De todos los procesos que cubre el equipo de finanzas, el proceso de cierre de fin de mes merece especialmente su atención. Si trabajas en un departamento de contabilidad, sabes que los estados financieros ciertamente importan, pero igual de importante es un registro consistente y actualizado, por lo que no se dejan facturas, recibos u otra documentación importante.
Los equipos de contabilidad deben revisar el proceso de cierre mensual, desarrollar una lista de tareas para garantizar que se realice sin problemas y correctamente, seguir las mejores prácticas y utilizar las herramientas de software disponibles para ellos. Esta guía está destinada a ayudarlo a comenzar este viaje.
¿Cuál es el Cierre de Fin de Mes?
Las empresas se preocupan por presentar sus estados financieros a tiempo porque ayudan a mantener un flujo de caja saludable, facilitan la planificación financiera, ayudan a tomar decisiones comerciales estratégicas y miden el progreso hacia los objetivos a largo plazo.
Al final de cada mes, las empresas a menudo se aseguran de que sus libros estén cerrados para que los registros queden grabados en piedra. Esta tarea, conocida como el proceso de cierre de fin de mes, da como resultado:
- Un sistema de contabilidad confiable y preciso
- Decisiones comerciales más informadas
- Mayor visibilidad de la salud financiera de su empresa
- Auditoría financiera más fácil
- Presentación de impuestos simplificada
Puede estar seguro al final de cada mes de que cualquier transacción se ha realizado antes o después del cierre y que su saldo de fin de mes sea preciso y esté actualizado. Un conjunto completo de datos financieros del mes anterior también se puede usar como base para las decisiones comerciales del mes siguiente, ya que un período de cierre resalta las áreas en las que puede mejorar.
En otras palabras, está haciendo una revisión completa de la actividad financiera y el rendimiento de todo ese mes y tiene la confianza de que es poco probable que el registro de ese mes cambie en el futuro. La información exacta que está «cerrando» aquí incluye:
- Balances, que necesitan certificación y una garantía de que no hay discrepancias.
- Comercio entre empresas y todas las transacciones que realice con otras empresas.
- Las entradas recurrentes del diario se validarán, aprobarán y publicarán.
- Una lista de verificación completa de la que hablaremos más adelante.
Otros documentos pertinentes incluyen facturas no registradas, estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito, asientos hipotecarios y facturas de seguros. La recopilación de datos es claramente una gran parte del proceso, y parte de la información a recopilar incluye:
- Ingresos totales cuentas bancarias
- Estados financieros y balances
- Activos fijos y niveles de inventario
- Información de cuentas bancarias
- Ingresos y gastos
- Caja chica
- Datos del libro mayor
El enfoque exacto del proceso de cierre mensual difiere según el tipo de negocio y su metodología contable específica. Y algunas empresas practican la versión anual conocida como cierre de fin de año.
El proceso de cierre de fin de mes, para revisar, es el acto de ajustar las entradas para corregir las cuentas para el período cerrado. Se conoce alternativamente como «registro para reportar».»
Los Pasos del Proceso de Cierre de Fin de Mes
El cierre financiero no tiene que ser un dolor de cabeza para el equipo de contabilidad. Seguir el conjunto de pasos correctos al tratar con los registros financieros al final de cada mes tendrá un efecto positivo en la organización en su conjunto.
Recopilar información
Cerrar los libros es una tarea que requiere muchos datos. Comience recopilando varios puntos de datos relativos al período contable en cuestión:
- Recuento de inventario
- Cuentas de estado de resultados
- Gastos acumulados
- Libro mayor
Siempre tienen un registro de las transacciones operativas diarias, idealmente el momento en que se realizan en lugar de esperar hasta el final del mes.
Combine las Partes de Contabilidad
Los sistemas de contabilidad no son entidades homogéneas; por lo general vienen en módulos que cubren fines específicos, como un departamento de cuentas por pagar y un departamento de cuentas por cobrar. Parte del proceso de cierre consiste en reconciliar todos estos componentes.
Asegurarse de que el saldo de las cuentas por pagar, por ejemplo, se ajuste al libro mayor. Para ello, organice los recibos y anote todas sus compras. Verifique sus registros durante este paso para asegurarse de que todo ha sido pagado.
Para los asientos de cuentas por cobrar, observe todas las fuentes de ingresos, desde préstamos hasta pagos de facturas. ¿Un cliente aún no ha terminado un pago o ha olvidado enviar una factura? Obtenga esas entradas ordenadas antes de fin de mes.
Conciliar cuentas
Conciliar todas sus cuentas es un paso principal del cierre. Verifique los estados de cuenta con sus recibos, formularios bancarios y otras entradas externas. Las cuentas que necesitan este tratamiento son:
- Cuentas de efectivo, cheques y ahorros
- Cuentas prepagadas
- Otras cuentas de balance
- Efectivo para gastos menores
Primero concilie sus cuentas de efectivo, que son más fáciles de procesar, ya que las discrepancias y los errores son evidentes cuando se trata de efectivo. Este paso también le hace saber cuánto dinero en efectivo tiene a mano como negocio.
A partir de ahí, pase a conciliar las cuentas del balance. No olvide revisar las cuentas de ingresos y gastos para asegurarse de que todas las entradas se hayan reflejado con precisión.
Considere el inventario y los Activos fijos
No todo lo que tiene valor en la organización se puede establecer en una cantidad en efectivo. Los activos fijos, que pueden incluir equipos, propiedades y vehículos, agregan valor a largo plazo a su negocio. Tenga en cuenta que su valor puede depreciarse con el tiempo.
De manera similar, realice un recuento de inventario cada mes como parte del cierre. ¿Necesita reponer existencias? Si es así, ¿cuánto? ¿Algún artículo es perecedero o necesita reemplazo?
Redactar Estados Financieros
Una vez actualizado el libro mayor, el siguiente paso es preparar los estados financieros, que se pueden hacer con datos compilados en una hoja de cálculo o herramientas de automatización. Los temas que se tratan en estos documentos suelen ser un resumen del libro mayor, los estados de pérdidas y ganancias y los balances.
El mero hecho de revisar sus estados financieros puede darle información sobre lo que está comprando y si está obteniendo un rendimiento adecuado de su inversión. También son un indicador de gastos excesivos y otras cuestiones presupuestarias.
Organizar las declaraciones es igual de importante para que no estés luchando por encontrarlas en los últimos días del mes. La mayoría de las formas de software de contabilidad tienen características incorporadas para este propósito.
Revisión final
Toda la documentación relacionada se envía a la alta dirección para su revisión. La persona que revisa los documentos de cierre no está directamente vinculada con el proceso de cierre hasta este punto y tiene la oportunidad de mirar todo con ojos nuevos.
El cierre de fin de mes finaliza cuando el mes anterior se ha fijado en piedra y no se registran nuevas transacciones en él.
¿Qué ha aprendido en el transcurso de este proceso y qué puede aplicar para facilitar el próximo mes? Cuando empieces de nuevo el mes que viene, dedícate a crear un calendario financiero para mantenerte al día con los libros. Anote los plazos para:
- Recopilación de todas las transacciones
- Recepción y registro de nuevos informes
- Contabilización de todos los ingresos y gastos
- Un cronograma general para ajustar el libro mayor
Comunique sus planes a otros miembros del equipo involucrados en el proceso de cierre de fin de mes para que todos se unan a bordo. Puede ajustar el calendario a medida que pasa el tiempo para ajustarlo a su horario.
La lista de verificación para cerrar el fin de mes
Después de leer esa lista de pasos, cerrar los registros financieros puede parecer un poco desalentador. La función de contabilidad financiera va más allá de las transacciones, cubriendo el efectivo de ingresos, los préstamos bancarios, las cuentas de ahorro, los gastos mensuales y otras partes esenciales que afectan a toda la organización.
¿Cómo se asegura de que no se ha perdido nada? Una factura o estado de cuenta extraviado puede resultar en pérdidas curiosas que no podrá contabilizar. La siguiente es una lista de verificación para revisar si se encuentra a cargo del proceso de cierre mensual.
- Efectivo: Ajuste los cheques o depósitos pendientes hasta que su saldo de efectivo final coincida con lo que dice el extracto bancario. Deposite los fondos no depositados del mes anterior.
- Inventario y activos fijos: Documente correctamente el valor de depreciación y el inventario obsoleto / vencido.
- Cuentas por pagar y por cobrar: Buscar créditos no aplicados o los saldos vencidos a escribir.
- Notas a pagar con el banco: Considere los horarios de amortización y documente adecuadamente el costo de los intereses mensuales.
- Cuentas entre empresas: Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar deben coincidir entre ambas empresas. Verifique también los gastos prepagados.
- Vacaciones acumuladas y nómina: Para reembolso de empleados.
- Impuestos devengados: Incluidos los que se aplican a la propiedad, las ventas y la nómina.
- Gastos: Incluidos los gastos de suministros y mantenimiento.
Esta lista de verificación no tiene que completarse en orden. De hecho, algunas tareas pueden delegarse a otro departamento. La identificación de dependencias de tareas será inevitablemente un paso adicional para las organizaciones más grandes.
Mejores prácticas
Además de un plan establecido y una lista de verificación, repasemos algunas prácticas recomendadas para que este proceso de negocio esencial sea lo más fluido posible.
- Nunca sacrifique la precisión por la velocidad: Cerrar los libros puede llevar mucho tiempo, pero los datos con los que está trabajando se reflejarán en sus futuras decisiones comerciales. Gestione sus expectativas en consecuencia al no apresurarse en el trabajo y omitir accidentalmente declaraciones o entradas importantes. Una buena regla general es planear terminar el proceso en 10 días después de que termine el mes.
- Pero recuerde administrar bien su tiempo: La eficiencia importa en el departamento de contabilidad. Si tienes una fecha de cierre, dedícate a cumplirla lo mejor que puedas. Hable con los miembros del equipo sobre plazos realistas y comuníquese adecuadamente para evitar la posibilidad de retrasos.
- Aprende lentamente de los errores: Cierras al final de cada mes, por lo que siempre hay otra oportunidad de mejorar los contratiempos observados en el mes anterior. Los nuevos contadores necesitarán algún tiempo para familiarizarse con las herramientas y el software relacionados y deben aprovechar los programas de capacitación disponibles.
- Establezca relaciones con otros equipos, incluso con aquellos que no están en finanzas: Si más personas son conscientes de lo que está haciendo, otros departamentos pueden ayudar a aportar los datos financieros necesarios y comprender hacia dónde se dirige el esfuerzo. La alta dirección especialmente debe tener una idea de sus objetivos.
- Aproveche la automatización: La tecnología ha simplificado enormemente las tareas de contabilidad. Las herramientas de software se pueden utilizar para recopilar datos y ejecutar cálculos rápidamente sin riesgo de error humano, entre otras optimizaciones.
Hablaremos más sobre la automatización en el espacio de contabilidad y el proceso de cierre de fin de mes específicamente más adelante. Pero ya sea que sea un profesional experimentado o un nuevo contador que se encargue de cerrar los libros, tener estas prácticas en mente lo ayudará a comenzar a trabajar.
Trampas y desafíos
Este procedimiento de contabilidad no está exento de desafíos. Uno de los problemas más evidentes conocidos por los administradores de empresas es la ineficiencia de recopilar toda la información necesaria.
El problema aquí es que los datos financieros provienen de varias fuentes dispares y, una vez extraídos, los contables deben limpiarlos y convertirlos en un formato consistente. Tener que crear varias hojas de cálculo para cubrir la limpieza de datos que requiere mucha mano de obra ralentiza el proceso y aumenta los gastos administrativos.
Otro cuello de botella es la coordinación del trabajo entre todos los departamentos involucrados en los datos financieros. Las empresas más grandes, especialmente, tienen que lidiar con interdependencias complejas que son un desastre que desenredar en los últimos días de un mes. ¿Cómo se asegura de que no se está quedando atrás o perdiendo la noción de dónde se encuentra en la lista de verificación?
Este trabajo que consume mucho tiempo le quita tiempo de negocios que se podría dedicar a aplicaciones más útiles como la gestión de riesgos, la administración de controles internos y el análisis de rendimiento.
Encontrar la solución con Herramientas de automatización
El software de contabilidad de hoy en día es más que capaz de acelerar muchas de las tareas tediosas asociadas con el cierre de fin de mes, incluida la recopilación de datos contables, la preparación de informes y la garantía de que todo se archive y se informe antes de la fecha de cierre. Los beneficios de buscar estas soluciones son numerosos.
Menos Trabajo manual
La eliminación de la entrada manual de datos suele ser el primer punto de venta que esperan los equipos de contabilidad, pero la ventaja aquí se extiende más allá de eso.
Algunas tareas deben programarse de acuerdo con una fecha u hora o deben activarse por dependencias. Gracias a la automatización, no habrá necesidad de monitorear constantemente cada tarea y notificar a las personas responsables de los próximos pasos.
La tecnología también se puede utilizar para estandarizar las conciliaciones de cuentas y automatizar la creación y el procesamiento de miles de entradas de diario con las que inevitablemente trabajan las empresas.
Visibilidad mejorada
Consulte la lista de verificación de cierre de fin de mes. Cada elemento de la lista a menudo se hace a través de una hoja de cálculo separada por individuos aislados específicos de sus departamentos. Cuando se hace de la manera tradicional, estas tareas son invisibles para la función financiera más amplia, y puede ser difícil integrar el trabajo con el proceso de cierre mensual en su conjunto.
Incluso las organizaciones más grandes luchan con la fragmentación y la coordinación del trabajo financiero de toda la empresa, ya que están distribuidas en múltiples ubicaciones geográficas. La frustración se ve exacerbada por el elevado número de interdependencias que hay que tener en cuenta.
El objetivo del software de contabilidad es crear un entorno digital unificado en el que cada equipo pueda colaborar para completar la lista de verificación. Además, los paneles y las notificaciones supervisan el progreso en tiempo real y dan a la administración una idea de qué hacer a continuación. Este nivel de visibilidad garantiza que todos estén en la misma página y que los problemas se detecten antes de que se conviertan en problemas significativos.
Auditoría simplificada
El software registra fácilmente las actividades de cierre, quién las realizó y a qué hora, lo que resulta en un cómodo seguimiento de auditoría. Los profesionales de contabilidad pueden verificar que se están siguiendo las mejores prácticas y pueden rastrear la responsabilidad cada vez que se cometen errores.
Un Enfoque Más Refinado de la Contabilidad
Las grandes molestias durante el proceso de cierre de fin de mes podrían ser una indicación de problemas subyacentes con el enfoque de contabilidad de su empresa. Por ejemplo, si un equipo de cuentas por pagar no se involucra con el proceso de compra a tiempo, tendrá que ponerse al día al final del mes para emitir todos los pagos pendientes y verificar la acumulación de documentos y facturas.
El software de automatización les da a estos equipos conocimiento de la actividad financiera en toda la empresa, dándoles la oportunidad de proporcionar información para tomar decisiones de compra desde el principio.