Compañeros gerentes de inventario: ¡Esta publicación es para ti! Su peor pesadilla es probablemente quedarse sin existencias y comprometer la lealtad y satisfacción de sus clientes, ¿verdad? Ya no hay necesidad de eso. La planificación de reabastecimiento es su solución, y este post le mostrará cómo hacerlo.
Bueno, lo primero es lo primero: Hablemos de lo que es la reposición.
¿Qué es la Reposición?
Cuando se quede sin existencias, debe reponerlo o reponerlo. Puede quedarse sin existencias en dos escenarios distintos:
- Al vender directamente o enviar al comprador
- Al fabricar productos
En la misma línea, es posible que deba reponer:
- El stock de sus productos finales, aquellos que vende o envía
- Materias primas para fabricar sus productos finales
Algunas acciones, los expertos llaman a estos disparadores de reposición, reposición de causa. Por ejemplo, cuando uno de los trabajadores de su fábrica de muebles recoge el penúltimo cubo de pintura blanca, sabe que es hora de reordenar ese color. O cuando su gerente de inventario informe que solo tiene 10 paletas de luces de Navidad y es finales de noviembre. En otras palabras, algunas acciones desencadenan pedidos de reposición en una cadena de suministro.
Del mismo modo, aquí hay algunas otras formas de generar reabastecimiento:
- Una alerta de un sistema, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), un sistema de gestión de almacenes (WMS) o un sistema de gestión de inventario (IMS)
- Una solicitud de un gerente de almacén o inventario
- Una solicitud de un comprador
:
- La adquisición de materias primas
- La fabricación de productos finales
- O la reubicación de materias primas o productos finales a la ubicación de existencias adecuada
Si es gerente de flota de una flota de expedidores o transportistas, puede trabajar con inventario móvil. Eso significa que sus camiones dejan los remolques en los estacionamientos de los almacenes con existencias almacenadas dentro de ellos. Después, cuando un distribuidor, mayorista o minorista necesita ese stock, un camión recoge el remolque y transporta el stock.
Entonces, ¿cómo se preparan las reposiciones?
Explicación de la planificación del reabastecimiento
En primer lugar, un reabastecimiento debe ocurrir solo cuando hay una buena razón para ello. La misión de la planificación de la reposición es minimizar las existencias y maximizar el nivel de servicio. Y un alto nivel de servicio significa que un vendedor nunca carece de productos para vender de inmediato a sus clientes.
Puede concluir que el reabastecimiento es parte de una estrategia empresarial para mejorar la eficiencia operativa. Y tienes toda la razón! Además, desde una perspectiva empresarial, el reabastecimiento es esencial. Los compradores quieren productos pedidos a su disposición, y prefieren comprar a quien pueda suministrarlos más rápido.
La reposición tiene dos dimensiones: planificación y ejecución. ¿Cuál es la diferencia?
La planificación mira hacia el futuro y trata de tomar decisiones para anticipar la demanda o el consumo. Y esos pueden ser de materias primas o productos finales. Como resultado de la planificación, tiene un plan de reabastecimiento y puede realizar solicitudes de compra. Pero ese plan carece de ejecución.
La ejecución de la reposición es en realidad reponer el inventario, lo que significa:
- Convertir las solicitudes de compra en órdenes de compra
- Enviar esas órdenes de compra a los proveedores
- Crear los asientos contables correspondientes
En resumen, la planificación de la reposición consiste en realizar cálculos matemáticos para decidir cuánto y cuándo reponer el inventario. Pero apuesto a que prefieres una forma automatizada de hacer las cosas, ¿no?
Planificación Automatizada de Reabastecimiento—¿Por qué No?
Un sistema de reposición de inventario consiste en un software que implementa métodos de reposición de inventario. Y esos métodos son formas de calcular las necesidades de reposición al tiempo que se consideran variables, como el nivel de servicio y la demanda o el consumo de existencias.
Entremos en el » ¿Cómo?»de los sistemas de reposición.
Cuando las empresas utilizan ERPs, WMSs o IMSs, los disparadores de reposición se originan a partir de ejecuciones de planificación. Y esas ejecuciones de planificación son procedimientos automatizados que toman la demanda o el consumo como insumos y generan recomendaciones de reabastecimiento. La demanda se basa en previsiones (demanda de producto final proyectada y no confirmada) y órdenes de venta actuales (demanda de producto final confirmada).
Por otro lado, el consumo se basa en el monitoreo de las ubicaciones de las existencias. Por lo tanto, las materias primas o los productos finales que caen por debajo de un nivel preestablecido en la ubicación del stock activan una orden de reposición.
La planificación de reabastecimiento es un equilibrio entre tres cosas:
- El nivel de existencias requerido para satisfacer la demanda o el consumo
- El nivel de existencias necesario para evitar acumular artículos excedentes u obsoletos
- Los plazos de entrega de sus proveedores y sus plazos de entrega como proveedor, si usted es
¡No es tarea fácil! Debe, a toda costa, tratar de completar los pedidos de sus clientes rápidamente. Las hojas de cálculo son restrictivas y pueden volverse demasiado complejas de usar y administrar. En ese caso, sus márgenes de beneficio pueden justificar una inversión en un sistema de reposición de inventario.
A continuación, esta publicación le llevará a través de los pronósticos de demanda, que son de entrada para la creación de planes de reabastecimiento.
Una mirada Más Profunda a la Previsión de la Demanda
La proyección de la demanda del producto final se puede basar en:
- Ventas anteriores
- Datos históricos de la demanda de los clientes
- La posición de la unidad de mantenimiento de existencias (SKU) en el ciclo de vida del producto
- Estacionalidad
- Tendencias
- Períodos de promoción de ventas
- Actividad de la competencia
Sin embargo, la demanda de un SKU puede cambiar diariamente. Por ejemplo, la demanda de bikinis puede ser mayor durante la primavera o el verano. Y la demanda de pavo es mayor unos días antes del Día de Acción de Gracias y prácticamente cero al día siguiente. Esto significa que debe actualizar sus previsiones de demanda regularmente. ¡Y el software puede ayudarte mucho en ese departamento!
Ahora que sabe qué es el reabastecimiento, ¿cómo debe planificarlo y automatizarlo? Es hora de algunos consejos y trucos!
Algunos consejos sobre cómo planificar Reposiciones
La planificación de reposiciones consiste en satisfacer sus niveles de servicio y tener siempre el stock adecuado disponible para ayudarlo a lograr altos niveles de lealtad y satisfacción del cliente. ¿Pero cómo puedes hacer todo eso?
Sugerencia # 1: Mantenga bajo el Riesgo de tiempos de entrega Variables de proveedores
Reduzca el riesgo de tiempos de entrega variables de proveedores al:
- Incluyendo una cantidad adecuada de existencias de seguridad al calcular sus necesidades de reposición. Puede hacerlo con los artículos de stock más importantes, en otras palabras, los más valiosos para su negocio. O puedes centrarte en los objetos que se mueven más rápido. O incluso puede hacerlo para proveedores que tienen plazos de entrega más largos.
- Teniendo en cuenta los retrasos de tiempo de entrega conocidos en el cálculo de sus necesidades de reposición. Ejemplos de retrasos en los plazos de entrega son las vacaciones de verano o las vacaciones durante las cuales las empresas cierran. Por ejemplo, algunos negocios cierran durante la semana entre Navidad y Año Nuevo. La mejor solución es enviar su pedido de suministro con la suficiente antelación a su proveedor, pidiéndole que lo cumpla antes de que sus suministros se agoten demasiado.
Pista # 2: Establezca niveles de servicio realistas
Si sus productos tienen una demanda alta y regular, definitivamente esta guía se aplica a usted. Y debe establecer niveles de servicio muy altos, 90% o más. Es decir, su stock debe satisfacer el 90% de los pedidos de productos de alta demanda y de demanda regular.
Mantener grandes volúmenes de todos los SKU es arriesgado. No quieres pagar por más espacio de almacenamiento del que necesitas, y algunos artículos pueden caducar o pasar de moda. Por lo tanto, la estrategia más inteligente es:
- Almacene más y establezca niveles de servicio altos para SKU que se venden bien de manera consistente y son baratos
- Evite el almacenamiento y establezca niveles de servicio más bajos para SKU que son caros y tienen una demanda volátil
Hablemos un poco más sobre los artículos de suministro que disminuyen en popularidad.
Pista # 3: Evitar la obsolescencia de existencias
Un exceso de existencias con poca demanda provoca, con el tiempo, existencias obsoletas. Y para vender acciones obsoletas, los precios tienen que ser extremadamente bajos, lo que compromete su rentabilidad. Para evitar la obsolescencia de las existencias, siga estos pasos:
- Identificar el stock que tiene demanda, exceso de stock (poca demanda y más stock que la demanda) y stock obsoleto (stock sin demanda).
- Luego, tome medidas, como reducir las cantidades de exceso de stock que reordena o implementar campañas de marketing para aumentar la demanda.
Si opera en varias ubicaciones, debería poder monitorear el nivel de stock de cada SKU para cada sitio. Y, si es necesario, debe redistribuir SKU entre sitios, de aquellos con menor demanda a aquellos con mayor demanda.
Pista #4: El ciclo de vida del producto es Relevante
Un producto tiene diferentes niveles de demanda en cada fase del ciclo de vida del producto. Por ejemplo, durante el crecimiento del producto, la tendencia de la demanda es al alza. Al final de la madurez, la demanda es irregular porque las ventas comienzan a disminuir. Por lo tanto, tenga en cuenta el ciclo de vida del producto al pronosticar la demanda y la reposición.
Sugerencia # 5: Considere el Componente Humano en los Pronósticos de Demanda
El pronóstico cualitativo es excelente. Pero los seres humanos que saben, a partir de hechos y observaciones, cómo funcionan el mercado y sus socios de la cadena de suministro son valiosos. Si alguien le informa que un cliente suyo se va a expandir o está planeando una gran campaña de marketing, debe tener en cuenta esa información al pronosticar la demanda.
Pista # 6: Tenga en cuenta los errores
Calcule el rango de errores de pronóstico de demanda en función de los datos históricos, la demanda prevista y la demanda real.
Sugerencia # 7: Ayude a sus Propios proveedores
Comparta sus previsiones de pedidos con sus proveedores para que pueda ayudarlos a mejorar el servicio que le prestan. Con ese intercambio, sus proveedores pueden planificar mejor su producción. En consecuencia, puede negociar el mejor precio para sus pedidos y exigirle el mejor servicio.
Pista # 8: No olvide los valores atípicos de Pronóstico de la demanda
Las ventas flash, los grandes pedidos únicos, las huelgas de empleados, la quiebra inesperada de un competidor y los desastres naturales pueden originar valores atípicos en el pronóstico de la demanda. Analice cuidadosamente sus datos de previsión de demanda para detectar valores atípicos a lo largo del tiempo. Luego, calcule la desviación estándar de la demanda promedio. Finalmente, decide si se trata de una tendencia o de un valor atípico real.
Sugerencia # 9: Tenga cuidado con la Precisión de los pronósticos de demanda
Seamos realistas: Es poco probable que sus pronósticos de demanda sean 100% precisos. Por lo tanto, es muy importante que calcules el nivel de error en tus pronósticos anteriores. Después, puede considerar ese nivel de error en pronósticos futuros y ajustar su planificación de reabastecimiento en consecuencia. Por ejemplo, puede aumentar el stock de seguridad para cubrir períodos de demanda inconsistente.
Por ejemplo, si usted es el propietario de una empresa de camiones que solo transporta gas y se espera que aumente la demanda de gas, es posible que deba comprar o alquilar más camiones. Ese aumento de la demanda también puede requerir más mantenimiento de la flota, por lo que una solución de gestión de flotas podría ayudarlo.
Dependiendo de la industria en la que se encuentre, es posible que deba analizar otros factores además de las previsiones de demanda.
Sugerencia #10: Manténgase al día con los pronósticos de Demanda
Cuanto más tiempo tome entre los cálculos de pronóstico de demanda, menos preciso será su pronóstico. Y cuanto más erráticos son los mercados y más errática es la demanda de un producto, más frecuente debe ser su pronóstico.
Pista final: Aspectos adicionales Que importan para el reabastecimiento
En una nota final, no solo los niveles de servicio, las previsiones de demanda, los niveles de stock y los plazos de entrega de los proveedores deben contar para tomar decisiones de compra inteligentes. Otros aspectos también deben importar, como:
- La urgencia de un pedido de cliente: en pedidos de clientes no urgentes, es posible que no necesite el menor tiempo de entrega del proveedor
- La importancia de un pedido de cliente: puede justificar la compra de existencias de un proveedor local a un precio más alto
- El beneficio del descuento de un proveedor en la compra a granel: puede ser menor que la pérdida de espacio de almacén
- tiene suficiente stock de seguridad, es posible que desee negociar un precio más bajo en los pedidos a sus proveedores a expensas del tiempo de entrega de un proveedor más largo
La mejor de las suertes para usted a medida que desarrolla y perfecciona sus planes de reabastecimiento!
Este post fue escrito por Sofia Azevedo. Sofía ha impartido recientemente cursos de nivel universitario en TI, TIC, sistemas de información e ingeniería informática. Es aficionada a los métodos y procesos de desarrollo de software. Comenzó su carrera en Philips Research Europe y Nokia Siemens Networks como ingeniera de software. Sofia también ha sido propietaria de productos, trabajando en el desarrollo de software para dominios como telecomunicaciones, marketing y logística.