¿Qué es el Diseño de oficina?
La disposición de la oficina puede definirse como la disposición del equipo dentro del espacio disponible. El diseño de la oficina se ocupa del diseño y la configuración de una oficina. Tiene en cuenta todos los accesorios y equipos necesarios en una oficina.
Los detalles del trabajo de oficina dependen del tipo de negocio involucrado y de las actividades realizadas. Las características de una oficina, como las personas, el espacio, el equipo,el mobiliario y el medio ambiente, deben encajar bien para que los trabajadores se sientan sanos y cómodos y puedan trabajar de manera eficiente y productiva.
Objetivos de la distribución de oficinas
Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de la distribución de oficinas es asegurar la economía y la eficiencia en el trabajo de oficina. Los objetivos más específicos de la distribución de la oficina son:
- Proporcionar el máximo margen de supervisión.
- Para garantizar la máxima utilización del espacio.
- Para proporcionar privacidad y seguridad adecuadas a las personas con trabajo confidencial.
- Dejar suficiente espacio para el movimiento de los hombres y el uso de máquinas.
- Para permitir un flujo de trabajo suave.
- Para mantener el costo operativo al mínimo.
Para alcanzar estos objetivos pueden seguirse determinados principios de diseño. Es necesario evitar la tendencia del departamento a extenderse para llenar el espacio disponible, incluso a costa de inconvenientes. También se debe prestar la debida atención a la apariencia ordenada del lugar de trabajo, ya que ayuda a lograr una mejor moral de los empleados.
Principios de diseño de oficina
Los siguientes principios de diseño de oficina se han desarrollado para la orientación del gerente de oficina que diseña el diseño de la oficina:
- Principio de relación interdepartamental
- Principio de flujo de trabajo
- Principio de máxima utilización
- Principio de flexibilidad
- Principio de instalaciones de servicio
- Principio de buen medio ambiente
- Principio de menor costo
Principio de la relación interdepartamental
Las actividades realizadas en algunos de los departamentos de la oficina están estrechamente relacionadas entre sí. Estos departamentos deben colocarse uno al lado del otro. La oficina general debería tener una ubicación central para que los servicios comunes se puedan prestar convenientemente a los diversos departamentos.
Se deben colocar particiones y paredes insonorizadas para separar departamentos utilizando máquinas ruidosas como duplicaciones, máquinas de escribir, etc.
Transacciones públicas que pueden implicar la atención de solicitudes, recibos y pagos en efectivo, recepción de correos, etc. debería estar cerca de la entrada de la oficina. Las personas y los departamentos interesados deben ser colocados en consecuencia.
Principio de flujo de trabajo
Antes de preparar el plan de diseño, es necesario estudiar el flujo de trabajo en la oficina. También es necesario examinar cuidadosamente los sistemas y procedimientos establecidos para diversas operaciones. Si el diseño debe ser una disposición en línea recta o en forma de V depende del flujo de trabajo. En la medida de lo posible, el flujo de trabajo debe ser continuo, suave, recto y sin movimiento hacia atrás.
Principio de utilización máxima
El espacio disponible debe utilizarse plenamente. Se debe proporcionar espacio adecuado para cada uno de los funcionarios. Unos 30 metros cuadrados. se requiere espacio para los pies para cada empleado individual en un departamento. El equipo y los archivadores deben colocarse de manera que el personal pueda acercarse a ellos sin pérdida de tiempo ni inconvenientes.
Principio de flexibilidad
La distribución de las oficinas debe planificarse de tal manera que sea posible añadir personal y equipo para hacer frente al aumento del volumen de trabajo en el futuro con pocos ajustes.
Principio de instalaciones de servicio
Mientras se planifica la distribución de la oficina, deben preverse instalaciones de servicio adecuadas para los empleados, como teléfono, cantina, baños, ascensores, agua potable, etc. Estas instalaciones son esenciales para la eficiencia del trabajo y favorecen la comodidad y el bienestar de los empleados.
Principio de supervisión
Con un gran número de empleados en el trabajo, el diseño debe diseñarse de manera que facilite la supervisión y el control efectivos.
Principio de buen ambiente
La iluminación y ventilación adecuadas desempeñan un papel importante en el funcionamiento de la oficina. La decoración interior y la apariencia externa aumentan la estabilidad mental y la moral.
Principio de coste mínimo
La disposición y reorganización de la distribución de la oficina debe implicar un gasto mínimo. Como la buena distribución tiene como objetivo hacer el uso más económico y eficaz del espacio disponible, el costo de los servicios de oficina se reduce automáticamente.
Tipos de distribución de oficinas
Existen diferentes tipos de distribución de oficinas en función de los requisitos de la oficina. Hay básicamente dos tipos de oficina, es decir, oficina abierta y oficina privada. Estos dos tipos de diseño se pueden segmentar en tres tipos diferentes según las tendencias recientes en el diseño de la oficina, que se analizan a continuación:
- Oficina abierta
- Oficina privada
Oficina abierta
Una oficina abierta se refiere a una sala grande donde todos los empleados y equipos de los departamentos están alojados bajo un solo techo sin divisiones.
Ventajas de open Office
- Es posible una mejor utilización del espacio.
- Permite a las personas comunicarse entre sí fácilmente dentro de la oficina.
- Sin paredes divisorias o habitaciones separadas en un gran vestíbulo, se puede tener una mejor iluminación y ventilación.
- El diseño de una oficina se puede organizar y reorganizar para adaptarse a los requisitos del momento.
- La supervisión efectiva es posible por un menor número de supervisores, ya que no hay barreras físicas para la observación de las personas en el trabajo.
Desventajas de la Oficina abierta
- El trabajo se verá afectado por los visitantes y el movimiento del propio personal.
- Habrá ruido interno de conversación por parte del propio personal o con los visitantes.
- Las infecciones o enfermedades pueden propagarse rápidamente.
- El crecimiento y la expansión de las empresas, así como la adición de personal, pueden provocar hacinamiento y congestión.
Oficina privada
Las oficinas privadas son pequeñas salas ocupadas por departamentos. Cada departamento se colocará en cada habitación. Esas salas se asignan teniendo en cuenta la naturaleza del asunto confidencial que se ha de tratar, o para altos funcionarios, etc.
Ventajas de la Oficina Privada
- Hay un aumento de la eficiencia debido a la ausencia de ruido.
- Se puede mantener la confidencialidad, ya que es posible una mayor privacidad.
- promueve un ambiente personal.
Desventajas de la oficina privada
- Se desperdicia mucho espacio para la partición.
- Es más caro construir oficinas separadas.
- La limpieza de la oficina se convierte en un trabajo tedioso.
Con respecto a lo anterior, podemos tener algunas variaciones en la forma en que se organizan las oficinas. A continuación se indican algunas de ellas.
- Oficina ajardinada: Una oficina ajardinada es una oficina abierta que la disposición de líneas rectas de escritorios. Este tipo de estructura es adecuada para especialistas técnicos, servicios de información de gestión, etc.
- Tabiques móviles: Este tipo de estructura se utiliza en oficinas privadas. Para separar el espacio de oficina se utilizan tabiques móviles de techo, altura parcial o de mostrador de metal, madera, vidrio o materiales plásticos.
- Unidades modulares: Ocupan menos espacio; mejoran la eficiencia del trabajo al eliminar movimientos innecesarios. El tipo de escritorio modular más popular es la unidad de escritorio con patrón en L con una superficie plana.
Ventajas de un buen Diseño de oficina
Un diseño diseñado después de observar cuidadosamente los pasos mencionados anteriormente y con los principios y objetivos a la vista, debe proporcionar las siguientes ventajas:
- Dado que la distribución se diseña después de estudiar la naturaleza de las actividades y los diagramas de flujo de cada departamento, se espera que la eficiencia de un miembro individual del personal de la oficina sea alta. Esto, a su vez, debería mejorar la eficiencia general de la oficina.
- Porque-de la eficiencia mejorada, el costo de las operaciones de oficina, debe ser menor con un aumento correspondiente en los beneficios.
- Es posible tener un uso óptimo de máquinas y equipos en la oficina. El diseño permite el uso conjunto de máquinas y equipos, lo que reduce la inversión de capital.
- La apariencia ordenada del lugar de trabajo es importante para los empleados de oficina. De hecho, los trabajadores de oficina están tan orgullosos de una oficina impresionante como los gerentes de la empresa. Un lugar de trabajo sin tensión y refrescante aumenta la moral de los empleados en una oficina.
- Un diseño de oficina bien diseñado y las personas que trabajan mejoran la buena voluntad de la organización. Los visitantes y clientes se sienten orgullosos de estar asociados con una organización de este tipo.
- Un buen diseño de oficina hace que la supervisión sea más efectiva. A medida que el flujo de trabajo toma la ruta más corta, la supervisión real se reduce al ·mínimo. Supervisión eficaz con un mínimo de cost.is asegurado.
Alojamiento de oficina
Cada gerente de oficina se preocupa por que el trabajo de oficina se realice con la máxima eficiencia y al mínimo costo. Esto solo sería posible si realiza una selección adecuada de empleados, les da una formación y orientación adecuadas y los coloca en puestos de trabajo adecuados.
Sin embargo, para que el personal de oficina trabaje de manera eficiente, debe estar bien alojado, tener un buen entorno de trabajo y estar debidamente equipado con un alojamiento adecuado. Los equipos modernos y las condiciones de trabajo adecuadas no son de ninguna manera un factor menos importante para mejorar la eficiencia y reducir los costos.
El lugar de trabajo y su entorno son factores importantes que afectan en gran medida a la eficiencia de los empleados. Dado que el personal tiene que permanecer durante largas horas en la oficina, y ya que principalmente hace trabajo cerebral y se concentra en las actividades repetitivas y monótonas de llenado, indexación, envío, informes, etc., su ineficiencia normalmente sería mayor en aquellas oficinas donde el alojamiento es suficiente y el entorno y las condiciones de trabajo son agradables.
Principios de alojamiento de oficinas
Al decidir sobre el alojamiento de oficinas, el gerente de la oficina debe tener en cuenta los siguientes principios
- La oficina debe estar ubicada en un lugar conveniente para que pueda servir a toda la organización de la mejor manera posible.
- El espacio de oficinas debería ser suficiente desde el punto de vista de las necesidades presentes y futuras de la organización.
- Se tomarán las debidas disposiciones para las comodidades y servicios necesarios para la comodidad y el bienestar del personal, por ejemplo, cuarto de lavado, baño, enfriadores de agua, cantina, etc.
- Las instalaciones de servicio, como el teléfono, el ascensor, la comunicación interna, etc., deben estar disponibles en la oficina, mientras que otras, como la banca, el transporte, el mercado, la oficina de correos, etc., deben estar disponibles cerca de los locales de la oficina.
Ubicación de la Oficina
Una vez instalada la oficina, es muy difícil trasladarse a otro lugar. Por lo tanto, antes de comenzar la oficina, se debe seleccionar la ubicación adecuada para la oficina, según los requisitos de los empleados, visitantes y clientes.
El gerente de la oficina tiene que considerar una amplia gama de factores, como mercados, oferta de mano de obra, leyes locales, energía, impuestos, tendencias en el desarrollo regional y local, instalaciones de transporte y mejores instalaciones de infraestructura, etc. antes de elegir una ubicación.
La selección de la ubicación también depende del factor de costo. La mejor ubicación es aquella que ofrece la máxima ventaja al menor costo posible.
Al seleccionar la ubicación, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Comodidad para los clientes: La ubicación de la oficina debe estar cerca de aquellas partes con las que la empresa tiene contacto casi diario.
- Servicios de transporte, Postales y Bancarios: La oficina debe estar ubicada en un lugar donde haya buenos servicios de transporte, postales y bancarios.
- Disponibilidad de espacio suficiente: El lugar seleccionado para la oficina de ubicación debe tener suficiente espacio y alcance de expansión futura.
Elegir una ubicación de oficina
Dado que el propósito principal de una oficina es facilitar la conducción de la empresa, su ubicación adecuada depende principalmente de dónde puede ser el mayor beneficio para la empresa. La ubicación de la oficina puede ser en un lugar urbano o en un lugar suburbano, dependiendo del servicio que proporcionen.
Básicamente, hay cinco factores que afectan la selección de la ubicación:
- Proximidad al Comercio Relacionado: Es deseable tener una oficina cerca de otras oficinas que se dedican a la misma línea de comercio.
- Proximidad a Otros departamentos :Cuando todas las funciones de una empresa se llevan a cabo en un solo lugar, la oficina debe estar ubicada en el mismo lugar, para que funcione de una manera más efectiva.
- Proximidad a Instalaciones de servicio: La oficina debe estar situada cerca de instalaciones de servicio como bancos, oficinas de correos y telégrafos, estaciones de ferrocarril, mercados, bolsas de comercio o de valores, etc.
- Proximidad a las instalaciones de transporte: La localidad en la que esté situada una oficina deberá contar con servicios de transporte de todo tipo.
- Disponibilidad de mano de obra: Las grandes oficinas donde se necesitan diferentes tipos de empleados deben tener en cuenta este factor.