Si está incorporando su negocio, probablemente se haya encontrado con el término libro de minutos. Pero, ¿qué es exactamente un libro de minutos y por qué lo necesita? Estamos aquí para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre libros de actas y documentos de incorporación.
Contenido
¿Qué es una constitución?
Al incorporar su negocio, se convierte en una entidad legal independiente, con derechos similares a los de una persona en términos de responsabilidad y protección de activos. Tendrá que decidir si desea incorporarse a nivel federal o provincial, dependiendo de dónde pretenda llevar a cabo su negocio. A continuación, los artículos de incorporación tendrán que ser escritos, y los accionistas de la corporación nombrados. Una vez que se incorpore su negocio, la responsabilidad limitada entrará en vigor, lo que significa que los activos de la compañía estarán completamente separados de los propietarios e inversores.
¿Cuáles son los beneficios de crear una corporación?
A diferencia de una estructura de propiedad única o sociedad, el principal beneficio de incorporar su negocio es que se separa de usted como individuo. Esto significa que el propietario(s) de la empresa no puede ser considerada legalmente responsable de las deudas de su empresa puede incurrir en el curso de los negocios. Sin embargo, si hizo garantías personales para recibir fondos para su negocio, sus activos personales pueden ser incautados si no puede pagar sus deudas. La responsabilidad limitada puede permitir que las corporaciones realicen movimientos comerciales más riesgosos porque los accionistas están protegidos.
Otro beneficio de incorporar su negocio es que hace que sea más fácil transferir la propiedad que si tiene una empresa individual o una sociedad. Una sociedad constituida también tendrá una tasa impositiva más baja y restricciones fiscales más indulgentes.
¿Qué es un libro de minutos?
Un libro de actas corporativas es esencialmente una colección de todos los registros corporativos importantes, incluidos los artículos de constitución, a los que los accionistas y acreedores de la corporación pueden acceder. Un libro de minutos puede ser una carpeta física que contiene todos los documentos requeridos, o su corporación puede optar por mantener su libro de minutos corporativo en línea para compartirlo fácilmente.
¿Qué incluye un libro de minutos corporativo?
Se requiere que una corporación mantenga registros para ser vistos por accionistas y acreedores a solicitud. Los documentos requeridos incluyen:
- Artículos de modificación
- Estatutos y modificaciones
- Acuerdos unánimes de accionistas
- Actas de reuniones y resoluciones de accionistas
- Notificaciones presentadas
- Un registro de acciones con los nombres y direcciones de los accionistas y detalles de las acciones en posesión
Suena como mucho, pero cuando incorpore su negocio con Ownr, le proporcionaremos todos los documentos de formación corporativa que necesite. Estos incluyen:
- Primera Resolución de Directores
- Consentimiento(s) del Director
- Primera Resolución de Accionistas
- Aviso(s) de emisión
- Suscripción de Acciones
- Registro de Valores
- Registro de Directores
- Registro
- Libro de accionistas
- Estatutos
Si necesita respuestas a preguntas sobre los documentos específicos que Ownr proporciona, puede llamar, enviar un correo electrónico o usar nuestra función de chat en línea para ponerse en contacto.
¿Cuáles son los beneficios de llevar un libro de minutos?
Mantener un libro de actas corporativo actualizado le permitirá realizar un seguimiento de todos sus documentos corporativos importantes en un solo lugar. Esto también le facilitará proporcionar sus registros a accionistas, acreedores o compradores potenciales en caso de que decida vender su corporación.
Cómo mantener su libro de minutos actualizado
Las corporaciones no solo deben mantener ciertos registros a nivel provincial y federal, sino que también están obligadas por ley a mantenerlos actualizados. Cuando se incorpora un negocio, sin importar cuán grande o pequeño sea, se debe celebrar una reunión anual de accionistas y documentarla en el libro de actas corporativo. No celebrar una reunión anual o no cumplir con las leyes sobre el mantenimiento de registros corporativos puede tener consecuencias, incluidas sanciones gubernamentales, problemas fiscales y trastornos en los negocios diarios de la corporación.
Muchas empresas eligen que un abogado cuide su libro de actas corporativo, asegurando que todos los documentos estén actualizados y de acuerdo con la ley. Sin embargo, si desea mantener su propio libro de minutos, hay algunos consejos simples de organización que podrían ayudarlo. Para organizar el libro de minutos de su corporación y mantenerlo actualizado, puede separar su libro de minutos en cuatro secciones diferentes. Estos son:
- Certificado de Constitución (y cualquier enmienda posterior)
- Estatutos (y cualquier enmienda posterior)
- Consejo de Administración
- Actas de una reunión sobre las operaciones básicas de la empresa
- Actas firmadas de todas las reuniones
- Consentimientos escritos que aprueban acciones entre las reuniones de la junta
- Accionistas (y acciones ejecutadas por la mayoría requerida)
También puede optar por incluir una lista de funcionarios y directores, información tributaria y otros registros relevantes de la compañía.
¿Qué más necesita para su corporación?
Además de mantener su libro de actas corporativo actualizado, hay ciertas otras obligaciones corporativas que deberá cumplir para mantenerse al día con el gobierno después de incorporar su negocio.
Designación de auditores
En cada reunión anual de accionistas, se debe nombrar un auditor para auditar las finanzas de su corporación. Esto ayuda a mantener la confiabilidad de sus documentos financieros y protege e informa a los accionistas de la situación financiera de la compañía. Si su corporación no es distribuidora, los accionistas pueden votar para no nombrar a un auditor.
Preparación de estados financieros
Los estados financieros de su empresa deben ajustarse a los principios contables de acuerdo con los Contadores Profesionales Colegiados de Canadá (CPA).
Estados financieros compartidos
Los estados financieros deben proporcionarse a los accionistas al menos 21 días antes de la reunión anual de la compañía.
Presentar una declaración anual
Mientras su corporación esté activa, deberá presentar una declaración anual ante Corporations Canada. Esto es independiente de las declaraciones de impuestos de su empresa presentadas a través de la Agencia de Ingresos de Canadá. Su declaración debe ser firmada por una persona autorizada por el consejo de administración con conocimiento relevante de la empresa. Esta declaración es necesaria para que Corporations Canada se asegure de que su empresa cumple con los requisitos de la CBCA. La devolución debe enviarse dentro de los 60 días posteriores a la fecha en que se creó la corporación. Esta fecha aparecerá en su certificado de incorporación. Si no presenta su declaración a tiempo, su empresa no podrá obtener un certificado de cumplimiento.
* Esto solo se aplica a una corporación federal, así que asegúrese de verificar los requisitos para una corporación provincial dependiendo de dónde se encuentre.
Presentar un cambio de dirección registrada
La dirección de su oficina debe mantenerse actualizada, ya que es la dirección oficial para enviar comunicaciones a su corporación. Corporations Canada requiere que les informe dentro de los 15 días de un cambio de dirección de la oficina registrada. Puede cambiar su dirección dentro de su provincia o territorio original en línea, pero se le pedirá que presente artículos de la enmienda si decide trasladar su oficina a otra provincia o territorio que no sea el establecido en sus artículos de constitución.
* Esto solo se aplica a una corporación federal, así que asegúrese de verificar los requisitos para una corporación provincial dependiendo de dónde se encuentre.
Presentación de cambios en los directores
Corporaciones Canadá requiere que las corporaciones les informen en un plazo de 15 días cuando se elijan nuevos directores o las personas dejen de ser directores. Cualquier cambio en la dirección de sus directores también debe enviarse a Corporations Canada dentro de los 15 días. Esta dirección puede ser residencial o comercial. Sus directores actuales (y su información de contacto) también deben estar disponibles regularmente para las personas que estén considerando convertirse en partes interesadas en su corporación.
También vale la pena tener en cuenta que si cambia el número de directores de su corporación, deberá modificar sus artículos (y pagar la tarifa de presentación) para reflejar el cambio. Al menos el 25% de los directores de su corporación deben ser canadienses residentes.
* Esto solo se aplica a una corporación federal, así que asegúrese de verificar los requisitos para una corporación provincial dependiendo de dónde se encuentre.
Modificación de artículos
Todos los cambios en sus artículos oficiales de incorporación deben guardarse junto con el resto de su libro de actas corporativo. Estos cambios pueden incluir:
- Cambio en el nombre de la empresa
- Cambio en la ubicación de las operaciones
- Cambio en el número de directores
- Cambio en las restricciones a las transferencias de acciones
- Cambio en las restricciones a los negocios que la corporación puede llevar a cabo
- Creación o eliminación de clases de acciones
- Modificación de clases de acciones
- Aumentar o reducir el capital (si está establecido en el pacto social)
- Cambio de cualquier otra disposición en los artículos
Puede parecer un poco abrumador cuando comienza su nuevo negocio, pero la cuanto antes pueda ordenar su libro de minutos, más fácil será mantenerlo (y mantener su corporación en buen estado) a medida que pase el tiempo.