«Adquirir para pagar», o P2P, es el ciclo completo de acciones y eventos en los que participa una empresa cuando requiere bienes o servicios de un proveedor externo. Este ciclo describe los pasos que una empresa debe tomar para adquirir los artículos y pagar la remesa apropiada al proveedor, menos los descuentos y ajustes.
Aunque simple en teoría, el ciclo P2P moderno para negocios a nivel empresarial es una empresa altamente compleja con muchas partes móviles. A medida que las empresas crecen y operan a mayor escala, los procesos P2P y cuentas por pagar relacionadas deben pasar de flujos de trabajo simples basados en papel a esfuerzos extensos que a menudo requieren automatización y ayudas informáticas.
Examinemos los pasos básicos de un ciclo P2P moderno, sus ineficiencias y cómo las soluciones de software modernas con inteligencia artificial pueden integrarse con las principales plataformas ERP para lograr el éxito y el ahorro.
En esta guía rápida, exploraremos las respuestas a la siguiente pregunta:
- Los 5 Pasos Principales del Proceso de Compra a Pago
- Soluciones de Compra a Pago
- ¿Qué Es el Proceso P2P en SAP Cuando Se Utiliza la Integración de Kofax ReadSoft?
- Transformar Procure para Pagar con Soluciones de Software Avanzadas
Los 5 Pasos Principales del Proceso de Compra a Pago
En un ciclo típico de adquisición para pagar, hay cinco etapas para que una empresa alcance una transacción completada. En las grandes empresas, varias partes de este ciclo a menudo ocurren todo el día, todos los días. Para las empresas multinacionales, el ciclo de adquisiciones es una fuente de gran cantidad de información y de amplias responsabilidades.
Así es como funciona.
Solicitud de compra
En esta etapa, la empresa identifica la necesidad de una pieza, un producto terminado, un servicio o cualquier otra cosa que pueda requerir de un proveedor externo. El departamento que tiene el requisito define la necesidad y establece las especificaciones. El departamento de compras toma estas especificaciones e identifica a un proveedor, o selecciona un proveedor preferido en función de pedidos y experiencias anteriores.
Orden de compra
Con un proveedor identificado, los compradores deben determinar el precio adecuado y asegurarse de que se alinea con el poder de compra de su departamento. Las negociaciones con nuevos proveedores pueden llevar tiempo a menos que su empresa ya tenga un contrato establecido con términos claros. En esta etapa, el departamento crea una orden de compra (PO) para los bienes requeridos, registra la orden de compra como un registro único en sus libros y transmite la orden al proveedor para su cumplimiento.
Confirmación de pedido
El vendedor recibe la orden de compra y transmite una confirmación de su recepción, a menudo con un acuse de recibo de que sus niveles de existencias son adecuados para su cumplimiento. El proveedor informa a la empresa de los plazos de entrega y las fechas de envío anticipados. Esta información vital es esencial para una planificación eficaz de la cadena de suministro y la logística, pero capturarla y ponerla a disposición y útil puede ser un desafío con una tecnología limitada.
Notificación de entrega
A continuación, los productos comprados llegan y su empresa debe transmitir una confirmación de entrega al proveedor. Un paso crítico en este punto es verificar el envío con la orden de compra para asegurarse de que todo ha llegado en buenas condiciones. Es vital tener en cuenta excepciones, como artículos dañados o faltantes, para evitar pagar por bienes no recibidos. Su empresa comunica toda esta información al proveedor.
Pago de facturas
Con la información que proporcionó, el vendedor aplica las deducciones necesarias y luego transmite una factura a su empresa. El paso más crítico de P2P tiene lugar aquí: la coincidencia de tres vías, que concilia el orden de pedido original, el recibo de entrega y la factura para garantizar que toda la información sea correcta.
Tradicionalmente, es un proceso que consume mucho tiempo. El seguimiento de errores puede causar retrasos potencialmente costosos. A menudo se producen retrasos adicionales cuando se completa el partido, pero se requiere autorización para el pago. Solo una vez que todos estos elementos estén en su lugar, su empresa podrá remitir el pago, ingresar la información financiera final en los libros contables y cerrar la transacción.
Soluciones de compra a pago
Con tantas piezas móviles y tanta información que conciliar de forma continua, las empresas requieren soluciones avanzadas para el manejo de procesos que involucran cuentas por pagar y el ciclo P2P. Estas soluciones a menudo vienen en una plataforma ERP, como SAP y módulos específicos dentro de SAP, combinados con software adicional diseñado para reducir las tasas de error y disminuir la fricción.
En SAP, estos procesos suelen ser un flujo de trabajo de» compra a pedido».
¿Qué es «Adquirir a pedido»?
Revise los pasos de solicitud de compra, orden de compra y confirmación de pedido. Dentro de una plataforma ERP, como las creadas por SAP, una empresa puede utilizar una solución de software diseñada para automatizar esta fase temprana del proceso de compra. Los departamentos pueden plantear sus solicitudes, y el sistema puede enumerar proveedores adecuados y crear un punto de venta estandarizado con un número limitado de toques humanos.
Estos sistemas automatizados reducen la probabilidad de errores y aumentan la disponibilidad de información crítica para el análisis empresarial. Al utilizar SAP como parte de su flujo de procesos P2P, puede integrarse electrónicamente con los sistemas de proveedores y automatizar por completo una gran parte de las compras. El uso del proceso SAP P2P garantiza una captura de datos eficiente y permite a su empresa realizar operaciones analíticas para identificar oportunidades de ahorro y mejoras.
Exploremos estos pasos.
¿Qué es el Proceso P2P en SAP Cuando Se Utiliza la Integración de Kofax ReadSoft?
La potencia y versatilidad de SAP para administrar elementos del ciclo P2P son inigualables, pero las herramientas adecuadas pueden extender la funcionalidad básica de la plataforma hasta el siglo XXI. Los programas avanzados basados en aprendizaje automático e inteligencia artificial, como Kofax ReadSoft, pueden transformar flujos de trabajo basados parcialmente en papel en flujos completamente digitales que producen resultados claros y consistentes.
ReadSoft utiliza la tecnología de captura cognitiva para clasificar de forma inteligente documentos y extraer información, como números de orden público, tipos de artículos, cantidades y más. El mismo software también puede cuantificar la información de las facturas y, con SAP, agilizar el proceso de emparejamiento a tres bandas.
Con herramientas como Kofax Process Director, las empresas pueden automatizar las compras, los pagos y la incorporación de nuevos proveedores, al tiempo que facilitan la corrección temprana de errores, antes de que puedan causar problemas.
Más avanzado que el ciclo P2P básico, el flujo de trabajo de SAP toma las etapas básicas y las segmenta en momentos clave para la acumulación de datos y la comunicación.
Determinación de los requisitos
El departamento que origina una solicitud de compra hace una determinación clara de sus requisitos en función de los próximos proyectos, el inventario existente y otros factores. Los datos de ERP ayudan a estos departamentos a realizar evaluaciones inteligentes para evitar solicitudes innecesarias.
Determinación del Proveedor/Fuente de Suministro
Su equipo debe determinar dónde ubicar a los proveedores o proveedores adecuados para los bienes necesarios si no existen registros de proveedores adecuados.
Selección de proveedores
SAP ayuda a su equipo a elegir entre los proveedores disponibles definidos en su sistema. Con la integración de Process Director, estos pasos están disponibles de inmediato en un sistema familiar con interfaces fáciles de usar.
Procesamiento de órdenes de compra
El departamento de compras crea o emite una orden de compra. Con las herramientas Kofax, este proceso puede realizarse completamente electrónicamente, manteniendo el proceso de pedido sin papel. También puede escanear órdenes de compra impresas en el sistema. Los algoritmos inteligentes de ReadSoft clasifican automáticamente el documento, lo archivan en el sistema apropiado y registran la información en su ERP.
Monitoreo de órdenes de compra
El monitoreo de POS implica observar eventos significativos relacionados con un pedido, como cambios en las cantidades, falta de existencias de un proveedor o información de cumplimiento. El monitoreo efectivo y la correspondencia de facturas con el punto de venta pueden reducir los cuellos de botella y garantizar que todos sigan las mismas reglas para la autorización de compra. Un flujo de trabajo de aprobación más sencillo significa un trabajo más rentable.
Recepción de mercancías
Al recibir los artículos, puede utilizar ReadSoft y otras herramientas de automatización de AP de Kofax para capturar toda la información relacionada con la entrega. A través de su sistema de compra a pago, puede transmitir electrónicamente una notificación de recibo al proveedor.
Verificación de facturas
Una vez que el proveedor transmite una factura a su empresa, ReadSoft puede categorizarla automáticamente y extraer la información necesaria. Con Process Director o sus propias herramientas SAP, habilita la coincidencia automática de PO. Juntas, estas herramientas simplifican drásticamente el proceso de emparejamiento. Con mayor velocidad y una gran reducción en los errores humanos, su empresa puede capitalizar fácilmente los ahorros de los descuentos por pago anticipado y evitar dolores de cabeza como pagos dobles.
Transformar Procure para Pagar con Soluciones de Software Avanzadas
Al estructurar cuidadosamente sus procesos de compras a pagos y PO, su negocio puede ahorrar dinero, mejorar los resultados y agilizar los esfuerzos que tradicionalmente han sido una fuente clave de cuellos de botella y dolores de cabeza. Con una automatización de puntos de acceso efectiva, puede establecer fácilmente su departamento como un contribuyente confiable para el éxito de la empresa.
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