Proceso de Verificación de Facturas Y Cómo Mejorarlo
Los proveedores utilizan facturas para cobrar los pagos de productos y servicios que han proporcionado a sus clientes de acuerdo con los términos de un contrato, una orden de compra o un formulario de pedido. Aunque los términos contractuales indiquen lo contrario, las facturas pueden tener términos diferentes o términos adicionales en comparación con los documentos que rigen. Los términos y condiciones adicionales a menudo incluyen errores y omisiones declaraciones esperadas (E&OE) en un esfuerzo por excusar errores leves y reducir su responsabilidad legal por información potencialmente incompleta o incorrecta.
Las facturas de productos y servicios de tecnología de la información (TI) a menudo tienen una tasa de errores más alta en comparación con los productos y servicios que no son de TI. Esto es especialmente cierto para las facturas relacionadas con el software para licencias, actualizaciones, mantenimiento y soporte. Varios estudios indican que hasta el 75% de las facturas de software son incorrectas cuando el promedio se sitúa entre el 50 y el 60%. Dicho esto, no todos los errores son importantes para el costo y el riesgo. Sin embargo, existe una correlación entre los contratos con cláusulas negociadas y los errores en las facturas. Cuantos más términos negociados existan, mayor será la probabilidad de que la factura sea incorrecta.
Otras causas de tasas de error más altas incluyen:
- El proveedor o producto ha sido adquirido por otro proveedor que utiliza un modelo de negocio y un sistema de facturación diferentes (como SAP)
- Diferencias globales, como impuestos y moneda
- El sistema de facturación del proveedor es inflexible u obsoleto. Los sistemas no pueden adaptarse a términos no estándar o actuales, ya sea que hayan sido negociados o sean aplicables según el modelo de negocio actual del proveedor
- La factura se basa en un documento de gobierno incorrecto, como el formulario de pedido incorrecto o el horario incorrecto
- A la factura le falta información como títulos de productos, cantidades, fechas de inicio y finalización, etc.
- Cambios en el modelo de negocio y/o la terminología de un proveedor
La verificación de facturas comprueba que obtuviste lo que pagaste antes de realizar el pago al proveedor. Múltiples factores influyen en el nivel en el que se verifica una factura, incluida la prioridad y la organización para garantizar que las facturas se presenten correctamente, el apetito por el riesgo y la disponibilidad de herramientas y procesos definidos.
Conciliación de facturas
Muchas empresas han automatizado el proceso de pago de facturas y las que no suelen optar por delegar la decisión al personal de contabilidad. El problema con ese enfoque es que el personal a menudo no está familiarizado con las industrias y los documentos rectores con los que trabaja la organización. En cualquier caso, la decisión de pagar una factura se basa en un proceso de cotejo a tres bandas que compara la orden de compra con el recibo de la mercancía y la factura. Ya sea que la comparación sea manual o automatizada, puede considerar solo el número y la cantidad de la orden de compra, sin considerar otra información que pueda ser importante. A veces, los sistemas pueden comparar documentos en una coincidencia de 2 vías o una coincidencia de 4 vías. Algunas empresas comienzan con un proceso de conciliación, pero lo cambiarán a medida que crezca un negocio o surjan problemas con la facturación. Es importante revisar su proceso de reconciliación con frecuencia para evaluar qué tan bien está funcionando.
Ajuste sus Términos
Algunas empresas crean términos de pago específicos para el cliente. Esto puede ser maravilloso para pequeñas empresas con pocos clientes. A medida que un negocio crece, se convierte en un obstáculo. El ajuste de los términos en el documento de factura a un término universal disminuirá los errores. Las empresas globales pueden necesitar términos diferentes según el país con el que están trabajando, pero esos términos deben aplicarse a todos los clientes en ese país. Facilita la automatización y ahorra tiempo durante la creación de una factura. Muchas empresas establecerán un término estándar con una nueva clientela y luego actualizarán su clientela establecida.
Reevaluar sus procesos
Identificar áreas problemáticas es un factor importante para mejorar sus métodos. Hay algunas cosas a considerar al reevaluar:
- ¿Estás enviando facturas en papel?
- ¿Asigna códigos de empresa a cada uno de sus proveedores?
- ¿Qué límites de tolerancia existen?
- ¿Cuál es su volumen de órdenes de compra cada semana / mes / trimestre?
- ¿Cuál es su volumen de facturas enviadas cada semana / mes / trimestre?
- ¿Cuál es su volumen de facturas recibidas cada semana/mes/trimestre?
- ¿Con qué frecuencia utiliza descuentos para proveedores?
- ¿Quién está procesando la gestión de materiales?
Eche un vistazo de cerca a cada departamento y a su participación en los procesos en marcha. Podría haber un lugar donde las cosas empiecen a atascarse. Obtenga información de esos departamentos sobre sus sugerencias para simplificar las cosas. Considere la automatización y la facturación electrónica para minimizar los rastros físicos de papel. El uso de Miro para la colaboración en equipo es vital para el éxito de la comunicación. La planificación de recursos empresariales (ERP) mostrará sus procesos en tiempo real y ayudará a evaluar el sistema.
Proveedores con problemas de incendio
Cuando tiene al proveedor o proveedores que tienen la costumbre de no pagar a tiempo, pueden causar estragos en sus procesos de facturación y flujo de efectivo. Sus términos deben incluir un cargo por pago atrasado o un cargo porcentual en todas las facturas entrantes. Cambie la ubicación de esas tarifas y colóquelas cerca del monto de la factura. Estas tarifas se generarán automáticamente en los programas como un elemento de línea. Compruebe la fecha de su factura. ¿Es visible cuando se escanea la información? Los proveedores problemáticos crean más trabajo para la gestión de inventario y las finanzas. Si el proveedor se niega a cumplir con los acuerdos de pago, es hora de buscar un nuevo proveedor.
Esto también se extiende a cómo un proveedor rastrea sus propias facturas. Algunos proveedores tienen procesos problemáticos en los que no está claro por qué está pagando. O está haciendo pagos por una factura que se aplican a otras facturas. Cuando un proveedor hace este tipo de cosas, ralentiza el proceso en su extremo. Debe cambiarse para que sus procesos sean más fluidos y la imagen financiera de la empresa sea más clara. Los códigos de transacción y un número de documento pueden ayudar a determinar cómo se han aplicado los pagos.
Comparaciones de referencia
Comparar su negocio con otros en el mismo mercado puede ser un beneficio para la empresa. Proporcionarán ideas sobre cómo mantener lo que funciona y soluciones para los problemas. Puede ser una experiencia reveladora que enseña mucho. Saber cómo te paras al lado de tus competidores es un beneficio. Si te va bien, puede ser un motivador para mejorar las ventas y las relaciones. El costo puede ser alto, pero esto es una inversión en la empresa. Muchas empresas pueden decir que tienen áreas problemáticas, pero el costo de esas áreas se revela en una comparación. Vale la pena pagar por un servicio que ayudará a cambiar los procesos y ahorrar dinero a la empresa.
Revise los programas de descuento
Cuando se trata de cuentas por pagar, aprovechar todos los descuentos disponibles es valioso para la contabilidad financiera. El problema es cuando están atrasados en el pago de esas facturas y pierden los descuentos. Una revisión de lo que se está llevando a cabo para evitar que esas facturas se paguen durante la elegibilidad para el descuento es una necesidad.
Otra cosa a considerar es renegociar los términos con un proveedor para obtener un descuento o un mejor descuento. Si un proveedor no está dispuesto, buscar un nuevo proveedor dispuesto a ofrecer un descuento es una forma de mejorar los procesos y las finanzas.
¿La empresa ofrece descuentos por pago anticipado o puntual? Es algo a considerar para mejorar el flujo de efectivo y los procesos de cuentas por cobrar. También es una herramienta de negociación atractiva a la hora de adquirir nueva clientela.
Siempre es una buena idea evaluar el proceso de verificación de facturas al menos una vez al año, para asegurarse de que las cosas sean lo más eficientes posible.