Hoy en día, todas las empresas necesitan un sistema telefónico para conectarse con sus clientes. Sí, hay varios canales que sirven para el mismo propósito (chat en vivo, redes sociales, correo electrónico, etc.). Sin embargo, los teléfonos siguen representando el 61% de todas las interacciones de soporte.
Un sistema telefónico de oficina puede facilitar la conexión con sus clientes al tiempo que reduce los costos operativos, mejora la seguridad y la productividad. Y no se trata solo de comunicarse con los clientes. Un sistema telefónico de oficina también facilita la comunicación entre equipos, el análisis de rendimiento y la revisión de la estrategia.
En los últimos años, los sistemas telefónicos de oficina han experimentado una gran transformación. Los sistemas telefónicos de oficina modernos, como VoIP, aprovechan Internet para hacer y recibir llamadas, lo que reduce los costos hasta en un 75%, son altamente escalables y fáciles de mantener.
Entonces, ¿cómo sabe qué sistema telefónico de oficina comercial es bueno para su negocio? ¿Cuáles son las ventajas de cada sistema telefónico? En este artículo, discutiremos exactamente eso. Empecemos.
¿Qué es un Sistema Telefónico de Oficina?
Un sistema telefónico de oficina es una red de teléfonos basados en hardware o software que permiten funciones de telefonía complejas en un entorno empresarial utilizando protocolo de Internet y líneas telefónicas tradicionales.
Los modernos sistemas telefónicos de oficina le permiten conectarse con sus clientes de todo el mundo a un costo nominal. Además, puede mantenerse conectado con ellos durante todo el día, gracias a la aplicación móvil de los proveedores de sistemas telefónicos.
Tipos de sistemas Telefónicos de oficina
Hay tres tipos principales de sistemas telefónicos de oficina.
1) Red Telefónica Pública Conmutada Heredada (PSTN)
También conocida como líneas fijas, la PSTN ha estado en uso desde finales de 1800. Utiliza cables de cobre subterráneos para conectar llamadas telefónicas. Cuando utilice PSTN, tendrá que instalar líneas telefónicas en toda su oficina.
Aunque son ampliamente utilizados a nivel mundial, los sistemas PSTN no son adecuados para las empresas. Necesitará tener una línea separada para cada empleado. Y, aparte de los altos costos de llamadas, necesita gastar cientos de dólares en mantenimiento cada año.
2) Sistemas Telefónicos PBX
El sistema PBX (Central Telefónica Privada) es una red telefónica privada que permite a las empresas operar un sistema telefónico interno y usar menos líneas telefónicas. Le permite cambiar las llamadas entre usuarios en líneas locales, lo que permite a todos sus empleados compartir un cierto número de líneas telefónicas externas.
Los sistemas telefónicos de oficina de la centralita virtual se basan en dos componentes: el aparato telefónico y la centralita virtual. El teléfono está conectado a la centralita para completar la red. Además, el sistema telefónico de la oficina tiene algunas características inherentes, como transferencia de llamadas, retención de llamadas, saludos personalizados, etc.
La centralita virtual, a su vez, permite a la red comunicarse en grupos con conferencias telefónicas, realizar videollamadas, trabajar con faxes e impresoras sin operarlas manualmente.
3) Sistema telefónico VoIP
El software VoIP (Protocolo de voz sobre Internet) es un sistema telefónico de oficina que le permite realizar y recibir llamadas de negocios a través de Internet. No requiere ningún hardware o equipo especial para permitir las comunicaciones comerciales. Todo lo que necesita es Internet y un dispositivo (teléfono inteligente, computadora portátil, computadora de escritorio o teléfono inteligente).
Hay una lista exhaustiva de características que incluyen administración de llamadas, monitoreo de llamadas, desvío de llamadas, correo de voz personalizado, voz a correo electrónico y muchas de esas características que permiten que VoIP envuelva un papel multifunción.
Una de las características adicionales de los sistemas telefónicos de oficina VoIP es que puede elegir cualquier número de teléfono que desee. Además, puede tomar tantos números como necesite sin incurrir en ningún gasto de capital.
Puede grabar llamadas, monitorearlas en tiempo real e incluso irrumpir en el medio si siente que el agente no puede manejar al cliente de manera eficiente.
Nota: VoIP proporciona los máximos beneficios en comparación con los sistemas de telefonía PSTN y PBX.
¿Qué Hace Que El Sistema Telefónico De Oficina VoIP Sea Mejor Que Otros Sistemas Telefónicos De Oficina?
1-Rentable
Como se mencionó anteriormente, VoIP utiliza una sola red de voz y datos para ofrecer servicios de voz y elimina las redes con conmutación de circuitos para reducir el costo. Como resultado, hacer llamadas telefónicas de larga distancia también se vuelve más asequible cuando se utiliza un proveedor de VoIP.
Ya sea que esté buscando un sistema telefónico de oficina pequeño o uno de nivel empresarial, hay una solución para usted en su presupuesto.
Desvío de 2 llamadas
Los sistemas telefónicos de oficina VoIP le permiten reenviar llamadas a cualquier número. Podría ser la extensión de sus colegas, su número personal u otro número de su elección. Sin embargo, la persona que llama solo verá el número que ha marcado y ni siquiera se le notificará que la llamada se está reenviando.
Análisis de 3 llamadas
El seguimiento de métricas de llamadas clave, como la duración de las llamadas, el número de llamadas entrantes y salientes, los niveles de satisfacción del cliente y más, le permite comprender mejor el rendimiento de su agente y encontrar oportunidades de mejora. El análisis de llamadas le proporciona una comprensión profunda de sus operaciones, lo que le permite mejorar sus servicios con el tiempo.
4-Buzón de voz
Los correos de voz permiten a los clientes dejar un mensaje cuando no está disponible para seleccionar llamadas. Los principales sistemas telefónicos de oficina VoIP, como CallHippo, envían mensajes de voz directamente a su correo electrónico, lo que le permite escuchar a sus clientes cuando lo desee. Esto, a su vez, le permite resolver sus inquietudes y volver con ellos tan pronto como esté disponible.
5-VoIP se integra fácilmente con otros sistemas empresariales
La integración de su sistema VoIP con otras herramientas empresariales le permite automatizar procesos tediosos y equipar a sus agentes con toda la información necesaria para hacer su trabajo de manera eficiente.
6-Mejor interacción con el cliente
El mercado actual está altamente centrado en el cliente en su enfoque, y si no abre múltiples canales de comunicación para los clientes, se moverán hacia sus rivales comerciales. Tener un segundo número de teléfono separado para su organización es la mejor manera de impulsar la interacción con el cliente, ya que les permite comunicarse con el personal de soporte y los representantes en cualquier momento del día.
Por lo tanto, si su empresa quiere saltar a la cima de las tablas de clasificación de satisfacción del cliente, elija un proveedor de servicios confiable para obtener el mejor sistema telefónico de oficina VoIP lo antes posible.
7-Imagen profesional
Los números de teléfono de oficina son una plataforma vital para dar a su organización una imagen profesional y mejorar la reputación empresarial positivamente. Puede grabar mensajes de felicitación personalizados para las personas que llaman. También es posible reproducir música o mensajes de voz para los clientes mientras esperan ser atendidos por miembros del equipo de soporte.
Los sistemas de respuesta de voz automatizados eliminan la necesidad de recepcionistas las 24 horas del día y hacen que la comunicación con los clientes sea más ágil, flexible y receptiva. Como resultado, los números de teléfono de la empresa cambian la forma en que los clientes perciben su organización y crean una sólida reputación corporativa para su negocio.
8-Movilidad aumentada
La movilidad es el nombre del juego en esta era digital actual, y los sistemas telefónicos de oficina VoIP son el medio más rápido para mejorar la accesibilidad del cliente al promover la comunicación comercial en movimiento. Los números de teléfono de oficina con tecnología VoIP son una herramienta útil para las empresas que tienen trabajadores remotos y operan desde múltiples ubicaciones en todo el mundo.
Los números de teléfono virtuales también permiten a los miembros del equipo mantenerse conectados con socios y gerentes externos, independientemente de su ubicación geográfica; todo lo que se requiere es una conexión a Internet de alta velocidad para que los empleados permanezcan accesibles.
Supervisión de 9 llamadas
Estas funciones son ampliamente útiles cuando se capacita a los empleados o se los supervisa.
Hay cuatro formas principales en las que el sistema hel=
- Monitoreo: Le permite escuchar una conversación telefónica. Ninguna de las partes de la llamada puede oírte. Esta función es útil para mantener la vigilancia sobre la calidad de la llamada.
- Susurros: Los ejecutivos pueden requerir alguna orientación mientras manejan a ciertos clientes. Esta función le ayuda a hablar con los miembros internos de la organización sin que el cliente sepa quién está hablando o qué está hablando la persona.
- Barging: Esta función le permite ingresar una llamada continua que permite que ambas partes lo escuchen. Esto es similar a las llamadas de conferencia, pero se puede iniciar en cualquier momento. Por ejemplo, supongamos que una conversación entre un empleado y un cliente, usted puede monitorear y saltar en tirar sugerencias cuando desee.
- Grabación :La grabación también es posible con solo pulsar un botón. Esta grabación se puede almacenar como un archivo de audio y recuperar más tarde para fines de capacitación o legales.
¿Qué Características Debe Buscar En un Sistema Telefónico de Oficina?
Elegir un sistema telefónico de oficina con todas las características esenciales que necesita le ayuda a aprovechar al máximo su inversión.
Transferencia de 1 llamada
¿Desea transferir su llamada cuando no se le puede localizar u está ocupado? CallHippo ofrece dos tipos de funciones de transferencia de llamadas: Fría y cálida.
Una transferencia en frío es cuando transfieres la llamada al contacto sin hablar con el nuevo contacto. Con esta opción, la conexión que seleccione puede optar por aceptar o rechazar la solicitud. Una vez que se reciba la llamada, se dejará caer en su extremo.
Una transferencia en caliente es cuando habla con el nuevo contacto antes de que se transfiera la llamada. También puede unirse y hacer una llamada de 3 vías.
Grabación de 2 llamadas
Solo hay un pequeño número de sistemas telefónicos VoIP que ofrecen grabación de llamadas. El audio se almacena en la nube y puede recuperar la información en cualquier momento a su conveniencia.
Estos son algunos de los principales beneficios de la grabación de llamadas para su negocio:
- Mejorar el rendimiento de los agentes: Al monitorear las llamadas, puede proporcionar comentarios a los agentes sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer en la administración del servicio al cliente y ayudarlos a mejorar con el tiempo.
- Haga un seguimiento del progreso y la mejora: Comparar la forma en que su equipo habla con sus clientes ahora con la forma en que solían hacerlo hace algún tiempo es una buena idea. Te da una idea de si se logra alguna mejora o no.
- Alcance de R& D: Los sistemas de telefonía en la nube, como CallHippo, le permiten compartir sus grabaciones de llamadas dentro de su organización. Al compartir las llamadas con su departamento de R&D, puede tener una mejor idea de cómo los clientes usan su producto, qué problemas enfrentan, etc. Dicha información se traduce en mejoras en su producto y servicios.
- Evite problemas innecesarios: A menudo sucede que los clientes insatisfechos entablan un litigio contra una empresa que luego involucra suites legales y las cosas se complican. Por lo tanto, tener una base de datos de registros de llamadas le da ventaja contra tales problemas y los resuelve sin la irritación de involucrar a ningún abogado. Además, dicha base de datos de llamadas se mantiene automáticamente mediante un sistema telefónico basado en la nube y le ayudará a cumplir con las pautas técnicas, legales y de nivel de servicio.
3- Conferencia de llamadas
Hacer negocios no es un paseo por el parque. A menudo, necesitas emplear a una o más personas de tu equipo para hacer tu trabajo. En tales casos, necesita una comunicación unificada que ofrezca conferencias de llamadas.
Incluso un sistema telefónico de oficina pequeño tiene una función de conferencia de llamadas que le permite agrupar personas incluso si no están en la misma oficina. Pueden recibir llamadas desde cualquier parte del mundo, siempre y cuando tengan el número de teléfono de la oficina. Además, la transferencia de llamadas ayuda a las personas a
4 colas de llamadas
Si tienes más trabajo en la mano del que puedes manejar, una cola de llamadas puede ahorrarte el trabajo. Las personas que llaman no necesitan escuchar sonidos atractivos mientras esperan. En su lugar, se colocarán en una línea. También puedes poner un mensaje automatizado que les informe sobre tus productos, servicios, descuentos y otras ofertas para reducir las posibilidades de colgar llamadas.
La cola de llamadas reduce la relación de desgaste, ya que le indica a la persona que llama la hora exacta de la respuesta y evita que cuelgue.
Ofrecemos colas de llamadas en planos bronce y superiores. Para conocer los precios, consulte aquí.
5-Interceptaciones de llamadas
Los gestores de llamadas pueden usar interceptaciones de llamadas para medir el rendimiento de los agentes que llaman. Si descubren que un agente se enfrenta a algún problema mientras conversan con el cliente, pueden ayudarlos y manejar la situación. Cuando ven que un cliente no puede resolver ninguna consulta, pueden intervenir y salvar su pellejo. Por lo tanto, ayuda a cortar el problema de raíz.
Barging es una función de teléfono empresarial donde los gerentes pueden escuchar llamadas en vivo en tiempo real. Le ayuda a comprender a sus clientes y ofrecerles valor de una mejor manera. CallHippo ofrece funciones de interceptación de llamadas en planes silver y superiores.
6-IVR
Es imposible tener siempre una recepcionista humana para responder llamadas. Además, con la revolución tecnológica, empresas como usted están empleando asistentes automáticos para administrar las llamadas entrantes.
Esta función recibe a los clientes en varios idiomas y les hace preguntas como las que necesitan. También los dirige a realizar una acción en particular que los llevará en la dirección requerida.
CallHippo ofrece IVR multilingüe para ayudarle a ayudar a sus clientes. Puede seleccionar su idioma preferido de la lista directamente en su cuenta.
Es bueno tener funciones de sistema telefónico de oficina:
- Anuncios (Saludos)
- Asistente automático
- Estado de la lámpara ocupada
- Desvío de llamadas
- Estacionamiento de llamadas
- Grabación de llamadas
- Conferencia de llamadas
- Música en espera
- Transferencia de llamadas interna/externa
- Mensajería instantánea
- Extensiones de línea
- Identificador de llamadas
- Soporte multidispositivo
- Análisis en tiempo real
- Monitoreo de llamadas en tiempo real
- Números gratuitos
¿Quién Necesita un Sistema Telefónico de Oficina?
No importa la industria en la que se encuentre o el tamaño de su empresa, necesitará un sistema telefónico para que la oficina administre su negocio de manera eficiente. Así es como un sistema telefónico de oficina puede desempeñar un papel vital en diferentes industrias:
Empresas de TI y software
Al ser una empresa de TI, hablamos con experiencia personal cuando decimos que tener un buen sistema telefónico de oficina puede ahorrar hasta un 20% de su tiempo en las interacciones con los clientes. Características como IVR, mensajes de bienvenida y espera, y soporte de llamadas 24*7 proporciona a sus clientes una experiencia fluida y encantadora. Le da una sensación profesional a su equipo de atención al cliente y les permite conectarse con clientes de todo el mundo.
Escuelas y universidades
Con pantallas que reemplazan las pizarras, la industria de la educación se está volviendo más experta en tecnología para proporcionar educación de alta calidad a los estudiantes. Con el uso del sistema telefónico de oficina, la industria de la educación está dando otro paso adelante en el camino del avance tecnológico. El sistema telefónico VoIP tiene como objetivo proporcionar una comunicación mejor y más rentable en la industria de la educación al llevar el sistema telefónico en línea. Ya sean los padres de un estudiante, un miembro de la familia del personal o un proveedor externo que busca hacer negocios con su institución educativa, el sistema telefónico VoIP basado en la nube para escuelas y bibliotecas de CallHippo responde a cada persona que llama 24*7 durante los 365 días del año.
Instituciones gubernamentales
Administrar un país entero no es una tarea fácil. La comunicación rápida y segura es la clave para un gobierno funcional. Un sistema telefónico de oficina basado en la nube es la solución integral para todos los problemas de comunicación que enfrenta el gobierno. CallHippo promete comunicaciones unificadas seguras y colaborativas a precios asequibles. Los números gratuitos locales proporcionarán un mayor acceso a los posibles clientes y les ayudarán a ampliar su alcance en sus respectivas localidades. CallHippo ofrece funciones como la Inserción Dinámica de números (DNI), que analiza el tráfico en línea y señala las áreas que requieren mayor atención.
Industria de la salud
Un sistema telefónico de oficina médica es un sistema basado en VoIP que todos en el sector de la salud utilizan para mantenerse conectados. Todo el sistema telefónico se carga en la nube, desde donde solo el personal autorizado puede acceder a él. Permite a los profesionales de la salud mantenerse en contacto con sus equipos médicos y atender las necesidades de los pacientes. El sistema telefónico de oficina basado en la nube de CallHippo ofrece líneas de comunicación eficientes y de alta calidad para instituciones de salud a precios razonables y asequibles.
Industria hotelera
En una industria donde el servicio al cliente es la columna vertebral, uno tiene que usar tecnología de vanguardia para comunicarse con los clientes, escuchar sus consultas o quejas y responderles con una solución. Utilizando sistemas telefónicos VoIP, el personal puede atender las llamadas de los clientes desde cualquier parte del hotel o restaurante. En caso de que un miembro del personal no esté presente, la función de grabación de voz e IVR estará allí para atender al cliente.
El desvío de llamadas y la función de intercomunicador permiten al personal del hotel comunicarse entre sí de manera eficiente en todos los rincones del hotel. Esto facilita al gerente la coordinación de eventos, la resolución de quejas de los clientes y la gestión del personal del hotel, lo que mejora el servicio al cliente y la experiencia del cliente.
El Negocio Inmobiliario
Cuando se trata de agentes inmobiliarios, ya sean autónomos o trabajen para una agencia establecida, los beneficios de un sistema telefónico de oficina basado en la nube son innumerables. Además de proporcionarles una mayor flexibilidad, también les da acceso permanente a clientes potenciales en toda la ciudad. Este sistema telefónico de oficina de negocios es portátil, es decir, el agente puede llevarlo a donde quiera que vaya. Además, no requiere ningún dispositivo telefónico físico o incluso una tarjeta SIM. ¡Todo lo que necesita es cualquier dispositivo con conexión a Internet!
En CallHippo, los sistemas telefónicos de oficina comercial para el negocio de bienes raíces son muy asequibles y ricos en funciones. No solo para empresas de nivel empresarial, CallHippo también ofrece un sistema telefónico de oficina para pequeñas empresas. Ofrecemos la flexibilidad de elegir entre una amplia gama de funciones y pagar por las funciones que realmente necesita. En CallHippo, hacemos todo lo que está a nuestro alcance para asegurarnos de que su negocio de bienes raíces suba por la escalera del crecimiento y la mejora.
Pensamientos finales
No importa el tamaño de su organización o la industria en la que se encuentre, un sistema telefónico de oficina puede hacer que las comunicaciones comerciales sean más fáciles y eficientes. Le permite mantenerse conectado con nuestros clientes durante todo el día (utilizando el asistente automático).
Las funciones como análisis de llamadas, grabación de llamadas, transferencia de llamadas e IVR le permiten proporcionar la mejor experiencia posible al cliente y mejorar la reputación de su marca.
¿Busca un sistema telefónico de oficina? Póngase en contacto con nosotros para saber por qué CallHippo podría ser su mejor inversión!