Proceso de Planificación de la Mano de Obra (Con Diagrama de Flujo)

Este artículo arroja luz sobre los cinco pasos principales involucrados en el proceso de planificación de la mano de obra. Los pasos son: 1. Objetivos y Planes de la Organización 2. Previsión de las Necesidades de Mano de Obra 3. Preparación del Inventario de Mano de Obra 4. Identificación de la Brecha de Mano de Obra 5. Planes de Acción para Salvar la Brecha.

Paso # 1. Objetivos y Planes de la Organización:

El punto de partida de cualquier actividad en una organización/empresa es su objetivo, que se origina en varios planes y políticas que proporcionan orientación para el curso de acción futuro. En función de estas orientaciones, varios subsistemas de la empresa elaboran sus propios planes y programas. De esta manera, los planes y programas de cada subsistema están vinculados al plan y las políticas principales de la organización.

La contribución de un subsistema al logro de los objetivos de la organización se ve afectada negativamente si la vinculación no es adecuada. Esto es cierto también en el caso de la planificación de la mano de obra. Por lo tanto, las políticas de la organización deben determinarse e incorporarse en el proceso de planificación.

En concreto, las siguientes preguntas son pertinentes a este respecto:

(1) ¿Las vacantes identificadas se cubrirán mediante un ascenso desde dentro o desde fuera?

(2) ¿Cómo interactúan los objetivos de desarrollo y formación con los objetivos de planificación de la mano de obra?

(3) ¿Cuáles son las limitaciones encontradas en la planificación de la mano de obra? ¿Qué políticas se requieren para manejar estas limitaciones?

(4) ¿Deben continuar o eliminarse los trabajos rutinarios y aburridos, es decir, cómo enriquecer el trabajo del empleado?

(5) ¿Cuáles son las formas de reducir el tamaño de las organizaciones para luchar contra la competencia existente?

(6) ¿Hasta qué punto se puede adoptar la automatización en caso de producción y otras operaciones?

(7) ¿Cuáles son los medios para garantizar la disponibilidad continua de una mano de obra flexible y adaptable?

Paso # 2. Previsión de las Necesidades de Mano de Obra:

El primer ingrediente esencial de la planificación de la mano de obra es la previsión de las necesidades de recursos humanos de una organización a lo largo de un período de tiempo.

En cierto modo, esta necesidad depende de la escala de las operaciones de las organizaciones durante el período que se examina. Sin embargo, las necesidades humanas totales no tienen una relación lineal completa con el volumen de producción/operación.

Esto se debe a hechos como la relación hombre-máquina y el cambio en la productividad, etc. Por lo tanto, al hacer previsiones de las necesidades de recursos humanos, deben tenerse en cuenta todos los factores que influyen en la relación entre el volumen de operaciones y el número de empleados.

Aunque esto hace que los problemas de planificación de la mano de obra sean bastante difíciles, pero proporciona una respuesta clara a la pregunta crítica, ¿cuántas personas se necesitarán en el futuro? El departamento de recursos humanos tiene que preparar un pronóstico para las necesidades de recursos humanos basado en esos documentos.

La previsión de las necesidades de recursos humanos tiene los siguientes fines:

1. Cuantificar el trabajo requerido para fabricar un número determinado de productos / bienes u ofrecer una cantidad determinada de servicio.

2. Distinguir qué mezclas de personal es deseable en el futuro.

3. Evaluar y determinar la dotación de personal adecuada en diferentes partes de la organización a fin de evitar gastos innecesarios.

4. Para deshacerse de la escasez de personas cuando & donde más se requieren.

5. Visualizar el cumplimiento de los requisitos legales con respecto a la reserva de puestos de trabajo, etc.

Paso # 3. Preparación del Inventario de Mano de Obra:

Inventario es el término que se utiliza normalmente para el recuento de artículos tangibles que son necesarios para fabricar un producto y mantener el equipo y la maquinaria en buen estado de funcionamiento. De la misma manera, se puede preparar un inventario de los recursos humanos.

La diferencia es que el inventario de recursos humanos no consiste simplemente en contar los jefes disponibles, sino en catalogar su potencial presente y futuro. En vista de que el total de recursos humanos de una empresa u organización se clasifica como personal directivo y no directivo.

El inventario de aptitudes se refiere al personal no directivo, mientras que el inventario de aptitudes se refiere al personal directivo. Un inventario cataloga las habilidades, habilidades y potenciales de una persona. Dado que el personal directivo y no directivo difieren entre sí, se necesitan diferentes tipos de información para preparar sus inventarios.

Inventario de gestión:

Un inventario de gestión proporciona la siguiente información:

1. Datos de personal.

2. Historial laboral.

3. Plan de carrera.

4. Fortalezas y debilidades.

5. Potenciales de promoción.

6. Tamaño de la empresa administrada, es decir, número y tipos de empleados administrados.

7. Presupuesto de las empresas gestionadas.

8. Cualquier logro especial, como la adquisición de calificaciones adicionales, conferencias / seminarios, asistencia, trabajos presentados / escritos en revistas.

Inventario de competencias:

En el inventario de competencias se necesitan los siguientes tipos de información:

1. Datos biológicos de los empleados.

2. Competencias adquiridas i.e. experiencia laboral, capacitación, etc.

3. Logros especiales, si los hay.

4. Potenciales del empleado.

Los sistemas de información de recursos humanos mantienen la información mencionada. Sin embargo, la información debería revisarse y actualizarse periódicamente.

De esta manera, el inventario de recursos humanos proporciona información sobre el personal presente y futuro que estará disponible en la organización. Para las medidas de gestión adecuadas, la base se proporciona a través de este inventario, que ayuda a identificar la brecha existente y futura en el personal y sus capacidades.

Proceso de Preparación del Inventario de Mano de obra:

El proceso de preparación del inventario de mano de obra consta de cuatro etapas, la determinación del personal que se incluirá en el inventario, la catalogación de información fáctica sobre las personas, la evaluación sistemática detallada de cada persona y el análisis detallado de las personas que tienen potencial de desarrollo.

Las siguientes son las diversas medidas adoptadas:

(1) El primer paso en el inventario de mano de obra se refiere a la identificación del personal cuyo inventario debe prepararse. Por regla general, se debe incluir en el inventario a las personas que estarán disponibles en la organización y que tienen potencial para ocupar puestos futuros.

Por lo tanto, las personas que ocupan algunos puestos directivos y hasta un determinado grupo de edad pueden incluirse en el inventario de mano de obra. Se puede considerar la inclusión en esta categoría de agentes y supervisores prometedores, capaces de ocupar puestos directivos en el futuro.

(2) Después de identificar al personal que se incluirá en el inventario de mano de obra, se recopila información detallada sobre él.

La información puede ser fáctica en relación con la edad, la educación, la experiencia, el estado de salud, la edad de jubilación, los resultados de pruebas psicológicas y de otro tipo, los registros de empleo, la calificación de mérito, etc. Algunas organizaciones organizan entrevistas breves para determinar la exactitud de los datos y también para desenterrar/desenterrar las capacidades potenciales de las personas. Todos estos discos funcionan como catálogo de talentos.

(3) El tercer paso consiste en la evaluación del personal incluido en el inventario. Esto proporcionará la información sobre los talentos actuales y potenciales de cada individuo.

Todos los individuos pueden ser clasificados de alguna manera. Además de la calificación, se deben registrar observaciones específicas adicionales sobre las personas, como una lista de trabajos encomiables, limitaciones específicas, puestos para los que las personas están potencialmente calificadas y necesitan capacitación adicional, etc.

(4) Se realizará un estudio detallado de las personas que tienen un alto potencial de ascenso y colocación en puestos clave de la organización, después de evaluar a todo el personal incluido en el inventario de mano de obra. Ese estudio ayudará a especificar las necesidades de capacitación, el tipo de promoción de la capacitación, el momento de la promoción y otras cuestiones conexas.

Paso # 4. Identificación de la brecha de mano de obra:

La diferencia entre la mano de obra requerida en un momento determinado y el personal disponible en ese momento se conoce como brecha de mano de obra. Dado que la mera brecha cuantitativa agregada no serviría para mucho, la brecha debería medirse con respecto a los diversos tipos de personal. Básicamente, esta brecha puede ser de dos tipos: el excedente de recursos humanos y la escasez de recursos humanos.

Los diferentes planes de acción que se necesitan para hacer frente al exceso de recursos humanos incluyen el plan de jubilación voluntaria, el despido, la reducción de horas de trabajo, etc. según sea el caso y según lo permitan los requisitos legales. La escasez de recursos humanos puede subsanarse mediante la contratación y selección de personal adicional, el perfeccionamiento del personal, la motivación y la integración en la organización.

Paso # 5. Planes de acción para colmar la brecha:

Se diseñan varios planes de acción para colmar la brecha de recursos humanos. El excedente o la escasez de recursos humanos se debe normalmente a una planificación inadecuada de la mano de obra en el puesto o a cambios en los planes de organización, como la desinversión de empresas o el cierre de algunas empresas y, por otras razones, se pueden diseñar planes de acción para reducir su tamaño como se mencionó anteriormente.