Una centralita es una de esas cosas que muchas empresas están usando sin darse cuenta de que eso es lo que están usando. Cuando una empresa tiene al menos un par de empleados, siempre ha sido un elemento básico para las oficinas en el pasado.
Todavía se usa ampliamente porque es un sistema tan efectivo, pero ahora hay otras opciones, incluida una centralita virtual completamente virtual. Veamos exactamente qué es este sistema y cómo puede optimizarlo para su negocio.
La centralita telefónica privada
En términos básicos, una centralita telefónica privada (PBX) es la infraestructura subyacente de un sistema telefónico que permite tener varias líneas en una oficina u otro entorno, cuyas líneas se localizan en ese entorno específico.
Cualquiera que haya trabajado en una oficina en los últimos 40 años probablemente haya utilizado una centralita virtual. Han sido el sistema preferido para las empresas durante mucho tiempo (hasta hoy, cuando hay tantas opciones para sistemas telefónicos) porque lo que hace la centralita es convertir una o algunas líneas de la compañía telefónica local en muchas más líneas para que las use la oficina.
Esto es mucho más rentable que comprar una línea separada para cada persona o escritorio, de la compañía telefónica. ¿Sabes cómo puedes poner a alguien en espera, responder otra llamada, ponerlos en espera también, luego abrir otra línea y llamar por separado? Eso es porque tienes una centralita.
Esta tecnología solo se facilitaba a través del uso de una línea cableada tradicional originalmente, pero desde entonces, han surgido nuevas tecnologías para dar a las empresas diferentes opciones para crear una centralita virtual.
Poco después de que el acceso a Internet estuviera disponible, la tecnología VoIP comenzó a implementarse para los sistemas telefónicos de negocios porque era más versátil y generalmente más barato que obtener el servicio de línea fija de la compañía telefónica. Luego, los sistemas PBX alojados en la nube fueron creados por nuevos proveedores que lo hicieron aún más barato y útil. Hablaremos de eso un poco más tarde.
Los puntos más finos de una PBX
Una PBX esencialmente da a una oficina su propia centralita, por así decirlo. Como señalamos antes, incluso una línea entrante de la compañía telefónica, o una línea de su conexión a Internet alojada por un proveedor de servicios VoIP, se convierte en varias líneas que pueden ser utilizadas por todos los teléfonos de su oficina.
La mayor ventaja del sistema es que puede manejar múltiples llamadas entrantes simultáneas para que las personas que llaman no reciban una señal de ocupado y siempre pasen.
Desafortunadamente, todavía hay un número finito de líneas en una centralita virtual regular, por lo que si experimenta un período de alto volumen y consume todas las líneas disponibles, las personas obtendrán una señal de ocupado. Aquí es donde una centralita virtual es superior en ese aspecto, y explicaremos cómo funciona en breve.
las Deficiencias de una PBX Tradicional
de Nuevo, el número de líneas en una PBX tradicional no son ilimitadas; por lo tanto, es bastante común en este tipo de sistema para producir una señal de ocupado cuando las líneas están inundados. Otro problema que puede encontrar es el de la movilidad.
La centralita virtual de oficina tradicional está confinada a las instalaciones, y los empleados solo pueden usarla cuando están en esa ubicación. El proveedor de servicios puede agregar funciones de reenvío para permitirle recibir llamadas cuando salga de las instalaciones, pero esas funciones serán algo limitadas y bastante costosas.
El Sistema PBX Virtual
Nos encantan los sistemas de telefonía virtual por aquí porque somos uno, y este tipo de PBX es uno de los mayores avances en telefonía que se ha desarrollado en mucho tiempo. Los proveedores virtuales solo han comenzado a aparecer en la última década, ya que las posibilidades de usar Internet para ejecutar todo tipo de servicios y sistemas han aumentado enormemente, así como la capacidad de velocidad y ancho de banda.
Sin mencionar que el servicio de Internet se ha vuelto más barato y de más fácil acceso. Para entender cómo funciona una centralita virtual, basta con pensar en una centralita de oficina tradicional sin todas las líneas físicas y de hardware.
Una centralita virtual o alojada en la nube es mucho más barata que sus predecesoras, puede usarla con todo tipo de teléfonos y el número de líneas que puede poner a disposición es casi ilimitado. Sus clientes nunca recibirán una señal de ocupado. Si decide comenzar a buscar un sistema PBX basado en la nube para su negocio, encontrará que hay un montón de proveedores por ahí.
Aún así, en realidad hay pocos proveedores que puedan ejecutarlo con el nivel de fiabilidad que ofrecen los proveedores tradicionales. Sin embargo, existen, y puede comenzar con una prueba gratuita de un sistema Talkroute para ver cómo debería funcionar. Puede usar Talkroute con los teléfonos existentes que ya tiene, y no necesitará comprar ningún equipo nuevo para que funcione.
¿Es mejor una Centralita Virtual?
Una centralita virtual es absolutamente mejor. En primer lugar, puede disfrutar de todas las características de una centralita PBX de la vieja escuela, al tiempo que agrega un montón de características adicionales que no obtendría con los sistemas antiguos. Las cosas que obtienes con los sistemas antiguos, como música en espera, correo de voz de negocios y un asistente automático, están disponibles con un proveedor virtual como Talkroute.
Ahora, además de las características clásicas que son necesarias para una pequeña empresa, también obtiene un panel de control en línea para ajustar la configuración de su sistema telefónico en cualquier momento (ya no a merced de la línea de atención al cliente de un operador telefónico), horas de operación personalizables, varias opciones de desvío y enrutamiento de llamadas, informes y análisis de llamadas, y mucho más.
Lo más importante es que puede administrar llamadas y administrar su empresa desde cualquier lugar, utilizando cualquier teléfono, celular, teléfono fijo u otro teléfono, así como enviar y recibir mensajes de texto a través del número de teléfono de su empresa mediante la aplicación móvil o desde su computadora. Hay un poco más de funciones de administración de llamadas con un sistema telefónico virtual, sobre las que puede obtener más información al iniciar una prueba gratuita con Talkroute.
Con suerte, este artículo le ha dado una idea más detallada de cómo funciona una centralita virtual. Aunque es ampliamente desconocido para la mayoría de la gente, el intercambio de sucursales privadas es un componente central de los sistemas telefónicos de negocios, y más que eso, prácticamente instrumentalmente hace posible administrar las llamadas diarias de una manera organizada. Desea que esta tecnología ejecute sus teléfonos, y aunque el tipo tradicional es probado y verdadero, probablemente también desee que el tipo virtual ejecute sus teléfonos.
Stephanie
Stephanie es Directora de Marketing de Talkroute y ha aparecido en Forbes, Inc, y Empresaria como una autoridad líder en negocios y telecomunicaciones.
Stephanie también es la editora en jefe y autora colaboradora del blog Talkroute, que ayuda a más de 100 mil empresarios a iniciar, dirigir y hacer crecer sus negocios.