Si su pequeña empresa está constituida, debe llevar un libro de actas corporativo. Sin embargo, muchos propietarios de negocios no son conscientes de lo que es un libro de actas corporativo o de lo que debería contener.
¿Qué es un libro de actas corporativo?
Un libro de actas corporativo es una carpeta llena de documentos y registros de su empresa. Como tal, sirve como el registro principal de las actividades de su corporación.
Su libro de minutos corporativo debe incluir el de su empresa:
- Artículos de Incorporación
- Actas de Reuniones
- Resoluciones de los Directores y Funcionarios
- Avisos y Registros presentados en el Registro
- Registro de Directores
- Registro de Funcionarios
- Registro de Accionistas
- Certificados de acciones
- Transferencias de acciones y cualquier otro documento relevante para las transacciones de la corporación
Si tiene un Acuerdo de Accionistas, también deberá incluir esto.
Si bien su libro de actas corporativo está disponible para que lo consulte según sea necesario, también está sujeto a revisión gubernamental.
¿Por qué mantener un libro de minutos corporativo?
Legislación
La Ley de Corporaciones Comerciales de Columbia Británica requiere que mantenga los registros de la compañía mencionados anteriormente, entre otros. Si no mantiene estos registros y los tiene disponibles para su visualización, puede ser condenado por un delito bajo la Ley y multado con hasta 5 5,000.
Solicitudes de inversión
Su minuta corporativa demuestra que su negocio es válido y está debidamente estructurado. También proporciona un registro de todos los accionistas actuales y pasados y la consideración que se dio a sus acciones. Teniendo en cuenta esto, no debería sorprender que la mayoría de los inversores quieran revisar un libro de actas corporativo antes de invertir dinero en un negocio.
Préstamos bancarios
Su estructura corporativa también será importante para los bancos si está buscando un préstamo comercial. Querrán examinar específicamente sus artículos o acuerdo de accionistas para confirmar a cuáles de los directores y funcionarios de la compañía se les permite pedir dinero prestado.
Vender su empresa
Vender un negocio es un proceso complejo y los compradores esperan revisar los registros de su empresa. Durante el proceso de diligencia debida por parte del comprador, tendrá que mostrar las transacciones de la corporación desde el punto de incorporación hasta el punto de venta. La mejor manera de proporcionar esta información es a través de su libro de actas corporativo.
Revisión gubernamental
Hay varias agencias gubernamentales que también pueden solicitar acceso a su libro de actas corporativo. Por ejemplo, es posible que la Agencia de Ingresos de Canadá desee revisar el desglose de la propiedad en su empresa o la lista de directores que son responsables de pagar los impuestos de la empresa. Se deben aceptar todas las solicitudes gubernamentales de acceso a su libro de actas corporativo.
Transferencia de la propiedad
La transferencia de la propiedad a otro accionista no se puede completar sin su libro de actas corporativo, ya que deberá demostrar que tiene la propiedad de las acciones para transferirlas.
Algunos propietarios de negocios creen que pueden esperar hasta que necesiten un libro de minutos corporativo para crear uno. Si bien es posible que algunas personas lo logren, hacerlo es costoso y requiere mucho tiempo. También existe siempre el riesgo de no poder obtener los materiales requeridos a tiempo, lo que puede tener consecuencias desastrosas para su negocio. Es por eso que le sugerimos que mantenga su libro de minutos corporativo actualizado desde el principio.
¿Tiene dificultades para configurar o mantener su libro de minutos corporativo? Un abogado de negocios pequeños puede ayudarlo. Póngase en contacto con nosotros hoy para reservar una cita con uno de nuestros abogados expertos en pequeñas empresas.