¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso por el cual los empleadores pagan a un empleado por el trabajo que han completado. Cualquier negocio con empleados debe tener un proceso de gestión de nómina establecido. Un proceso de nómina efectivo y eficiente garantiza que los empleados reciban una remuneración precisa y consistente, y da a RRHH la oportunidad de centrarse en otros aspectos de su trabajo.
La nómina parece simple en su esencia, pero se vuelve complicada debido a las diversas deducciones que entran en juego. Los empleadores deben comprender a fondo cómo hacer la nómina, cómo retener impuestos de cada cheque de pago y cómo asegurarse de que los impuestos se paguen a la agencia gubernamental correcta. Los empleadores también pueden ser responsables de deducir y pagar las primas del seguro y depositar fondos en cuentas de jubilación o en organizaciones benéficas seleccionadas.
Las tareas de gestión de nómina pueden crear una gran carga y estrés no deseado para los propietarios de pequeñas empresas y pueden ser abrumadoras para las grandes empresas. Una fecha límite no cumplida o la presentación incorrecta de impuestos puede resultar en multas o tiempo en la cárcel. Para evitar estos problemas, todas las pequeñas, medianas y grandes empresas deben usar software de nómina.
¿Qué Hace el Software de Nómina?
Un sistema de gestión de nómina es un programa de software diseñado para organizar todas las tareas de pago de empleados y presentación de impuestos. Estas tareas incluyen hacer un seguimiento de las horas, calcular los salarios, hacer un seguimiento de la asistencia, retener impuestos y deducciones, imprimir y entregar cheques, completar depósitos directos, pagar primas a las compañías de seguros y/o pagar impuestos laborales al gobierno. Este software se puede comprar a través de un proveedor de software de recursos humanos o se puede incluir en un paquete de software de recursos humanos como un módulo dentro de un sistema integral.
El software de nómina requiere que los empleadores ingresen información sobre salarios y horas de trabajo de los empleados — pero no mucho más allá de eso. A partir de ahí, el software utiliza la información para calcular y deducir retenciones automáticamente. La mayoría del software de nómina se actualiza automáticamente cada vez que cambia una ley tributaria y le recordará a los empleadores cuándo presentar varios formularios de impuestos.
¿Por Qué Las Pequeñas Empresas Deberían Adquirir Un Software De Procesamiento De Nóminas?
La nómina es algo que debe hacerse con precisión y regularidad, por lo que tiene sentido que las empresas inviertan en un sistema que automatice estos procesos. El software de nómina puede mitigar errores, mejorar el cumplimiento y ahorrar tiempo. Con opciones cada vez más fáciles de usar, el software de nómina ayuda a las empresas de todo el mundo a mantener el control sobre los procesos de nómina, a la vez que proporciona una mayor flexibilidad que con la nómina subcontratada.
El software de nómina es fácil de usar y asequible, y puede mitigar los errores en el proceso de nómina y reducir las horas dedicadas al cálculo de las horas de los empleados, los salarios y las retenciones de impuestos, especialmente para las pequeñas empresas. Los propietarios de pequeñas empresas pueden comprar un sistema asequible en su computadora local o a través de un servicio en la nube utilizando un modelo de pago por uso. También pueden mantener un mayor control del proceso de nómina con este software, que les permite compilar informes a su propio ritmo y hacer cambios rápidamente si surge la necesidad.
Cómo hacer la nómina
Cuando los departamentos de recursos humanos optan por hacer la nómina manualmente, consumen gran parte de su tiempo. Aunque es rentable, requiere que los empleados aprendan las leyes relacionadas con la nómina y los impuestos y deja mucho espacio para el error. También hay una larga curva de aprendizaje para este trabajo.
Si hace la nómina manualmente, los miembros del personal de Recursos humanos pasarán un tiempo considerable rastreando información sobre la tasa de pago y la información de retención, los datos de los empleados y más. Una vez que obtienen estos datos, pueden calcular los salarios multiplicando las tarjetas de tiempo de los empleados por la tasa de pago, incluidas las horas extras o propinas ganadas. Por último, deducirán las retenciones de impuestos y distribuirán cheques y depósitos directos a los empleados.
Con el software de gestión de nóminas, su empresa sigue manejando sus propios procesos de nóminas, pero los aspectos que consumen mucho tiempo están automatizados. El software de nómina es un poco más costoso que hacer la nómina manualmente, pero el dinero gastado valdrá la pena por el menor riesgo de error y el tiempo ahorrado en horas-hombre.
Todo lo que necesita hacer es comprar un software de nómina de su elección, ingresar información comercial y de empleados, capacitar a los empleados para rastrear su tiempo utilizando software en línea y permitir que el sistema ejecute la nómina automáticamente y distribuya sus salarios.
Cómo elegir el Software de Gestión de Nóminas para sus Necesidades de Negocio
Elegir un sistema de nóminas que se adapte mejor a su negocio es esencial, y hay varios factores a tener en cuenta al decidir.
- El presupuesto de su empresa: Primero, analice el tamaño de su negocio y decida cuánto está dispuesto a gastar en el procesamiento de nómina. Conocer su presupuesto y la clasificación de tamaño de su negocio reducirá la lista de proveedores de software de nómina. Las pequeñas empresas que no anticipan un crecimiento rápido tal vez deseen invertir en un software de nómina menos costoso que realice funciones básicas de nómina.
- Reputación y capacidades de los proveedores: A continuación, compare las ofertas de proveedores viables y lea las reseñas de algunos de sus clientes actuales. Las empresas grandes o de rápido crecimiento tal vez deseen invertir en sistemas de software de nómina de sueldos que se integren con otros aspectos de la planificación y la gestión de los recursos humanos. Considere cuántos empleados puede manejar la solución de software de nómina y tenga en cuenta el crecimiento potencial. Si está disponible, solicite demostraciones y vea por sí mismo lo fácil que es trabajar con el software y lo bien que se adapta a su negocio. Asegúrese de que el software esté fabricado por una marca conocida y no por una empresa nueva o inestable.
- Características de seguridad: Al elegir un sistema de nómina, querrá buscar seguridad. Tener un software protegido con contraseña protege a su empresa contra la manipulación de la información y las posibles filtraciones de datos. Idealmente, el sistema debería tener buenas evaluaciones y calificaciones de seguridad. Los representantes de los proveedores también deben poder responder a cualquier pregunta que tenga sobre la seguridad.
- Flexibilidad y compatibilidad del software: Lo siguiente a considerar es si el software demuestra ser compatible y flexible. Es importante tener un software de nómina que funcione bien con sus otros sistemas de negocios y que crezca con su negocio. Busque capacidades de integración y asegúrese de que el sistema coincida con cualquier software financiero o de recursos humanos que esté utilizando actualmente. Alternativamente, considere obtener un sistema que maneje la nómina y cualquier otra función que desee automatizar.
- Visibilidad de informes e historial: Por último, querrá un sistema de procesamiento de nóminas que le permita mantener el control y ver informes e información histórica. Si bien el software de procesamiento de nóminas es menos susceptible a errores que los sistemas manuales, todavía existe la posibilidad de fallos y fallos técnicos. Puede ser útil poder revisar la información y hacer correcciones manualmente a veces.
Beneficios del software de procesamiento de nómina
Invertir en software de nómina puede ahorrar dinero en mano de obra, eliminar errores y evitar problemas de cumplimiento. Los procesos se pueden completar en una fracción del tiempo, lo que libera a los empleados para actividades que son más propicias para generar ingresos. El software de nómina también hace que sea más fácil para una empresa adaptarse y contratar más empleados a medida que crece.
Pasar de la externalización de terceros al software de nómina también ahorra dinero, elimina la posibilidad de errores de comunicación con respecto a la nómina y minimiza el número de proveedores involucrados. Si una solución de nómina forma parte de un sistema de software de recursos humanos integral, los procesos se simplificarán y puede ser más fácil hacer referencias cruzadas a la información con fines de toma de decisiones.
Mejora el cumplimiento
Calcular los impuestos de la empresa y presentar informes puede ser confuso, y la falta de plazos para este trabajo puede generar multas y sanciones cuantiosas. Los programas de software de nómina proporcionan información y recordatorios sobre las necesidades de cumplimiento. El software se actualiza regularmente, por lo que las empresas siempre tienen la información más actualizada sobre los cambios en las leyes fiscales y otras regulaciones. Algunos programas se pueden configurar para generar informes y presentar impuestos automáticamente, de modo que los gerentes y empleadores simplemente tengan que presentar una aprobación antes de finalizar.
Calcula Deducciones e Ingresos Netos
Después de determinar el ingreso bruto de un empleado, el software de nómina calcula automáticamente deducciones como impuestos, seguros y ahorros para la jubilación. Los montos de deducción se restan automáticamente y se extrae un cheque o se deposita directamente en una cuenta bancaria específica. Algunas soluciones de software de nómina también se pueden configurar para agregar automáticamente el reembolso por kilometraje, gastos de viaje y otros gastos de los empleados.
Prepara formularios de impuestos
El software de nómina alivia parte del estrés en el momento de los impuestos al generar automáticamente todos los formularios de impuestos que necesitan los empleados, contratistas y empresas. Los formularios de impuestos comunes que se pueden generar e imprimir o enviar con solo presionar un botón incluyen W2, W3, 1099-MISC y 1099.
Calcular y presentar impuestos es complicado en el mejor de los casos. Cuando hace negocios y tiene empleados en varios estados, todos con diferentes tasas de impuestos, puede convertirse rápidamente en una pesadilla de recursos humanos. El uso de un HRIS puede ayudar a su departamento de recursos humanos a mantenerse al tanto de las diferencias y los cambios en las tasas impositivas, que pueden variar según el código postal o el estado.
Mantiene registros sin esfuerzo
Mantener registros con un sistema manual puede ser difícil y requiere mucho espacio para archivos y papeleo. Mantener registros con el software de nómina es fácil y almacena archivos electrónicamente. Los archivos antiguos también se pueden acceder o eliminar con solo presionar un botón, por lo que mantenerse organizado es simple.
Permite Autoservicio para empleados
Aunque generalmente no es necesario para empresas más pequeñas, las opciones de autoservicio para empleados pueden facilitar la vida a los gerentes de recursos humanos en empresas más grandes. El autoservicio brinda a los empleados acceso a información personal sobre el historial salarial, las deducciones, las horas trabajadas, los beneficios y las solicitudes de tiempo libre. Pueden solicitar cambios automáticamente y revisar la información en lugar de tener que ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos.
Basado en la nube
El software basado en la nube de todo tipo se está volviendo cada vez más común, y el software de nómina no es una excepción. Los empleadores están viendo beneficios de poder acceder a la información desde ubicaciones remotas y pagar por «software como servicio» mensualmente de acuerdo con sus necesidades en lugar de llegar a una gran suma para una solución interna completa.
El software en la nube se actualiza automáticamente cuando cambian las leyes de impuestos y cumplimiento, mientras que el software local deberá actualizarse manualmente. Esto ahorra tiempo en investigación y actualizaciones técnicas y garantiza que los gerentes y empleadores tengan acceso a la información necesaria.
Elimina errores de nómina
Manejar la nómina es otra función importante de un departamento de recursos Humanos — y es un trabajo ingrato. Nadie se da cuenta de la nómina a menos que algo esté mal, y entonces es estresante y lleva mucho tiempo abordar cualquier error que surja. Incluso sin errores, la nómina interna puede requerir mucho tiempo y esfuerzo de Recursos Humanos. El uso de un HRIS puede liberar tiempo y aliviar el estrés al automatizar el proceso.
Alerta al personal de discrepancias
Un HRIS alertará al personal de recursos Humanos si hay alguna discrepancia. Si alguien ingresa una cantidad de dólares o un número de horas incorrectos, o si algo es diferente de los cheques de pago anteriores, el sistema puede enviar una alerta. De esta manera, cualquier error se puede detectar y corregir de inmediato.
Garantiza pagos puntuales
Las alertas HRIS no son solo para errores y discrepancias. Pagar a sus empleados a tiempo es esencial para su negocio. Un HRIS puede enviar recordatorios cuando sea el momento de hacer la nómina. También puede agilizar y automatizar el proceso de depósito directo, lo que facilita aún más la nómina oportuna.
Evita clasificaciones erróneas
En organizaciones con muchos empleados, es fácil que se produzcan clasificaciones erróneas. Los contratistas se pueden incorporar al sistema como empleados y viceversa. Los empleados pueden ser contratados e ingresados en el sistema, pero no se presentan el primer día. Estos empleados fantasmas, si no son capturados, podrían cobrar un cheque de pago sin trabajar ni un día. El uso de un HRIS puede ayudar a detectar y eliminar errores y clasificaciones erróneas como estos.