El sistema de información de recursos humanos (HRIS) se puede definir como un software o una solución en línea que se utiliza para la entrada de datos, el seguimiento de datos y la gestión de datos de todas las operaciones de recursos humanos de una organización. Con el mundo del trabajo en un estado de flujo digital continuo, los sistemas y procesos de recursos humanos deben adaptarse a un mundo datalizado, impulsado por la tecnología y centrado en las personas. Los sistemas de información sobre recursos humanos también han evolucionado en el último decenio para incorporar estas nuevas tendencias en el trabajo. Veamos qué es una iniciativa de derechos humanos en el contexto actual, qué puede hacer y qué puede ayudar a lograr la organización.
Índice
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- ¿Qué es un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)?
- Sistemas HRIS y Componentes de trabajo
- Modelos HRIS
¿Qué es un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)?
El sistema de información de recursos humanos (HRIS) se define como un software o solución en línea que se utiliza para la entrada de datos, el seguimiento de datos y la gestión de datos de todas las operaciones de recursos humanos de una organización.
Por lo tanto, es una base de datos accesible y procesable que permite el funcionamiento sin problemas de todos los sistemas de recursos humanos alojados en el servidor de la organización, la nube o en el de un proveedor subcontratado. Un HRIS a menudo se refiere a un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS, por sus siglas en inglés), ya que ayuda a la gestión y planificación eficaces de los recursos humanos.
Un HRIS incluye bajo su paraguas una amplia gama de sistemas. Por ejemplo, incluye todos los aspectos de la administración de la base de datos y el directorio de empleados, el seguimiento de solicitantes, la administración de beneficios, los procesos de nómina, la programación de trabajo, el tiempo y la asistencia, el seguimiento de hojas, las firmas electrónicas, los protocolos de cumplimiento, los informes de información personalizables, el autoservicio de los empleados, la gestión del rendimiento y los procesos de recursos humanos que se gestionan en las aplicaciones móviles.
Esta lista, por muy larga que sea, no está escrita en piedra. Difiere dentro de las organizaciones de clientes y proveedores en función de las necesidades del capital humano que requiere ser administrado, la fuerza de los empleados, la distribución geográfica de una organización, los protocolos básicos de funcionamiento a los que se adhiere y su mapa para el futuro.
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Procesos HRIS y Componentes de trabajo
En la actualidad, todas las funciones de recursos humanos se ocupan de un volcado de datos, ya que cada interacción que un candidato o un empleado tiene con la organización se captura y almacena como datos. Por lo tanto, un sistema de información de recursos humanos es crucial para dar sentido a todos estos datos, no solo para recopilar y almacenar datos de manera efectiva, sino también para recopilar la información que permitiría un flujo de trabajo eficaz y mejoraría la eficiencia.
La mayoría de las soluciones HRIS de hoy en día ofrecen sistemas personalizados basados en las necesidades únicas y los planes de crecimiento de la organización. Echemos un vistazo a los seis procesos clave de HRIS y los componentes de trabajo que la mayoría de las organizaciones requieren en alguna combinación.
Gestión de bases de datos
La oferta principal de la mayoría de las soluciones de sistemas de información de recursos humanos es una base de datos de fácil acceso donde se puede almacenar y administrar de manera efectiva toda la información de los empleados. El equipo de recursos humanos (o cualquier persona que administre el portal) puede ingresar fácilmente todos los datos del personal en el sistema. El objetivo es poder acceder a todos estos datos y métricas relevantes a pedido desde cualquier lugar del mundo.
El tipo de datos almacenados en el sistema abarca desde información de compensación, detalles de contacto de emergencia e historial educativo hasta información de contacto, métricas de aprendizaje y puntajes de revisión de rendimiento. La base de datos es el corazón de todas las funciones de recursos humanos y podría resultar una copia de seguridad efectiva en línea o alojada en la nube para una oficina en gran medida sin papel.
Gestión del tiempo y la mano de obra
El monitoreo de las horas de reloj de cada empleado es una tarea que requiere mucho tiempo. Con la mayoría de las oficinas que hoy en día permiten a los empleados ingresar datos biométricos o iniciar sesión para ingresar sus propias horas, esta dosis diaria de datos necesita una administración efectiva.
Los gerentes ahora pueden aprobar las solicitudes de licencia y los datos se pueden vincular directamente a la nómina. Un sistema de información de recursos humanos no intrusivo pero eficiente puede, por lo tanto, controlar de cerca la puntualidad y la asistencia.
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Funciones de nómina
La nómina es una de las funciones más importantes de Recursos humanos. Con un sistema de información de recursos humanos eficiente que permite una fácil descarga o carga de los datos de horas y asistencia de los empleados, la reducción de números se puede hacer mucho más simple y los depósitos a los empleados se hacen más fluidos. Esto también conduce a menos errores al reducir la intervención humana. Además, la mayoría de los programas de nómina de HRIS conducen a una mejora en el cumplimiento tributario, especialmente para las organizaciones que se ocupan de múltiples niveles de impuestos.
Gestión de beneficios
La gestión de beneficios no se refiere solo a los beneficios médicos y las inversiones de jubilación, sino a todas las consultas, comentarios, datos y comunicaciones relacionadas con los beneficios. Estas aplicaciones proporcionan una experiencia de plataforma única para todos los empleadores y empleados por igual, agregan transparencia y permiten operaciones más fluidas.
Cada empleado se ve afectado por las regulaciones y la estrategia de beneficios, y la forma en que se administra afecta la experiencia total que el empleado tiene en el trabajo.
Interfaz para empleados
La mayoría del software del sistema de información de recursos humanos permite el acceso limitado de los usuarios a los empleados, pero incluso ese nivel moderado de autoservicio para empleados es un paso adelante en la creación de una cultura en la que los empleados tienen más libertad operativa. La interfaz que permite a los empleados actualizar su información personal, revisar las escalas salariales, cambiar los programas de beneficios de jubilación, actualizar la información de depósito directo o descargar documentos de elección de beneficios debe proporcionar una experiencia de usuario fácil, integrada y que ahorre tiempo.
Adquisición y retención de talento
Adquirir y retener el talento adecuado es la forma en que una organización puede esperar crecer. Con ese contexto en mente, la contratación y la retención son componentes cruciales de cualquier HRIS y la mayoría de las organizaciones las clasifican como características imprescindibles.
Conseguir el talento adecuado a bordo es solo el primer paso para el rompecabezas de talentos. Los empleados también deben recibir la capacitación, la trayectoria profesional y los planes de recompensas adecuados para permitir el crecimiento, aumentar la moral y crear felicidad laboral. Las herramientas de HRIS pueden mejorar la experiencia de los candidatos y, al mismo tiempo, facilitar a los reclutadores la búsqueda, el seguimiento y la interacción con el talento adecuado.
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Modelos HRIS
Ahora que hemos echado un vistazo a los sistemas y componentes de trabajo que mueven la maquinaria del sistema de información de recursos humanos, profundicemos en los modelos HRIS que guían el funcionamiento de sus procesos.
Modelo de entrada y salida de una HRIS básica
Este modelo enumera el funcionamiento básico de una HRIS, de entrada a salida. Tanto las fuentes ambientales como las internas proporcionan datos para los subsistemas de entrada, que luego se interpretan en información y se utilizan en la contratación, la planificación de la fuerza de trabajo, la gestión de la fuerza de trabajo/talento, la remuneración, los beneficios y para varias partes del canal de presentación de informes.
Figura 1. Modelo de entrada y salida de un modelo HRIS básico
para la adopción de HRIS
Con una gran cantidad de opciones disponibles en el mercado (hasta el punto en que el mercado parece saturado), elegir el HRIS correcto es una gran decisión. Pero una vez hecho esto, para garantizar que la organización ha invertido en un sistema ganador, es necesaria la adopción correcta de las HRIS. Este es un modelo que enumera los diferentes aspectos de la adopción de las HRIS correctas y la adaptación a nuevos procesos.
Figura 2. Modelo de adopción HRIS
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Modelo de éxito HRIS
La siguiente figura es el modelo integrado HRIS para el éxito. Esto es para reiterar cómo la percepción de los usuarios del sistema se ve afectada por la calidad de los procesos del sistema, el acceso a la información y la aplicación, la facilidad de uso y la utilidad.
La utilidad percibida de las HRIS es un factor interesante ya que es bastante subjetiva y debe tener sentido para el empleado. Todos estos factores en conjunto contribuyen al nivel de satisfacción de los usuarios y, en última instancia, al éxito de las HRIS.
Figura 3. Modelo de éxito HRIS
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Un sistema de información de recursos humanos viene con tres aplicaciones principales: adquisición de talento, gestión de talento y optimización de talento, todo esto con el respaldo efectivo de datos. Dentro de estos pilares más amplios, los siguientes bloques de aplicaciones aportan múltiples beneficios y ayudan a construir una organización más fuerte:
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- Menor costo de almacenamiento de datos, ya que una inversión única es adecuada
- Agilidad en la recuperación y el análisis de datos
- Reducción de la duplicación de procesos, lo que ahorra tiempo, dinero y energía
- Disponibilidad bajo demanda de los datos correctos en el momento adecuado
- Análisis más sólido y, por lo tanto, decisiones más inteligentes
- Planificación profesional relevante que se puede comunicar mejor
- Mejora de la calidad de los informes y la información
- Mayor adaptabilidad para la organización, ya que el acceso a la información correcta, aumenta el conocimiento del entorno interno y externo
- Mayor transparencia que conduce a una experiencia de empleado más honesta y atractiva
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La mayoría de las organizaciones utilizan hoy en día una solución HRIS o HCM para hacer que los procesos de recursos humanos sean más simples, relacionables y relevantes para las necesidades empresariales y las expectativas de los empleados. Las organizaciones tienen muchas opciones en un mercado que ofrece una variedad de soluciones y combinaciones de soluciones, por lo que debemos elegir, ¡pero elegir sabiamente!
¿Qué modelos y procesos de HRIS utiliza? ¿Qué características cree que deben actualizarse para un futuro próximo? Cuéntanos todo sobre esto en Facebook, LinkedIn o Twitter. Siempre estamos escuchando.