¿Qué es un sistema POS? Como propietario de un negocio o gerente de negocios que busca actualizar el sistema de procesamiento de pagos de su negocio, puede que se esté rascando la cabeza con esta pregunta. Pero la buena noticia es que probablemente ya sabes lo que son estos sistemas, la terminología es un poco nueva.
Un sistema POS o sistema de punto de venta es una combinación de hardware y software de pago que configura su negocio para realizar transacciones de productos o servicios tanto en su negocio físico como en línea. Para las versiones electrónicas de los sistemas POS, es posible que escuche el término «ePOS» para el sistema de punto de venta electrónico.
El hardware de punto de venta generalmente toma la forma de un lector de tarjetas, un registro o una tableta. El software POS, por su parte, vincula todo y tiene funciones para administrar el inventario, el personal y los datos de los clientes. Pero más sobre eso más adelante.
Como comerciante, es probable que tenga una tienda física, una tienda en línea o, de hecho, ambas, y necesite un sistema comercial que pueda procesar pagos o reembolsos rápidamente y registrar el historial de transacciones con precisión. Suena bastante simple, ¿verdad?
Cuando empiezas a pensar en cómo estas situaciones pueden desarrollarse en detalle, desde turistas que pagan con diferentes tipos de tarjetas y monedas, hasta clientes leales que pagan con una combinación de efectivo, crédito de tienda o vale de regalo, una venta simple se vuelve un poco más complicada de procesar.
Sistemas POS: más que un punto de venta
Un sistema POS está diseñado exactamente para esta complejidad. Están equipados para atender todas las necesidades de los clientes en el punto de venta, desde enviar recibos de regalo por correo electrónico hasta recordarte las promociones actuales para aumentar las ventas.
Cuando se utilizan de manera efectiva, los sistemas POS son capaces de reducir los costos y mejorar los márgenes sin sacrificar los niveles de servicio. Hay muchas para elegir, y en nuestro resumen de los mejores sistemas de punto de venta, Shopify, Plaza y Vender coronada nuestra lista de recomendaciones.
Los sistemas POS también le ofrecen información empresarial para mantener las operaciones fluidas y resaltar las áreas de desarrollo. Pueden avisarle cuando el inventario se está agotando, notificarle, asegurarse de que se mantiene al tanto de las regulaciones de pago relacionadas con el cumplimiento y ayudar a su empresa a evitar multas y otros costos administrativos (como el fraude de devolución de cargo), al tiempo que ofrecen funciones de seguridad avanzadas que protegen contra el robo de datos y las infracciones cibernéticas.
Los sistemas de punto de venta a veces se utilizan para referirse a la caja registradora, o incluso se llaman cajas registradoras POS. La realidad es que son mucho más que la antigua caja registradora. En el mundo actual, los sistemas POS digitales modernos le dan a su negocio una ventaja y le permiten consultar a los clientes desde cualquier lugar donde se encuentre su negocio.
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¿Qué es el sistema POS y cómo funciona un sistema POS?
Como se mencionó anteriormente, un sistema de punto de venta se compone de elementos de hardware y software que trabajan juntos para procesar las transacciones de venta y pago en el punto de compra. El hardware de punto de venta de ejemplo incluye un lector de tarjetas o una pantalla de gestión de pedidos, mientras que el software de punto de venta proporciona soluciones basadas en la nube para pagos seguros.
Realiza todas las funciones básicas de las cajas registradoras, como seleccionar artículos por departamento. Más allá del seguimiento de ventas, la adición de impuestos y la creación de recibos, profundicemos en los otros muchos beneficios de los sistemas POS modernos.
Obtenga más información sobre cómo funciona un sistema POS.
Beneficios de un sistema POS
- Sofocar la experiencia del cliente en general
- Mejor satisfacción y lealtad del cliente
- Gestión y conteo precisos de la base de datos de inventario
- Servicio y seguridad de procesamiento de pagos superiores
- Gestión eficiente de compras/pedidos de proveedores
- Gestión más rápida de pedidos de clientes
- Transacciones de pago más rápidas
- Facturación mejorada y más fácil
- Menos errores de conteo y registro humanos para ahorrar tiempo
- ID de empleado automatizados e informes
- Herramientas avanzadas de informes o integraciones disponibles
- Funcionalidad de múltiples tiendas
- Moderniza su negocio para los estándares de pago actuales
Una de las grandes ventajas de un sistema POS es la cantidad de tiempo que usted y sus empleados recuperarán al optar por un sistema que tenga opciones de administración del tiempo.
Otros beneficios de tener un sistema POS incluyen aumentar la productividad de los empleados , gracias al software POS que realiza muchos de los cálculos operativos, los costos y las ideas por usted. Por lo general, la racionalización de las operaciones con un sistema POS también reduce los costos comerciales. Sin mencionar menos errores humanos; informes de ventas detallados a su disposición y ofreciendo a los clientes opciones actuales para pagar como quieran.
Para comenzar a elegir un sistema POS, deberá considerar qué características específicas y opciones de personalización necesita su negocio. Escenarios de ejemplo:
Propietario de un negocio minorista
Los minoristas que venden productos electrónicos necesitarán que sus productos contengan números de serie para identificar modelos, marcas y artículos específicos en las tiendas.
Propietario de un negocio de moda en línea
Los minoristas de ropa, por otro lado, necesitarán que sus productos tengan SKU específicos de marca separados. Debido a los altos costos asociados de los artículos, las joyerías deberán buscar sistemas de punto de venta que emitan alertas por intentos de facturación incorrectos.
Propietario de una tienda de esquina de conveniencia
Y para comestibles, los sistemas de punto de venta requieren que los productos contengan tanto fechas de caducidad como una unidad de medida para permitir que las empresas vendan artículos con un descuento una vez.
Tipos de sistema POS
POS multicanal
Los sistemas POS multicanal permiten la integración con su sitio web, mercados en línea de terceros y socios, además de redes sociales para mantener sus ofertas relevantes.
Lo mejor para: Marcas de comercio electrónico multicanal.
POS de escritorio, POS móvil (mPOS) y POS de tableta
Uno de los grandes beneficios de los sistemas POS es la flexibilidad que ofrecen. La mayoría del software POS tiene una aplicación que se puede abrir en cualquier dispositivo. Si bien este suele ser un escritorio dedicado para su empresa, los sistemas POS móviles y tabletas le brindan flexibilidad a medida que expande su negocio o introduce ubicaciones de ventas emergentes.
Lo mejor para: Viajes y negocios en expansión
Aplicaciones de punto de venta
La mayoría de las marcas tienen una aplicación en estos días, y las empresas de punto de venta no son diferentes. Una aplicación de punto de venta puede funcionar como una extensión de su sistema de hardware de punto de venta o como el panel de control de software principal para supervisar todas las ventas y transacciones.
Mejor para: empresas móviles que se mueven a través de sitios
Software de punto de venta de código abierto
Este tipo de sistema de punto de venta le permite editar directamente el código fuente del creador para crear una solución de punto de venta personalizada para su negocio.
Lo mejor para: Si es una empresa con necesidades de tecnología muy personalizadas e integraciones múltiples, el software de punto de venta de código abierto podría ser para su negocio.
Componentes de un sistema POS
Los sistemas POS de hoy en día han evolucionado de simples cajas registradoras y pueden hacer mucho más que simples transacciones. Son omnipresentes en muchos sectores—hotelería, comercio minorista y ocio—y vienen en diferentes formas y tamaños dependiendo de las necesidades del negocio.
Algunos sistemas POS combinan hardware (como un ordenador servidor) y software en una sola unidad, mientras que otros separan los dos conectando un terminal «tonto» a un servidor ubicado en las instalaciones o en otro edificio.
Sistemas POS combinados
Algunos sistemas POS combinan hardware (como un ordenador servidor) y software en una sola unidad, mientras que otros separan los dos conectando un terminal «tonto» a un servidor ubicado en las instalaciones o en otro edificio. Para los sistemas POS basados en la nube, los terminales se conectan directamente a Internet para ejecutar software que se actualiza automáticamente.
Sistemas POS modulares
Muchos son modulares, lo que permite conectar unidades de hardware adicionales para mostrar métricas como el total del pedido y el peso del producto. Otros pueden escanear códigos de barras, imprimir recibos y manejar necesidades de seguridad, por ejemplo, sistemas de procesamiento de tarjetas de crédito diseñados para aceptar pagos con tarjeta de crédito o débito.
Los sistemas POS también son personalizables en el lado del software, lo que permite a las empresas administrar programas de membresía y esquemas de lealtad para otorgar descuentos a los clientes en compras futuras. Aquí, la experiencia de usuario y el diseño se vuelven críticos para su efectividad.
Los terminales de los restaurantes, por ejemplo, priorizarán la facilidad de uso y la velocidad al incluir botones ampliados en monitores grandes y luminosos para que el personal pueda reservar mesas de forma rápida y sencilla para los clientes en entornos oscuros.
Sistemas POS portátiles
Por el contrario, un terminal EPOS (Punto de Venta Electrónico) portátil en un soporte de mercado será apenas más grande que una tarjeta de crédito, al tiempo que ofrece la capacidad de albergar una tarjeta SIM 4G para conectarse directamente a Internet para procesar pagos en línea.
Averigüe cuánto cuesta un sistema POS.
Sistemas POS: más allá de las transacciones
Un sistema POS puede reducir la dependencia de los procesos manuales, lo que lo convierte en una herramienta vital para ayudar a las empresas a digitalizar sus procesos y reducir la dependencia de las hojas de cálculo. Las potentes soluciones POS se destacan por proporcionar datos procesables en tiempo real que permiten realizar tareas de manera eficiente y rápida.
✔ Los sistemas POS son perfectos para conocer mejor a los clientes
Esto incluye la capacidad de almacenar información y crear perfiles de clientes para comprender más sobre los clientes. Esto a su vez conduce a mejores capacidades de marketing, como la capacidad de crear grupos de clientes, por ejemplo, compradores VIP, que se pueden segmentar a través de campañas de marketing directo.
✔ Monitoree el rendimiento de los empleados
Al mismo tiempo, los sistemas POS le permiten conocer el rendimiento de sus propios empleados al permitir que los clientes den propinas a sus trabajadores utilizando porcentajes preestablecidos, lo que es especialmente útil para las empresas de la industria de servicios.
✔ Realice un seguimiento de los informes de productos y ventas con facilidad
Y, cuando se trata de informes, los sistemas POS pueden indicarle cuándo ciertos artículos se están volviendo más populares y, al mismo tiempo, ayudarlo a asegurarse de tener una cantidad suficiente de ellos en su inventario. Se puede lograr a través de catálogos de productos digitalizados en sistemas que rastrean el inventario y actualizan automáticamente las cantidades a medida que los compradores las compran.
Cualquiera que sea la razón por la que desea un sistema POS, debe considerar cuáles son los requisitos de su negocio antes de decidir qué tipo de solución se adapta a sus necesidades.
Para ayudarlo a tomar una decisión informada, nuestros expertos han preparado los siguientes artículos: Cómo elegir un sistema de punto de venta para una tienda minorista, Cómo elegir un punto de venta para una pequeña empresa y Cómo elegir un punto de venta para un restaurante o bar o un punto de venta para un camión de comida.