No puede haber ningún proyecto que sea inmune a los riesgos. No hay duda de que si un proyecto enfrenta riesgos o no, solo se trata de cómo se gestionan los riesgos a medida que ocurren. La gestión de riesgos adecuada es responsabilidad de cada Gerente de proyecto. Hay dos tipos de riesgos, 1) Riesgos conocidos y 2) Riesgos desconocidos. También se denominan Riesgos identificados y riesgos no identificados. Para hacer frente a estos riesgos, se asigna una cierta cantidad de fondos, llamados Reservas. La reserva para imprevistos y la Reserva de Gestión son los diferentes tipos de reservas en función del tipo de riesgo. Veamos estos en detalle.
Consulte Conceptos básicos de gestión de riesgos para tener una comprensión más clara de los conceptos básicos y familiarizarse con la terminología de riesgos.
Como parte de la Gestión de Riesgos, se crean reservas en cada proyecto para adaptarse a los riesgos. Ahora, ¿qué es una Reserva?
¿Qué es una Reserva en Gestión de Proyectos?
PMBOK define una «Reserva» como una provisión en el plan de gestión del proyecto para mitigar el costo y/o el riesgo programado. Por lo tanto, uno tiene que entender que, habrá diferentes reservas para Horario y Costo, es decir, Reserva de horario y Reserva de costos.
Durante las fases iniciales de un proyecto, se crea una Reserva Inicial con la cantidad limitada de información disponible. Posteriormente, una vez identificados los riesgos y planificadas las respuestas al riesgo, se crea una Reserva revisada.
2 Tipos de Reservas en Gestión de Proyectos
Según el tipo de riesgos que una reserva pretende acomodar o administrar, hay dos tipos de reservas
- Reserva para Imprevistos o Reserva de Estabilización
- Reserva de Gestión
Reserva para imprevistos en Gestión de Proyectos
- La Reserva para imprevistos en gestión de proyectos también se denomina Reserva de estabilización.
- La Reserva para imprevistos se utiliza para gestionar Riesgos conocidos-desconocidos (conocidos= identificados, Desconocidos=riesgos) o riesgos identificados que tienen estrategias activas de respuesta al riesgo disponibles.
- PMBOK define la Reserva para imprevistos como el Tiempo o el Dinero asignados en el cronograma o la línea de base de costos para riesgos conocidos con estrategias de respuesta activa.
- Las reservas para imprevistos forman parte de la Base de referencia de Medición del Rendimiento (PMB). En este caso, es importante comprender que las Reservas para Imprevistos para riesgos Previstos forman parte de la Base de referencia Prevista, mientras que las Reservas para Imprevistos para riesgos de costos forman parte de la Base de referencia del Costo.
- El Gerente de proyecto tiene plena autoridad sobre las reservas de contingencia, sin embargo, puede delegar esta facultad al propietario del riesgo si lo desea.
- Las reservas para imprevistos pueden asignarse a nivel de actividad.
Cómo calcular la Reserva para Imprevistos
Las reservas para imprevistos no se fijan aleatoriamente, sino que se calculan correctamente con diversas técnicas.
A continuación se muestran algunas de las técnicas populares utilizadas para calcular la reserva de contingencia.
- Análisis del Árbol de decisiones
- Simulación de Monte Carlo
- Valor monetario esperado (VEM)
- Un porcentaje del Costo del proyecto
Reserva de Gestión en Gestión de proyectos
- Las reservas de gestión se utilizan para gestionar Riesgos desconocidos=riesgos) o no identificados (No se dispone de estrategias activas de respuesta al riesgo para este tipo de riesgo.)
- PMBOK define una reserva de gestión como una cantidad del presupuesto del proyecto o el cronograma del proyecto que se mantiene fuera de la Línea de Base de Medición del Desempeño (PMB) para fines de control de gestión, que se reserva para trabajos imprevistos que están dentro del alcance del proyecto.
- Las reservas de gestión no forman parte de la Base de referencia de Medición del rendimiento.
- Estas reservas no se calculan utilizando una técnica, sino que se asignan en función de las normas de la organización.
- Las reservas de gestión están bajo el control de la dirección superior, y el director del proyecto no tiene autoridad sobre estas reservas. El uso de estas reservas no se puede hacer a discreción del gerente del proyecto. Debería formularse una solicitud oficial y aprobarse la utilización de esas reservas.
- Las reservas de gestión se asignan únicamente a nivel de proyecto.
Reserva para imprevistos = suma de todas las reservas para imprevistos de actividades
Estimaciones de costos del Paquete de trabajo = suma de todas las estimaciones de costos de actividades
Base de referencia de costos = Reserva para Imprevistos + Estimaciones de Costos del Paquete de trabajo
Presupuesto del proyecto = Base de referencia de costos + Reserva de Gestión.
Es importante comprender la relación entre la Estimación y la Gestión de Riesgos. La estimación y la gestión de riesgos están interrelacionadas. Si bien la estimación adecuada ayudará a identificar más riesgos, la gestión de riesgos adecuada reducirá el rango de estimaciones de costos y cronogramas al hacerlas más precisas.