Hay nueve (bueno, diez) pasos en el proceso A3.
0: Identificar el problema
Dado que el propósito del proceso A3 es resolver problemas o abordar necesidades, el primer paso, algo no escrito, es que necesita identificar un problema o necesidad.
1: Capture el estado actual de la situación
Una vez que se alinee en torno al problema o la necesidad que desea abordar, es hora de capturar y analizar el estado actual de la situación. Toyota sugiere que los solucionadores de problemas:
- Observe los procesos de trabajo de primera mano y documente sus observaciones.
- Reúnase alrededor de una pizarra y recorra cada paso de su proceso. Puede usar herramientas de gráficos de procesos elegantes para hacer esto, pero las figuras de palo y las flechas harán el trabajo igual de bien.
- Si es posible, cuantifique el tamaño del problema (por ejemplo, % de tickets con tiempos de ciclo largos, # de entregas de clientes que se retrasan, # de errores reportados por trimestre). Grafique sus datos si es posible; las visualizaciones son realmente útiles.
2: Realice un análisis de la causa raíz
Ahora que ve su proceso, intente averiguar la causa raíz de las eficiencias. Puedes hacer preguntas como:
- ¿Dónde sufrimos de interrupciones en la comunicación?
- ¿Dónde vemos retrasos largos sin actividad?
- ¿Qué información necesitamos para colaborar de forma más eficaz/fluida?
Documente estos puntos débiles y, a continuación, profundice más. Los 5 porqués son una herramienta útil para realizar un análisis exhaustivo de la causa raíz. La idea básica es que comiences con una declaración de problemas, y luego preguntes «¿Por qué?»hasta que descubras la verdadera razón del problema. Es posible que tenga que preguntar o no por qué exactamente cinco veces, esto es simplemente una estimación.
3: Diseñe contramedidas para abordar las causas fundamentales
Las contramedidas son sus ideas para abordar la situación; los cambios que se realizarán en sus procesos que acercarán a la organización al ideal al abordar las causas fundamentales. Las contramedidas deben tener por objeto::
- Especifique el resultado previsto y el plan para lograrlo.
- Cree conexiones claras y directas entre las personas responsables de los pasos del proceso.
- Reduzca o elimine bucles, soluciones alternativas y retrasos.
4: Defina su estado de destino
Una vez que haya seleccionado sus contramedidas, podrá definir claramente su estado de destino. En el proceso A3, usted comunica nuestro estado objetivo a través de un mapa de procesos. Asegúrese de anotar dónde se están produciendo los cambios en el proceso para que se puedan observar.
5: Desarrolle un plan para la implementación
Ahora que ha definido su estado de destino, puede desarrollar un plan para lograrlo. Los planes de aplicación deberían incluir::
- Una lista de tareas para poner en marcha las contramedidas
- Quién es responsable de qué
- Fechas de vencimiento para cualquier elemento de trabajo sensible al tiempo
La mayoría de los equipos eligen documentar su plan de implementación en su A3.
6: Desarrolle un plan de seguimiento con resultados previstos
Un plan de seguimiento permite a los equipos Lean verificar su trabajo; les permite verificar si realmente entendieron la condición actual lo suficientemente bien como para mejorarla. Un plan de seguimiento es un paso crítico en la mejora del proceso, ya que puede ayudar a los equipos a:
- se ejecutó el plan de implementación
- se cumplió la condición objetivo
- se alcanzaron los resultados esperados
Estos primeros seis pasos se capturan en el informe A3. La mayoría de los equipos usan una plantilla para su A3.
7: Conseguir que todos se unan
El objetivo de cualquier mejora sistémica es que mejore cada parte del sistema. Es por eso que es vital incluir a todos los que podrían verse afectados por la implementación o el estado objetivo en la conversación antes de que se realicen cambios.
La creación de consenso a lo largo del proceso suele ser el enfoque más eficaz, por lo que muchos equipos eligen incluir esto en cada punto de inflexión crítico del proceso A3. Dependiendo del alcance del trabajo, también podría ser importante informar a los ejecutivos y otras partes interesadas que podrían verse afectadas por el trabajo.
8: Implementar!
Ahora es el momento de la implementación. Siga la implementación como se discutió, observando las oportunidades de mejora en el camino.
9: Evaluar resultados
En demasiadas situaciones, el proceso A3 termina con la implementación. Es fundamental medir los resultados reales y compararlos con tus predicciones para aprender.
Si sus resultados reales varían mucho de lo que se esperaba, investigue para averiguar por qué. Modifique el proceso según sea necesario y repita la implementación y el seguimiento hasta que se alcance el objetivo.