Los calendarios son herramientas útiles para hacer un seguimiento de las próximas reuniones, los plazos y los hitos. Pueden ayudarlo a visualizar su horario y recordarle eventos importantes, como días festivos y vacaciones.
No es de extrañar que las personas a menudo tengan una variedad de herramientas de calendario para elegir, que incluyen desde un calendario en papel en la pared de su oficina hasta una herramienta de gestión de calendario, como Calendly.
El problema es que con demasiada frecuencia las personas gestionan varios calendarios a la vez. Cuando estos calendarios no se integran con su trabajo y no se sincronizan entre sí, esto puede provocar confusión masiva, dolores de cabeza y plazos incumplidos.
Por qué debería usar un calendario de software de gestión de proyectos
Si ya está administrando y actualizando uno o más calendarios, es posible que no considere la funcionalidad de calendario una característica importante del software de gestión de proyectos. Sin embargo, una solución de software de gestión de proyectos que incluye calendarios ofrece varios beneficios que otras opciones de calendario no ofrecen.
Por ejemplo, los calendarios tradicionales son excelentes para planificar su día, pero terribles para planificar, visualizar y compartir el trabajo del proyecto.
Aunque su calendario en línea puede recordarle una fecha límite próxima, no está diseñado para indicarle qué tareas se requieren para cumplir con la fecha límite, quién está trabajando en ellas y cuál es su estado actual de finalización. Tendría que salir de ese programa (o enviar una solicitud por correo electrónico) para encontrar esa información crítica.
Los calendarios de software de gestión de proyectos responden a estas preguntas subyacentes enlazando directamente con el progreso y la información del proyecto.
Aquí hay siete funciones que los calendarios de gestión de proyectos ofrecen que los tradicionales no:
- Le permite rastrear y planificar el trabajo crítico manualmente
- Rastrear automáticamente el trabajo específico para proyectos, equipos o carpetas
- Código de color por estado, canal, audiencia y más
- Le permite superponer calendarios para obtener el panorama general en múltiples proyectos o carpetas
- Le permite ver calendarios por mes, trimestre y/o año
- Le permite abrir tareas de proyecto directamente desde el calendario
- Le permite compartir fácilmente actualizaciones de calendario en tiempo real con otras partes interesadas
Calendarios de software de gestión de proyectos le permiten ver tareas programadas que contienen toda la información, los archivos y las conversaciones relacionadas. Esta funcionalidad le permite saltar fácilmente del calendario al trabajo sin tener que navegar por otras herramientas o aplicaciones.
Además, tener un calendario de gestión de proyectos que se puede compartir le permite ver tareas y planes de proyectos para múltiples equipos y proyectos en toda la empresa. Esta visibilidad le ayuda a identificar posibles conflictos y coordinar el trabajo entre individuos y equipos.
Los calendarios de software de gestión de proyectos le permiten compartir información actualizada rápidamente con partes interesadas internas y externas. Esta funcionalidad significa que los ejecutivos y los clientes pueden acceder fácilmente a una vista panorámica del calendario de su proyecto y las próximas fechas clave, todo en un formato simple y visual.
Cómo funcionan los calendarios de gestión de proyectos
A diferencia de los calendarios tradicionales, los calendarios de software de gestión de proyectos se conectan directamente a proyectos y tareas subyacentes dentro de su software. Esto significa que el calendario se actualizará automáticamente a medida que cambien las tareas y los horarios.
Además, estos calendarios ofrecen sincronización bidireccional. Esto significa que si necesita retrasar o reprogramar una tarea, puede realizar el cambio directamente en la vista de calendario. Todo lo que tienes que hacer es arrastrar y soltar la tarea a la nueva fecha. No solo actualizará la tarea, sino que también ajustará automáticamente todas las tareas dependientes.
Cualquier cambio de tarea o proyecto se refleja instantáneamente tanto en el calendario como en el calendario del proyecto en tiempo real, lo que significa que nunca tendrá que preocuparse por datos contradictorios, y todo su equipo puede operar confiando en una sola fuente de verdad.
Otra forma en que los calendarios de software de gestión de proyectos le permiten mantener una fuente de verdad es apoyando la creación de calendarios individuales sin duplicar datos. Por ejemplo, puede crear calendarios separados para todo tipo de vistas diferentes, como:
- Diferentes proyectos, equipos o departamentos
- Fases de proyecto separadas
- Trabajar por público objetivo
- Trabajar por canal
- Diferentes estados de flujo de trabajo
Cada calendario sigue tirando de la misma fuente de datos, por lo que cualquier cambio en el proyecto se reflejará al instante en todos los calendarios.
Esta capacidad le permite simplificar las vistas de calendario para que la cantidad de datos no se vuelva abrumadora y no se pierda nada. Además, puede juntar los calendarios separados para ver el panorama general.
Calendarios clásicos vs. inteligentes
Hay dos tipos de calendarios de software de gestión de proyectos:
- calendarios clásicos
- calendarios inteligentes
Los calendarios clásicos son creados manualmente por usted o su equipo. Ofrecen una solución flexible que le permite mostrar solo las tareas que ha seleccionado individualmente.
Los calendarios clásicos son útiles si tiene muchas tareas repartidas en varios proyectos y solo desea monitorear las más importantes o de alta prioridad. Del mismo modo, los miembros del equipo pueden elegir crear su propio calendario clásico para que puedan administrar solo una serie limitada de tareas, como sus propias tareas y las que preceden directamente a las suyas.
Los calendarios inteligentes crean automáticamente vistas de calendario que muestran todas las tareas dentro de un proyecto o carpeta específicos. También puedes usar filtros para crear calendarios inteligentes que solo cumplan los criterios especificados, por ejemplo, si un miembro del equipo solo quiere ver las tareas asignadas.
Los calendarios inteligentes son útiles si las tareas que desea supervisar están todas dentro del mismo proyecto o carpeta y si puede filtrar fácilmente las tareas que desea rastrear. El mayor beneficio de los calendarios inteligentes es que se pueden crear con solo unos pocos clics y se pueden actualizar a medida que cambia el proyecto.
Por ejemplo, si se agrega una tarea nueva al proyecto, un calendario inteligente puede introducirla en la pantalla (suponiendo que cumpla los criterios de filtro).) Mientras que con un calendario manual, tendría que agregar manualmente esa nueva tarea a su calendario. Esto aumenta el riesgo de que se pasen por alto nuevas tareas.
Integraciones de calendario
Si bien un calendario de gestión de proyectos ofrece una gran cantidad de funciones y beneficios adicionales, es posible que aún desee usar su herramienta de calendario actual, especialmente si también está haciendo un seguimiento de eventos, reuniones y plazos no relacionados con el proyecto.
Por esta razón, es importante seleccionar un software de gestión de proyectos que sea capaz de integrarse con aplicaciones de calendario populares como Google Calendar, Outlook y Apple Calendar. Esta integración le permitirá mantener su propio calendario sin tener que administrar y actualizar dos herramientas separadas.
Tenga en cuenta que los calendarios tradicionales no están diseñados para manejar todos los detalles que un calendario de software de gestión de proyectos puede ofrecer. Debe buscar una solución que le permita seleccionar qué nivel de detalle se publica en su calendario tradicional. Por ejemplo, en su calendario en línea, es posible que solo desee ver las fechas de vencimiento de las tareas o que desee excluir subtareas.