Una reunión organizada de la mejor manera es una excelente manera de realizar un trabajo real. Sigo esta regla en mi práctica de gestión cuando quiero planificar y hacer un seguimiento de mis proyectos de manera eficiente. Sé con certeza que las reuniones (de gestión) de proyectos desempeñan un papel importante en el desarrollo de las comunicaciones, el liderazgo y el trabajo en equipo del equipo. También confirmo que las reuniones del proyecto permiten organizar debates formales y talleres designados para generar las mejores decisiones y soluciones de grupo.
Así que decidí escribir este artículo que da la definición de la reunión del proyecto, explica lo que significa la reunión inicial y describe cómo escribir una agenda para una reunión típica. Creo que mi trabajo será útil para usted, especialmente si desarrolla su carrera como gerente de proyectos. Debido a que las reuniones de gestión de proyectos son necesarias y se realizan eventos regulares durante todo el ciclo de vida de la implementación del proyecto, supongo que será muy importante que entienda la definición y sepa cómo planificar las agendas y organizar la reunión inicial. Así que por favor lea el artículo y deje sus comentarios y sugerencias. Gracias de antemano!
Definición de reunión
Las reuniones de proyecto se refieren a un método eficaz para distribuir información y comunicarse con el equipo y las partes interesadas. Hay muchos tipos y tipos de reuniones de proyectos, y a veces es difícil dar una definición de reunión de proyecto integral que pueda cubrir todos los aspectos del evento. En este artículo presentamos una definición común de reuniones de proyectos.
Una Reunión de Proyecto es un evento regular que involucra a todos, que comparten o están interesados en el proyecto, en comunicarse con otros participantes y partes interesadas discutiendo temas, haciendo propuestas, aprobando o rechazando ofertas, con el propósito de generar decisiones grupales que contribuyan a una entrega más rápida del proyecto, de acuerdo con los objetivos planificados y los resultados esperados.
Aquí hay varios tipos de reuniones de proyectos:
- Las reuniones de equipo regulares son las reuniones más frecuentes que se pueden organizar y llevar a cabo muchas veces durante el curso del proceso de implementación del proyecto. En el plan de gestión de las comunicaciones se programan y detallan reuniones periódicas (diarias, semanales y mensuales).
- Las reuniones de control de cambios están organizadas por una junta de control de cambios y están destinadas a revisar las solicitudes de cambio. La junta toma decisiones sobre la aprobación de todos los cambios ocurridos y la comunicación con las partes interesadas para información y acciones de seguimiento.
- Periódicamente se organizan reuniones de examen de la situación para intercambiar y analizar información sobre el progreso actual del proyecto y su desempeño. Durante dicha reunión, el gerente de proyecto distribuye informes de desempeño entre los participantes para permitir que el equipo y las partes interesadas obtengan visibilidad de los niveles de desempeño actuales y el progreso de la tarea. Las reuniones de examen de la situación también se conocen como exámenes de la actuación profesional.
Reunión inicial
Una reunión inicial de proyecto es un evento de planificación (normalmente organizado y realizado en forma de taller) que se celebra al comienzo del proyecto (o de su fase específica) para garantizar que cada persona involucrada en la ejecución del proyecto comprenda claramente los objetivos, procedimientos y planes.
La reunión inicial a menudo se considera como el comienzo formal del proceso de formación de equipos cuando el gerente de proyecto con la asistencia de los líderes de equipo presenta actividades de formación de equipos y capacitación. Si la reunión se organiza al comienzo de la fase de algún proyecto, por lo general sirve como la forma de alinear la comprensión del equipo de los objetivos del proyecto con los planes y procedimientos reales.
Una agenda típica para la reunión inicial del proyecto incluye los siguientes elementos:
- Establecer el marco de gestión, incluidas las fases clave, los objetivos, las partes interesadas, los criterios de éxito, las necesidades empresariales, los entregables, etc.
- Revise y actualice (si es necesario) el caso de negocio.
- Crear la estructura de gobernanza, incluidas las responsabilidades y funciones de gestión, los procedimientos de presentación de informes, los controles, la documentación de gobernanza, etc.
- Iniciar actividades de planificación, incluidos hitos clave, secuencia de tareas, priorización, dependencias de tareas, etc.
- Iniciar el proceso de gestión de riesgos mediante la ejecución de análisis de riesgos.
- Construye el equipo.
- Crear el plan de gestión de calidad, incluidos los procedimientos de control y garantía de calidad.
Agenda de la Reunión Inicial del proyecto (Plantilla)
Consejos para Planificar Reuniones de Estado
Si asume el papel de gerente de proyecto, debe estar listo para planificar y llevar a cabo reuniones de proyecto de forma regular. Esto formará parte de sus tareas de gestión de proyectos. Las reuniones del proyecto le ayudan a asegurarse de que el proyecto progresa según lo planeado y de que cualquier problema se está resolviendo de la manera correcta.
Los siguientes consejos de planificación de reuniones de proyectos están diseñados para ayudarlo a comprender cómo organizar las reuniones y qué elementos esenciales se requieren para hacer que su esfuerzo sea más efectivo. Aquí están los consejos:
- Fije Objetivos. Este consejo de reunión del proyecto asume que si no establece objetivos claros para la reunión, la reunión está condenada al fracaso porque no da resultados y no se generará ninguna solución. Antes de decidir programar una fecha de reunión, asegúrese de haber establecido una serie de objetivos INTELIGENTES. INTELIGENTE significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno.
- Escriba la Agenda de una Reunión. Desarrollar y seguir una agenda le permite hacer que la reunión de estado sea más corta pero más efectiva. Tiene más oportunidades de terminar la reunión con los resultados esperados y de manera oportuna. Deberá elaborar una agenda 2-3 días antes de la fecha de inicio e incluir una lista de eventos programados y priorizados. El software de programación de reuniones lo ayudará a hacerlo.
- Mantenga Los Documentos Organizados. Eso significa que debe hacer que los documentos de la reunión sean lo más cortos posible. Cuando usa montones de papel para celebrar la reunión, es probable que falle porque varios documentos pueden desmotivar y confundir a su equipo y causar un desastre. Es por eso que debe tratar de mantener 1 o 2 hojas de papel para mantener la reunión. También se recomienda usar una plantilla de reunión de revisión que incluya temas generales de su agenda y describa qué temas se deben abordar.
- Invita a las Personas Adecuadas. Los miembros de su equipo son, obviamente, los principales asistentes a su reunión de gestión de proyectos. Sin embargo, de vez en cuando, algunas reuniones requieren a alguien de las personas mayores. Después de este consejo de planificación de reuniones del proyecto, debe saber de antemano si se requiere la participación de la alta dirección y luego asegurarse de que se notifique a cada persona interesada de la próxima reunión y los problemas que se abordarán. Para mayor comodidad, puede usar el software de planificación de reuniones para hacer notas en su lista de tareas y agenda.
- Cree un Entorno Físico Apropiado y Cómodo. Tenga en cuenta que la reunión de su proyecto debe llevarse a cabo en una sala cómoda y bien ventilada, especialmente si es verano. No se olvide de dar a sus participantes agua helada, té, café y / o algunas bebidas sin alcohol que hagan que sus oyentes se sientan más cómodos. Después de este consejo de planificación de reuniones, debe agregar registros a su lista de tareas pendientes y crear una lista de todas las bebidas que debe preparar con anticipación antes del inicio de la reunión.
- Comience y Termine la Reunión a Tiempo. A la gente no le gusta que un evento se salga de lo programado, y probablemente no haya nada más frustrante que las reuniones tardías. Este consejo de reunión del proyecto dice que debe asegurarse de que todos los asistentes estén al tanto de la hora de inicio y finalización. Se recomienda enviar notificaciones (orales o escritas) a los asistentes. También puede usar su software de planificación de reuniones para configurar recordatorios por correo electrónico y enviar notificaciones electrónicas.