¿Qué es una oficina sin papel?
La oficina sin papel es un término general para las prácticas comerciales que mejoran el lugar de trabajo al reducir la dependencia del papel.
Mientras que la oficina sin papel podría usarse para describir un lugar de trabajo donde los procesos en papel se han eliminado por completo, se usa más comúnmente para describir métodos mediante los cuales las empresas pueden reducir costos y aumentar la eficiencia al hacer la transición de los procesos tradicionales en papel a los procesos digitales que se gestionan a través de software o servicios informáticos. Estos escenarios a menudo dependen de la gestión de contenido empresarial (ECM) o del software de colaboración para compartir, editar o administrar de otro modo documentos de la empresa que anteriormente se basaban en papel.
Beneficios de un enfoque de oficina sin papel
En la práctica, las empresas suelen adoptar un enfoque gradual para lograr una oficina sin papel, con un enfoque en eliminar el papel de un flujo de trabajo o proceso empresarial específico. Por ejemplo, una empresa podría digitalizar revisiones y aprobaciones de documentos.
En este caso, crear un registro digital y completar todo el flujo de trabajo en formato digital reduce los gastos de papel e impresión, elimina la necesidad de escanear el documento en formato digital y ahorra tiempo y esfuerzo, y potencialmente los costos asociados, de transportar los documentos físicos a las personas involucradas en el flujo de trabajo. Los costos reducidos de eliminación de papel, así como los pies cuadrados necesarios para el almacenamiento de registros, también son beneficios comunes del enfoque sin papel.
Otro aspecto clave de una oficina sin papel es revisar los procesos en papel, aprovechando las capacidades digitales para automatizar o mejorar la eficiencia de la colaboración, los flujos de trabajo y otros procesos empresariales. Al revisar los procesos, las empresas a menudo descubren que pueden eliminar pasos en el nuevo proceso digitalizado, eliminando el tiempo perdido y los pasos innecesarios. En un proceso de aprobación de gastos de viaje, una empresa puede encontrar que algunas personas no necesitan aprobar el gasto y se pueden sacar del flujo de trabajo.
Los procesos sin papel también se pueden extender fuera de la empresa, pero la necesidad de imprimir/firmar/escanear documentos es un obstáculo común allí. La tecnología de firma electrónica puede eliminar la necesidad de una firma física y ayudar a convertir los procesos tradicionales en papel, como la firma de contratos, en procesos digitales.
Desafíos de una oficina sin papel
Una oficina sin papel también puede presentar algunos desafíos. La digitalización requiere un repositorio central que facilite el almacenamiento y la colaboración, normalmente un sistema o servicio de ECM. Lanzar una iniciativa sin papel requiere que los empleados reconsideren cómo trabajan, junto con la posible adopción de nuevas tecnologías. Para obtener el máximo beneficio, es posible que la administración también desee evaluar si los procesos existentes deben revisarse para aprovechar al máximo las capacidades digitales.
La tecnología VPN ha sido un obstáculo común para la centralización. Los empleados a menudo han eludido la digitalización porque requiere iniciar sesión en una VPN para acceder a documentos centralizados.
Una oficina sin papel a veces se describe como un objetivo del tipo del santo grial, en el sentido de que representa un ideal por el que los profesionales de la gobernanza de la información se esfuerzan, pero en la mayoría de los casos no es práctico ni deseable eliminar todos los procesos en papel.