El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio de información y documentos comerciales de computadora a computadora. Fundamentalmente, el EDI es una metodología. Es un conjunto de mejores prácticas, estándares, procesos y tecnología que permite el libre flujo de información entre diferentes empresas, específicamente, diferentes empresas dentro de una sola cadena de suministro.
Por ejemplo, un fabricante de automóviles (p. ej. BMW) compra piezas de diferentes compañías. Luego necesita distribuir automóviles fabricados a concesionarios de automóviles, solo algunos de los cuales están bajo el control directo de BMW. Cada una de esas órdenes de compra y facturas se pueden hacer manualmente (imprimir pedidos, volver a ingresar manualmente los datos, enviar facturas por correo electrónico o por correo, etc.).). O podría hacerse de forma electrónica y automática usando EDI.
Sin embargo, para intercambiar información automáticamente entre diferentes empresas, los diferentes sistemas deben ser capaces de entenderse entre sí. Esto significa que necesitan utilizar un formato estandarizado y una tecnología compatible. EDI es todos los componentes y procesos necesarios para entregar este resultado electrónico y automatizado.
En Data Interchange, llevamos décadas ayudando a las empresas a implementar sistemas EDI y somos pioneros en nuevas formas de optimizar los resultados EDI modernos. Aquí, vamos a explicar EDI, cómo funciona, cómo está cambiando, y cómo exactamente se encuentra a moldear el futuro de la gestión de cadena de suministro.
Lectura sugerida: Si desea obtener más información sobre cómo el EDI puede ofrecer resultados empresariales transformadores, consulte nuestro libro electrónico: El negocio centrado en la Cadena de suministro.
¿Dónde EDI vienen?
El EDI se introdujo por primera vez en las cadenas de suministro en la década de 1960, cuando Ed Guilbert desarrolló una forma de comunicación electrónica entre las cadenas de suministro de envíos en el ejército de los Estados Unidos. Aunque el EDI tardó hasta principios de los años 90 en encontrar una amplia integración en la cadena de suministro, el EDI fue un facilitador fundamental de la globalización temprana. En lugar de depender de servicios postales lentos, el EDI permitía la comunicación instantánea a larga distancia en una era anterior a Internet.
Hoy en día, algunas de las empresas más grandes del mundo, incluidos pioneros del EDI como Walmart, Volkswagen y Scania, aprovechan el EDI para ofrecer beneficios como:
- Menores costos operativos
- Mayor seguridad de las transacciones
- Comunicaciones más rápidas y optimizadas
- Eliminación de procesos manuales
- Y más
Todo, desde el comercio minorista hasta la industria de la salud y la automoción, se ha beneficiado del EDI. De hecho, nuestro propio cofundador, Phillip Friend, ayudó a desarrollar el primer protocolo de comunicaciones EDI de la industria automotriz (ODETTE FTP, también conocido como OFTP 2) en la década de 1980.
Los principales estándares EDI
Las implementaciones EDI originales dependían completamente de que los socios comerciales compartieran el mismo software de formato estándar, los cuatro más comunes de los cuales siguen siendo:
- UN / EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos de las Naciones Unidas para la Administración, el Comercio y el Transporte): normas internacionales de uso generalizado elaboradas por las Naciones Unidas en 1987.
- ASC X12 (Comité de Normas Acreditado X12): Introducido por el Instituto Nacional de Normas de Estados Unidos en 1979 y utilizado predominantemente en América del Norte
- GS1 EDI: Un desarrollo moderno popular de EDIFACT utilizado en muchas cadenas de suministro globales.
- VDA: Un estándar EDI más reciente, VDA ha experimentado una rápida adopción y se usa ampliamente en la industria automotriz, particularmente en Alemania.
Otra norma común es PEPPOL (Contratación Pública Paneuropea en línea). PEPPOL es un desarrollo particularmente interesante porque también incluye un «estándar de comunicación» con el mismo nombre. PEPPOL es popular en toda Europa, especialmente en el sector público. En el Reino Unido, el NHS ha estado usando PEPPOL desde 2019.
Estándares de comunicación vs estándares de mensajería
Los estándares de comunicación son el método de transferencia de información, a menudo también llamados protocolos. Los estándares de mensajería (o simplemente estándares) son la forma en que se formatea y presenta esa información en el contexto del protocolo. EDIFACT, X12 y GS1 son ejemplos de estándares de mensajería.
Los estándares de comunicación (protocolos) más comunes son OFTP y AS2, ambos desarrollados específicamente para EDI. Sin embargo, los protocolos reutilizados también son comunes. Por ejemplo, HTTP y FTP. PEPPOL está diseñado específicamente para EDI y tiene un componente estándar de mensajería y comunicación.
Diferentes tipos de EDI
Para empezar, el proceso EDI era una especie de ventanilla única, dominado por lo que ahora conocemos como «EDI punto a punto» o «EDI directo». El EDI punto a punto crea una línea directa de comunicación a través de dos empresas que utilizan protocolos acordados como AS2 (según lo adoptado por Walmart), OFTP o SFTP.
Desafortunadamente, los protocolos incompatibles y la necesidad de mantenerse al día con cientos de proveedores que utilizan una gama de estándares aún hacen que muchas empresas tengan dificultades para administrar las integraciones. Desde el advenimiento de Internet, el EDI ha evolucionado. Las dos alternativas al EDI directo son:
- EDI vía VAN: despliega una nube alojada para facilitar el intercambio de información. En lugar de tener que configurar y mantener una conexión directa entre todos los socios de la cadena de suministro, todos simplemente mantienen una conexión con la CAMIONETA. Esto simplifica la gestión, y los proveedores de furgonetas pueden ayudar a admitir una amplia gama de protocolos y estándares.
- WebEDI: Esto a menudo funciona en conjunto con una VAN, pero está definido específicamente por formularios de entrada EDI presentados como páginas HTTP simples. Esto hace que sea más fácil para los proveedores más pequeños sin sistemas EDI interactuar con empresas más grandes que requieren comunicación estándar EDI.
Sin embargo, la complejidad de la cadena de suministro global y los riesgos actuales de la cadena de suministro no se resuelven completamente con las soluciones EDI actuales. Como era de esperar, esto ha dejado a los formatos EDI en camino de cambiar una vez más. La pregunta es, ¿cómo se ven exactamente estos cambios y por qué son necesarios?
Lectura sugerida: Diferentes tipos de EDI comparados
¿Por qué el EDI necesita cambiar?
El EDI ha marcado una gran diferencia en la optimización y visibilidad de las cadenas de suministro globales, incluso eliminando en gran medida los procesos manuales de las comunicaciones mucho antes que Internet. Sin embargo, sería imposible hablar del EDI heredado sin mencionar que, en muchos aspectos, nunca logró estar a la altura de sus propias expectativas.
Esto no es una sorpresa para una metodología que, seamos sinceros, estaba muy adelantada a su tiempo. Dicho esto, a medida que se ejerce más presión sobre la resiliencia y la visibilidad de la cadena de suministro, los problemas inherentes al EDI corren nuevamente el riesgo de interponerse en el camino. En particular, en este momento, las empresas que buscan el EDI por primera vez se enfrentan a importantes problemas de implementación del EDI: procesos lentos y complejos (especialmente cuando los socios no tienen experiencia previa en EDI) que impiden en gran medida la flexibilidad que el EDI pretende proporcionar.
Incluso una vez que los sistemas están funcionando, las empresas se encuentran en constante tropezar con más de EDI complicaciones, incluyendo:
- Protocolos y estándares EDI incompatibles que pueden ser difíciles o totalmente imposibles de navegar a través de los sistemas asociados.
- Información en silos y dañada de la parte posterior de la necesidad continua de intermediarios manuales, lo que en última instancia reduce la eficiencia.
- Costes en espiral a medida que las empresas luchan por implementar el EDI, que aún requiere capacitación, digitalización de datos e implementaciones en toda la cadena de suministro.
Por supuesto, estos desafíos no son nada nuevo. Sin embargo, a medida que cambia la infraestructura empresarial, las empresas son mucho más propensas a esperar interfaces simples y herramientas basadas en la nube de fácil acceso. En conjunto, esto contribuye al hecho de que el 41% de las empresas aún declaran no tener soluciones EDI en absoluto. Encontrar respuestas simples es importante para expandir el valor que el EDI puede proporcionar para calmar la volatilidad de la cadena de suministro.
El futuro del EDI
¿Cómo cambia exactamente el EDI? La respuesta viene en forma de una metodología a la que nos referimos como EDI-as-a-Service. Esta extensión de implementaciones híbridas (que actualmente se utilizan en la gran mayoría de los casos), reúne servicios gestionados y soluciones basadas en la nube para garantizar que las empresas finalmente puedan proporcionar los resultados que necesitan las cadenas de suministro modernas. Específicamente, esta revisión EDI del siglo XXI permite a las empresas disfrutar de beneficios notables y muy necesarios, que incluyen:
- Incorporación simplificada con la ayuda de herramientas de autoservicio basadas en la nube que permiten la adaptación de diferentes estándares y protocolos, además de garantizar que incluso los socios comerciales con poca o ninguna experiencia EDI puedan mantenerse informados.
- El alojamiento completo de estándares y protocolos EDI, utilizando mapeo EDI automatizado y dirigido por servicio.
- Paneles de control fáciles de usar que permiten a cualquier persona interactuar con un sistema EDI y una cadena de suministro, y mejoran en gran medida la visibilidad y el control sobre ese sistema desde un punto de vista de fuente única de la verdad.
- Eliminación de errores humanos gracias a la automatización implementada junto con la supervisión que detecta errores e interrupciones en un momento dado.
- Costes predecibles con soluciones de servicio a largo plazo que aprovechan herramientas basadas en la nube junto con ofertas personalizadas para simplificar los gastos y, por lo tanto, aumentar los márgenes de beneficio.
No olvidemos que, en última instancia, el EDI se trata de simplificar las comunicaciones de la cadena de suministro, y esto es lo que el EDI como Servicio ofrece en última instancia. Al aumentar el control y mejorar la planificación, es posible ir más allá de intentar mantener su solución EDI y usarla para impulsar mejoras de resultados dentro de su organización.
Los socios estratégicos pueden ayudar
El enfoque personalizado y orientado al servicio del EDI como Servicio es el punto de inflexión que las cadenas de suministro y la gestión de relaciones con proveedores necesitan. Sin embargo, estos beneficios no son posibles si no encuentra un socio estratégico con los conocimientos y capacidades de vanguardia de la industria necesarios para llevarlos a su puerta.
En Data Interchange, hemos estado a la vanguardia del EDI heredado, y ahora somos pioneros en un mejor enfoque del EDI en el siglo XXI. Con más de 100 expertos en EDI trabajando dentro de nuestra red en constante crecimiento, podemos pasar por alto cada etapa de su viaje en la cadena de suministro, satisfaciendo sus necesidades y las de sus socios de suministro de maneras que están fuera de su alcance con capacidades internas limitadas. Para obtener más información, consulte nuestro eBook o póngase en contacto con nosotros para un chat sin compromiso para ver cómo podemos simplificar su EDI hoy, mañana y más allá.