Como propietario de una pequeña empresa, el seguimiento de su inventario y el pedido de suministros y productos vendibles puede no ser su tarea favorita, pero sin duda es esencial para el éxito de su empresa. Las órdenes de compra son cruciales para un proceso de compra bien administrado, aunque muchos hombres y mujeres de negocios no entienden lo que realmente son o cómo usarlos para el éxito financiero.
En este artículo, cubriremos:
-
Qué es una orden de compra
-
Lo que debe incluir en una orden de compra
-
La diferencia entre una orden de compra y una factura
Qué es una Orden de compra
Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante creado por un comprador y presentado a un vendedor. Al igual que su «carrito» en un sitio de comercio electrónico, una orden de compra es esencialmente una lista de lo que desea comprar. Establece los detalles del pedido, incluida la cantidad y los tipos de productos que el comprador necesita, así como las condiciones de pago y los detalles de entrega.
La diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra es que esta última actúa como un contrato entre el comprador y el vendedor. Al enviar un pedido, el comprador se compromete a comprar bienes o servicios por el monto acordado. Debido a que la orden se llena antes de que el comprador reciba su factura, una orden de compra le brinda al vendedor un seguro contra el impago.
¿Cómo Funciona una Orden de Compra?
Las órdenes de compra suelen ser utilizadas por pequeñas empresas que realizan pedidos de productos en grandes cantidades. Por ejemplo, una tienda de mascotas puede necesitar comprar varios tipos de comida para perros de un proveedor y pedir muchas bolsas de cada tipo de comida. Este es el proceso de pedido de compra que el propietario de la tienda de mascotas usaría para obtener los productos que necesita:
-
El propietario de la tienda crea una orden de compra que establece exactamente lo que necesita del proveedor.
-
Si el proveedor tiene el inventario para completar el pedido, aceptará el pedido de compra, lo completará y entregará los artículos en la fecha de vencimiento acordada.
-
A continuación, el proveedor enviará una factura o factura de venta de los artículos comprados.
-
El comprador paga el artículo y la venta se procesa a través del sistema POS del vendedor.
Los compradores también pueden crear pedidos especiales para envíos especialmente grandes o compras recurrentes. Una orden de compra permanente permite al comprador comprar los mismos productos muchas veces utilizando el mismo número de orden de compra.
Una orden de compra general es un acuerdo entre ambas partes para entregas múltiples durante un período determinado, por un precio determinado. Los pedidos generales se suelen utilizar entre empresas con una relación sólida y, a veces, vienen con descuentos u otros incentivos.
La diferencia entre una Orden de compra y una Factura
Debido a que las órdenes de compra y las facturas son documentos legalmente vinculantes que se intercambian entre vendedores y compradores, no es de extrañar que a menudo se confundan. Los dos también están conectados porque a menudo se utiliza una orden de compra para crear una factura, como referencia para los bienes comprados y sus precios. Sin embargo, cada documento se utiliza en un punto diferente del proceso de compra y, a menudo, también lo utilizan diferentes personas.
Aquí hay algunas diferencias entre las órdenes de compra y las facturas:
Orden de Compra
-
Creado por el comprador
-
Creado antes de la compra
-
Establece bienes necesarios
-
Incluye propuesta de detalles de pago
Factura
-
Creado por el vendedor
-
Creado después de la compra
-
Confirma bienes entregados
-
se Requiere el pago en una fecha específica
Cuando el Uso de una Orden de Compra vs una factura
Un comprador utiliza una orden de compra para realizar un pedido y se emite antes de la entrega.
Una factura es emitida por un vendedor utilizando un software de facturación después de que se entrega un pedido. Define la cantidad que el comprador adeuda por los bienes comprados y la fecha en que el comprador debe pagar.
Comience a facturar de forma gratuita
Cómo crear una orden de compra
Los propietarios de negocios pueden encontrar software en línea para ayudar a crear órdenes de compra, pero también puede usar un documento simple de Word o Excel para hacer sus propios formularios de pedido.
Esto es lo que necesitarás incluir:
-
Fecha de emisión
-
Productos necesarios y la cantidad de cada producto
-
Detalles del producto, incluidos números de SKU, números de modelo y nombres de marca
-
Precio de cada producto por unidad
-
Fecha de entrega
-
Número de orden de compra
-
Información comercial, incluida la dirección de envío y facturación, el nombre de la empresa y la información de contacto
-
Términos de pago, como» pagado en el momento de la entrega » u opciones de fecha de pago específicas
¿Qué hace un Orden De Compra Parece?
Las órdenes de compra también se ven muy similares a las facturas: en la parte superior, tiene la información de contacto y los detalles de cada empresa, además del número de orden de compra y la fecha. Por lo general, a continuación figura un cuadro con los productos, las cantidades, los detalles y los precios en columnas separadas. En la parte inferior de la orden de compra, colocarás el importe total de la orden, el precio total y cualquier otra orden o condiciones de pago junto con una firma autorizada.
Beneficios de Usar Órdenes de compra
Para el comprador, las órdenes de compra son útiles para rastrear el inventario y el historial de compras. Además, el comprador puede pedir productos por adelantado sin tener que pagar de inmediato. De manera similar, para el vendedor, las órdenes de compra ayudan a rastrear el inventario, los pedidos recurrentes y más. Lo mejor de todo es que esta documentación compromete al comprador a pagar una vez que se haya completado el pedido, lo que le brinda tranquilidad y seguridad legal al vendedor.
¿Disfrutaste de este artículo? Consulte más consejos y guías para su negocio:
-
Una Introducción a las Redes Sociales para Propietarios de Pequeñas Empresas
-
9 Las Mejores Herramientas de Análisis de Negocios para el Seguimiento del Rendimiento
-
Cálculo del Riesgo de Trabajo por Cuenta Propia a Tiempo Completo