprender mejor los aspectos positivos y los desafíos a los que se enfrenta su empresa para que pueda tratar de mejorar continuamente la satisfacción de los empleados y reducir la rotación adicional.
Las entrevistas de fin de servicio también pueden exponer problemas que los propietarios de negocios y los equipos de recursos humanos tal vez no conozcan. Si bien los empleados actuales pueden tener cuidado de discutir cosas como gerentes pobres, compañeros de trabajo problemáticos o fallas en la estrategia comercial, un empleado que está dejando la empresa ya no tiene un incentivo para guardar esta información para sí mismos.
La entrevista de salida también le da la oportunidad de comprender mejor los aspectos positivos de trabajar para su empresa. Saber qué es importante para los empleados y qué esfuerzos están funcionando te ayudará a validar las iniciativas en curso para que puedas seguir mejorando la cultura de tu empresa.
Trate de abordar las entrevistas de fin de servicio con preguntas tranquilas y abiertas diseñadas para obtener comentarios honestos, incluso para empleados que parecían excesivamente negativos o que podrían irse en circunstancias dudosas. Tomar en serio los comentarios puede ayudar a mejorar la cultura de su empresa y también puede ayudar a mantener la puerta abierta para que los empleados de alta calidad regresen a su empresa en el futuro.
Es importante que comunique claramente las noticias de la partida de un empleado. Esto puede evitar que se propaguen chismes falsos que pueden afectar la moral de sus empleados restantes, y ayuda a fomentar una cultura de apertura que conduce a una mejor satisfacción del empleado.
Nómina precisa y documentación
También necesitará finalizar la nómina y completar otros documentos de salida. Obtener una carta formal de renuncia es importante, y debe asegurarse de actualizar su sistema de nómina en consecuencia. En algunos casos, los empleadores que no lo hacen terminan pagando a los empleados por error, sin saberlo, como en el caso del empleado que recaudó más de 2 250,000 después de ser despedido.
La entrevista de salida debe incluir una discusión rápida sobre el momento y la cantidad del último cheque de pago del empleado. También debe revisar la continuación de los beneficios, incluida COBRA u otra cobertura que se extienda más allá de la fecha de terminación.
¿Quién está involucrado en la baja de empleados?
Para muchas empresas medianas, su equipo de recursos humanos generalmente actuará como coordinador para la separación de empleados. Es importante que el proceso de deslocalización incluya a los gerentes de TI, gerentes de instalaciones y gerentes departamentales.
Para las empresas más pequeñas que no tienen equipos de recursos humanos dedicados, el proceso puede ser administrado por el propietario de la empresa, el gerente de la oficina o el supervisor del empleado. En esos casos, es fundamental que exista una lista de verificación formal para garantizar que no se pasen por alto los pasos.
El software de recursos humanos para pequeñas empresas puede ayudarlo a automatizar el proceso de deslocalización para evitar que se pierdan pasos críticos. El software de recursos humanos también puede agilizar otras tareas de recursos humanos que consumen mucho tiempo, como la contratación, la incorporación, la nómina y el cumplimiento de las leyes laborales.
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Lista de verificación de separación de empleados
Utilice esta lista de verificación de separación de empleados para asegurarse de que su negocio no se pierda ningún paso crítico de separación:
- Seguridad
- Que los empleados entreguen cualquier propiedad de la empresa
- Computadoras portátiles y bolsas de computadora
- Teléfonos celulares
- Identificaciones y tarjetas de acceso de empleados
- Pases de estacionamiento
- Vehículos de la empresa
- Restringir el acceso de inicio de sesión
- Acceso de inicio de sesión en red y computadora
- Cuentas de correo electrónico, conferencias telefónicas y mensajería instantánea
- Contraseñas de software de terceros (Acceso a sistemas críticos de la empresa, Intranet, Salesforce, Marketo,CMS de sitios web, Análisis, etc.)
- Acceso a documentos confidenciales de la empresa
- Que los empleados entreguen cualquier propiedad de la empresa
- Nómina y otros documentos
- Actualizar el sistema de nómina con fecha de terminación
- Discutir el último cheque de pago del empleado, incluido el pago de los días de vacaciones no utilizados o el paquete de indemnización por despido del empleado
- Que el empleado firme una carta de terminación
- Firme formularios de no competencia o no divulgación
- Documentación de beneficios: continuación de beneficios de atención médica (COBRA), plan de jubilación, seguro de desempleo, etc.
- Transferencia de conocimiento
- Documentación priorizada de tareas de rutina, con instrucciones paso a paso si es necesario
- Actualizaciones de estado de proyectos actuales y planificados
- Que los empleados existentes capaciten a los compañeros de trabajo sobre cómo realizar esas tareas
- Entregar acceso a archivos o sistemas
- Obtener una lista de contactos dentro y fuera de la organización
- Entrevista de salida
- Obtener comentarios sobre por qué el empleado se va
- Preguntar sobre las áreas que la empresa puede mejorar
- Discutir si el empleado tuvo el apoyo y recursos necesarios para hacer su trabajo
- Determinar la relación del empleado con su gerente
- Preguntar qué se podría haber hecho para que se queden
- Tratar de mantener la puerta abierta para que los trabajadores valiosos regresen a la empresa
- Comunicación
- Enviar correo electrónico o notificar verbalmente a compañeros de trabajo
- Notificar a contactos externos (como clientes con los que trabajó el empleado, proveedores con los que trabajó, etc.).)
Algunas empresas e industrias tienen necesidades únicas que requieren que se agreguen pasos adicionales a su lista de verificación de desvinculación, además de los anteriores. Recomendamos actualizar su lista de verificación con estos elementos para garantizar un proceso de separación consistente en toda su empresa.
El software de recursos humanos puede ayudarlo a automatizar muchos de estos pasos para simplificar el proceso y garantizar que siga las mejores prácticas de deslocalización.
Si descubre que el tiempo dedicado a la gestión de tareas de recursos humanos lo aleja de otras áreas críticas de su negocio, considere asociarse con un proveedor de servicios de recursos humanos que pueda ayudarlo a administrar todos los aspectos de recursos humanos, incluidos la nómina, los beneficios, el cumplimiento, la contratación, el proceso de incorporación y la separación del servicio.
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Resumen
Separación de empleados( definición): un proceso formal para administrar a los empleados que abandonan su negocio.
El uso de una lista de verificación de desvinculación puede ayudar a su empresa a mejorar la seguridad, abordar el papeleo necesario, minimizar la pérdida de conocimiento institucional y obtener comentarios para mejorar su entorno de trabajo.
Si está buscando más información sobre cómo reducir el riesgo para su negocio y mejorar la forma de encontrar, contratar, incorporar y fuera de ella a los empleados, aprenda cómo asociarse con un proveedor de servicios de recursos Humanos puede ayudarlo.