La gestión de eventos es un proceso. Requerir el uso de habilidades y habilidades de gestión empresarial. Para imaginar, planificar y ejecutar eventos sociales y empresariales. Implica visualizar conceptos, planificar, presupuestar, organizar y producir eventos. Una combinación perfecta y poderosa de habilidades creativas y técnicas. Crear y entregar un evento enfocado para un público objetivo.
El campo de la gestión de eventos es tan vasto que no tiene una definición de libro de texto. Ahora, no puedes definirlo sin saber qué significan «Evento» y «Gestión».
¿Qué es un Evento?
Cualquier cosa que suceda, especialmente algo importante. Puede ser una ocasión pública o social planificada. Un evento puede ser una celebración de boda, fiesta de oficina, desfile de moda, conferencia, lanzamiento de productos, evento deportivo, concierto de rock, exposición, seminario y mucho más
¿Qué es la gestión?
Según Henri Fayol, » Gestionar es pronosticar y planificar, organizar, comandar, coordinar y controlar.»Simplificando aún más la ti, la gestión es la forma en que se maneja algo. O usar las habilidades necesarias para lograr las metas y objetivos deseados.
Event Manager – Jack of all Trades
Encuentra una ubicación, selecciona un gran tema, reserva un DJ/banda, organiza buena comida y envía invitaciones. Muchos piensan que diseñar y producir eventos es fácil. ¿Y tú?
Crear un evento exitoso requiere mucho trabajo duro, habilidades y experiencias. Un administrador de eventos requiere la combinación correcta de los tres para ser bueno.
Un gerente planifica, organiza y ejecuta diferentes tipos y tamaños de eventos. En términos simples, trabajar con presupuestos, horarios y varios proveedores es el trabajo. A continuación, crear el evento perfecto para el cliente.
El trabajo de un administrador de eventos puede ser difícil, pero en la práctica, es el trabajo más emocionante y gratificante del planeta.
Habilidad requerida para convertirse en un Administrador de eventos
Administrar y producir un evento de manera eficiente requiere una gama considerable de habilidades. Un administrador de eventos debe poseer este conjunto de habilidades:
- Ser capaz de realizar múltiples tareas
- Gran capacidad de comunicación y personas
- Excepcional habilidad organizativa
- Poseer creatividad
- Alto nivel de atención al detalle
- Buenas habilidades de negociación, ventas y marketing
- Capacidad para trabajar bajo presión y plazos ajustados
- Sé inteligente en la calle para resolver problemas rápidamente
- Conciencia de presupuesto
Eventos-Experienciales por Naturaleza
Un evento puede ser una asamblea pública o una reunión social. El propósito del evento puede ser de celebración, educación, marketing o reuniones
Los eventos son tan variados e ilimitados. Casi todos los eventos difieren de los demás. Un administrador de eventos casi nunca experimentará lo mismo con cada evento. Porque las necesidades de cada cliente difieren de las de los demás. Un administrador de eventos garantiza que el evento se desarrolle sin problemas de acuerdo con el informe del cliente.
Tipos de eventos
Los eventos se clasifican comúnmente de la siguiente manera
Eventos de festivales
Los eventos creados para celebrar un festival son los más comunes. Todos los festivales religiosos entran en esta categoría. Festivales como Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Diwali, Navidad, Holi, Eid, Año Nuevo se celebran en todo su esplendor
Las celebridades a menudo organizan fiestas espectaculares para celebrar festivales. Invitan a sus familiares y amigos a unirse a las festividades con ellos. Los clientes a menudo contratan a los gerentes de eventos para organizar fiestas magníficas de manera impecable.
Eventos para ocasiones especiales
Las ocasiones especiales siempre juegan un papel importante en nuestras vidas. Sea reuniones, cumpleaños, aniversarios o bodas, queremos celebrar con grandeza.
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Fiestas de Cumpleaños
Atrás quedaron los días de una simple fiesta en casa. Para seguir con los tiempos cambiantes, los cumpleaños han ido más allá de la vida. Un gerente de eventos contrata lugares para niños, castillos rebotantes con excelente comida y bebida y entretenimiento como títeres o espectáculos de magia para mantener a los niños absortos, incorporando un tema como «Frozen» o «Peppa el Cerdo» en todo, desde invitaciones hasta cubiertos, decoraciones y regalos…
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Bodas
Desde el compromiso, la ceremonia haldi, la función mehendi hasta el sangeet y la boda. Las bodas indias implican varias ceremonias y rituales. El administrador de eventos tiene muchas cosas que planificar y ejecutar debido a varias ceremonias.
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Aniversarios
Desde crear el día más romántico para la pareja hasta organizar la fiesta más grande de la historia. Los aniversarios desempeñan un papel importante en la vida de las personas. ¡Qué mejor manera de pasar ese día importante contratando a un administrador de eventos para crear un día perfecto para ti!
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Reuniones
Ya sean reuniones escolares o universitarias, un gerente de eventos se asegurará de crear un día lleno de diversión. Desde encontrar el lugar perfecto hasta organizar juegos divertidos, entretenimiento, catering y asegurarse de capturar cada momento valioso con un fotógrafo
Entretenimiento, Artes y Eventos Culturales
¿Alguna vez ha estado en un desfile de moda y ha visto a celebridades caminar por la rampa? O, ¿sintió la subida de electricidad a través de usted mientras se encontraba entre miles en un concierto de rock? ¿No pensaste «Wooooooooow»???
Toda esta energía electrizante creada en estos eventos fue el arduo trabajo de una Empresa de Gestión de Eventos. Hay un montón de eventos que entran en esta categoría. Desde las muchas Ceremonias de entrega de Premios, como los Premios Filmfare o los Premios IIFA, desfiles de moda, espectáculos de danza clásica, espectáculos itinerantes, conciertos de música, exposiciones de arte, inauguraciones de arte e incluso talleres de arte
Los eventos de entretenimiento son bien conocidos por su capacidad para atraer a un gran público. Más gente, generalmente significa mejores presupuestos. ¡Pero hay riesgos cuando la venta de entradas no alcanza los objetivos esperados!
Reuniones y exposiciones
Una categoría amplia y competitiva en sí misma. Muchas convenciones atraen a miles de personas. Algunas reuniones pueden tener solo un puñado de personas, pero podrían ser participantes de alto perfil.
Desde un gran grupo de personas que participan en la conferencia» Mejora tus habilidades de crianza», hasta 1000 personas que asisten a una «exposición de propiedades», a un carnaval infantil lleno de diversión, hasta la organización de una charla en Infosys There Hay mucho para un gerente de eventos en esta categoría.
Eventos promocionales y de marketing
Los eventos comerciales tienen presupuestos y perfiles elevados. Desde el lanzamiento de un perfume de celebridades, un líquido de lavado nuevo o el último Volvo. El objetivo de los eventos promocionales es diferenciar el producto de sus competidores. Asegurarse de que el lanzamiento del nuevo producto sea memorable. Los gigantes de los medios de comunicación suelen ser invitados a estos eventos. Si tiene éxito, sería una gran carrera para un gerente de eventos.
Eventos deportivos
Desde los Juegos Olímpicos, los juegos de la Commonwealth, hasta los torneos de bádminton o nuestra propia locura por la IPL (Liga Premier India), todos estos se clasifican en eventos deportivos
Los eventos deportivos realizados en cada pueblo, ciudad, estado y país atraen a hombres y mujeres deportivos internacionales al más alto nivel. Un gerente de eventos organiza logística, catering A Un día de turismo en los días libres, mostrando la belleza y las tradiciones del país, es otra gran opción.
Un administrador de eventos también necesita tener un equipo médico en espera para cualquier emergencia. Planificar y producir una ceremonia de apertura y clausura espléndida e inspiradora es otra hazaña.
Eventos de caridad
Desde actividades deportivas, Maratones, campamentos de donación de sangre o incluso una deliciosa venta de pasteles. Los eventos de caridad se están volviendo muy comunes en las principales ciudades de la India. Hay muchas grandes empresas que realizan eventos de caridad en la India en estos días. Por lo general, se necesitan varios meses para organizar un gran evento de caridad.
Si se trata de un evento formal, invitar a importantes empresarios, empresarios o incluso celebridades marca la diferencia But Pero si el plan es informal, tener mucho entretenimiento, decidir sobre un gran tema y crear un programa en torno a él ayudará. Si el organizador puede encasillar a una personalidad popular como invitado de honor, una gran participación seguiría.
Eventos variados
Solo hay algunos eventos que desafían la categorización. Flores, frutas, perros provide todos proporcionan el foco para un evento en el mundo. Eventos como el show de flores en Ooty o el All India Championship Dog show en Bengaluru son ejemplos comunes.
¿En qué consiste la Gestión de Eventos?
La gestión de eventos es la industria de más rápido desarrollo en la India. Crece a pasos agigantados cada año. Los tipos de eventos son importantes para cualquier administrador de eventos que pronto será. Sin embargo, es vital entender lo que implica la planificación y ejecución de un evento.
Ya sea que esté organizando la boda de un amigo o produciendo el lanzamiento de un producto multinacional. Hay ciertas tareas esenciales;
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Objetivos Claros
Entender el objetivo del cliente es muy importante. ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Qué experiencia queremos que tenga la gente? Planificar cualquier evento es imposible sin objetivos claros.
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Gestión de Presupuestos
Tener un presupuesto efectivo viene junto a comprender los objetivos del cliente. Entregar un gran evento es fácil cuando tiene todos los fondos sin hacer preguntas. Pero producir un evento increíble con un presupuesto limitado significa «gran gestión».
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Establecimiento de Plazos
Asegúrese de que su cliente y usted estén de acuerdo en un cronograma. Determinar qué tiene que suceder y cuándo tiene que suceder. La mayoría de los eventos implican la gestión del tiempo, la programación y la coordinación. Asegúrese de que todos los proveedores contratados lleven a cabo los mismos métodos.
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Elegir un Lugar
Seleccionar un lugar puede parecer el trabajo más simple. Pero es esencial elegir el lugar adecuado para su evento como un guante. Esto implica investigación, negociación de costos, construcción de una relación y finalización de la mejor.
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Abastecimiento y Gestión de Proveedores
Cada evento involucra a una variedad de proveedores. El organizador reúne a diversos proveedores, como empresas de catering, especialistas en decoración, entretenimiento Contacting Ponerse en contacto con los proveedores, hacer una lista de preselección, negociar los costos y finalizar los contratos. A partir de entonces, gestionará de manera eficiente a todos los proveedores. Asegurarse de que cumplen sus funciones a tiempo, con productos de calidad y dentro del presupuesto es vital para el éxito del evento.
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Marketing y Comunicación
Hoy en día, esto implica varios canales, desde envíos de correo directo hasta redes sociales y marketing digital. Dependiendo del evento, los gerentes ejecutan el marketing y la comunicación en consecuencia.
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Gestión de Riesgos
Los acontecimientos son complejos. Tener muchos elementos en un evento significa múltiples posibilidades de fracaso. Comprender cuáles pueden ser los riesgos es crucial. Pensar en los riesgos que pueden surgir, cómo minimizarlos y desarrollar un plan de contingencia es una tarea importante para cada evento.
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Pensar de manera sostenible
Al planificar y ejecutar un evento, piense en cómo puede marcar la diferencia. Trate de tomar decisiones en el proceso de gestión de eventos que tengan un impacto ambiental.
Ventajas de usar una empresa de Gestión de eventos
Hay muchos beneficios de usar una empresa de gestión de eventos para administrar su evento. Uno de ellos es la reducción del estrés, ¡eso es lo que la mayoría de los clientes nos dicen! Así que aquí están nuestras ventajas para usar una empresa de gestión de eventos:
- Le ahorra tiempo y dinero
- Le brinda ideas creativas que funcionarán para usted
- Planificación experta y gestión de presupuestos para garantizar un evento exitoso
- Entrega profesional el día del evento
- Gestión de riesgos
Consejos para una gestión de eventos exitosa
La planificación de un evento puede ser estresante y, a menudo, dejar a los organizadores abrumados. Estos son algunos consejos para ayudar a dominar el arte de la gestión de eventos;
- Un inicio temprano
Comience a planificar tan pronto como pueda. Siendo realistas, los organizadores comienzan a planificar un gran evento con 4 a 6 meses de anticipación. Los eventos más pequeños necesitan al menos 1 mes de planificación. Obtener una ventaja ayudará a que el evento fluya sin problemas.
- Sea flexible
El cambio es evidente. Por lo tanto, ya sea la hora, el lugar o el tema del evento, asegúrese de ser flexible y de poder satisfacer las demandas cambiantes de frente.
- Negocie
A pesar de lo que los proveedores le digan, todo es negociable. Determine su presupuesto para cada proveedor antes de su cumple. Ofrezca pagar un 5-10% más bajo que esta cifra. Su proveedor puede presentar una pelea, pero en última instancia, querrán su negocio.
- Delegar responsabilidades
Divida el evento en varias secciones. Luego, asigna una sección a cada miembro de tu equipo. Cuando un miembro maneja una división, prestará más atención y notará cualquier pequeño cambio.
- Crear un plan de copia de seguridad
Es raro ver que un evento se ejecute sin problemas sin ningún problema. Evalúa lo más importante de tu evento y crea un plan de respaldo. De esta manera, tendrá una alternativa, si surge la necesidad.
- Hacer un ensayo
Dos semanas antes de la fecha real del evento, hacer un recorrido por todo el evento. Organiza una reunión con tu equipo y repasa todo. Desde la configuración inicial hasta el proceso de seguimiento. Muchas veces, surgen complicaciones en esta reunión. Te da la oportunidad de corregirlos de antemano.
- Fotografiar Todo
«Una imagen vale más que mil palabras» es una frase muy común. Por lo tanto, publicar fotos positivas en línea es una excelente manera de demostrar el éxito de un evento. Si tienes el presupuesto, contrata a un fotógrafo. Haga todo lo posible, como el lugar, la marca del evento, muchos asistentes se lo pasan en grande…
- Obtener en línea
Las redes sociales son la forma de comercializar o promover su negocio. Crea un hashtag personalizado para tu evento en Twitter y anima a la gente a twittear sobre él. Crea una página de Facebook y haz que la gente te siga.
- Seguimiento oportuno
Después de completar un evento, a muchos organizadores les gusta tomar un descanso. Mantén el seguimiento de los asistentes a través de correo electrónico o redes sociales y muestra el éxito del evento para obtener más negocios.
Una carrera en Gestión de Eventos
El campo de la gestión de eventos es glamuroso y divertido. Nunca hay un momento aburrido. ¡Esta es una industria que te mantiene alerta! Está progresando y evolucionando rápidamente.
Si te apasiona una carrera en la gestión de eventos, entonces ofrécete como voluntario o pasante para obtener una experiencia del mundo real de lo que implica un evento. Para empezar, le ayudará a construir su cartera y le brindará una experiencia invaluable. Le brinda credibilidad ante posibles empleadores. También le permitirá ver si trabajar en eventos es para usted.
Una mejor alternativa You Puede elegir hacer un curso de Gestión de Eventos de las muchas instituciones de renombre en la India o en el extranjero. Continúe con esto al completar su 12º estándar o graduación.
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