Reuniones informativas: 1 Táctica Sencilla para Potenciar Tus Reuniones y Profundizar Tus Relaciones – Mindmaven.com

Imagina esto: Te vas a reunir con Erin, una prometedora CEO de startups con la que no has hablado en seis meses. Entras a la habitación, te das la mano, y lo primero que dice es: «Oye, la última vez que hablamos, mencionaste que a tu abuela no le iba muy bien. ¿Cómo está ahora?»

¿Cómo te haría sentir esa simple pregunta? Tu primera respuesta probablemente sería un pensamiento como, » ¡Wow, tiene una memoria increíble!»Pero después, probablemente pensarías algo como,» Si recordara la salud de mi abuela, realmente se preocuparía por mí.»

Ahora, avance rápido un par de semanas. Conoces a un capitalista de riesgo que busca activamente expandir su cartera. Es posible que tengas una red de 500 directores ejecutivos de startups que puedas recomendar, pero ¿quién es la primera persona que probablemente se te ocurra?

Probablemente Erin, quien unas semanas antes te hizo sentir valorado, cuidado e importante. Debido a esa simple interacción, esa simple pregunta, presentas a Erin y al inversor y terminan llegando a un acuerdo y entregando un valor masivo a ambas partes.

Si Erin no hubiera causado una impresión tan fuerte al preguntar por tu abuela, quién sabe si habría estado en lo más alto de la mente cuando surgió la oportunidad.

Ahora, aquí está la pregunta: ¿Qué pasaría si pudieras ofrecer experiencias como esa a prácticamente todos en tu red, casi siempre? ¿Qué tipo de impacto tendría eso en tus relaciones? Su red? Su negocio?

El efecto podría ser enorme. Vamos a hablar de cómo se puede hacer precisamente eso aprovechando el poder de un concepto simple: El Informe de la Reunión.

El Secreto de la Memoria Sobrenatural

En el ejemplo anterior, Erin hizo un gran impacto porque recordaba algo que era importante para ti; algo completamente ajeno a su agenda.

Así que si quieres fortalecer tus relaciones, ahí es donde comienza: Tienes que recordar la información que es importante para otras personas, en lugar de solo la información que es importante para ti.

Y probablemente descubras información como esta en casi todas las reuniones que tengas. El problema es que la mayor parte no es inmediatamente relevante y termina olvidada. Por ejemplo, digamos que acaba de salir de una reunión con John y aprendió la siguiente información:

  • Tiene dos hijas: Mary, de 3 años, y Catherine, de 5 años.
  • Dice que Mary se parece a su madre, mientras que Catherine se parece más a él.
  • Menciona que Mary ha estado sufriendo de asma grave y que esta condición ha estado creando mucho estrés y ansiedad en su familia.
  • Finalmente, aprendiste que acaban de celebrar el cumpleaños de María en marzo 22

Estas son piezas simples de información que puedes encontrar en cualquier conversación. Y aunque realmente disfrutes aprendiendo esto, si no tienes un sistema para capturarlo, probablemente lo olvidarás. Probablemente será algo como esto:

  • Después de un día, recordarás todos los hechos.
  • Después de una semana, es probable que haya olvidado la fecha del cumpleaños de Mary.
  • Después de un mes, es probable que haya olvidado los nombres de sus hijos y quién se parece a qué padre. Sin embargo, es posible que aún recuerde que uno de ellos sufre de asma.
  • Después de tres meses, probablemente solo recuerde la información rudimentaria, como el hecho de que tiene hijos.
  • Después de seis meses, es posible que ni siquiera esté 100% seguro de eso.

Así que si te encuentras con él en seis meses, todo lo que podrás preguntar es: «¿Cómo estás, John?»O tal vez,» ¿Cómo están los niños?»

Pero lo que podrías—y deberías-estar preguntando es, » Hey John, ¿cómo están Mary y Catherine? ¿Alguna novedad sobre el asma de Mary?»

Imagine el impacto que esa simple pregunta tendría en su relación con John. Estas preguntas son tan poderosas porque brindan experiencias de relación significativas y personalizadas que hacen que cada persona se sienta valorada individualmente; y pocas cosas en la vida son más poderosas que mostrar que te preocupas.

Entonces, ¿qué haces al respecto? ¿Cómo superar la tendencia a olvidar la información personal importante sobre otras personas a medida que pasa el tiempo? La mejor solución que hemos encontrado es aprovechar el poder de los Informes de reuniones.

¿Qué Son Los Informes de Reuniones?

El concepto no podría ser más sencillo: Un Informe de la Reunión es simplemente un manifiesto de todas las conclusiones clave aprendidas y los compromisos adquiridos durante el transcurso de una reunión.

En términos generales, un informe de la Reunión se compone de cuatro secciones principales:

  • Elementos de acción,
  • Desafíos profesionales,
  • Intereses personales & Pasiones, y
  • Acerca de / Hechos

Echemos un vistazo más de cerca a cada una de las cuatro secciones.

Elementos de acción

Como su nombre indica, se trata de todos y cada uno de los compromisos contraídos que requieren la adopción de medidas por parte de cualquiera de las partes. Piense en tareas, listas de tareas o próximos pasos para cualquier cosa involucrada.

Capturando estos y asegurándote de que tus promesas nunca caigan en las grietas, puedes ganarte una reputación como alguien que siempre cumple. Esto genera una confianza masiva en su red, y la confianza es la base del éxito.

Después de todo: Los que experimentan el mayor éxito a menudo son los que han demostrado ser más confiables. Al capturar cualquier compromiso que hagas y cualquier compromiso que hagas contigo, puedes convertir tus buenas intenciones en buenas acciones.

Aquí hay un par de ejemplos de Elementos de Acción:

  • Me comprometí a enviarle a Erin el artículo que leí sobre crecer con asma.
  • John se comprometió a presentarme a Mike Jones de Rapple.
  • Mike y yo acordamos reunirnos de nuevo al final del trimestre.

Desafíos profesionales

Estos son todos y cada uno de los obstáculos relacionados con la carrera que la otra persona te menciona.

Al comprender los desafíos profesionales de alguien, puede aprovechar el vasto conocimiento y los recursos de su red para tratar de ayudarlo a superar ese desafío.

Por ejemplo: Si te enteraste de que Mike no estaba satisfecho con la empresa de contabilidad actual de su startup y sabías de otra, podrías ofrecerte a hacer una introducción.

Aquí hay algunos ejemplos más de desafíos profesionales:

  • Erin compartió que está luchando para encontrar al candidato de ingeniería adecuado para su equipo.
  • John compartió que está considerando la transición de CEO de startups a capitalista de riesgo y está tratando de conectarse con otros que han hecho lo mismo.
  • Sarah compartió que se siente frustrada con su alojamiento web actual y está buscando activamente mejores alternativas.

Tenga en cuenta: No necesita tener una solución lista en el momento. Pero al asegurarse de capturar los desafíos profesionales cuando ocurren, puede explorar diferentes opciones más adelante.

Intereses personales & Pasiones

Estas cosas hablan por sí solas: Los intereses y pasiones personales son las cosas de las que la gente disfruta más hablando. ¿Alguna vez has notado cómo la energía y el entusiasmo en una habitación se dispara cuando hablas de algo que te importa profundamente? O cuando alguien habla de algo que te apasiona?

Todos tenemos aficiones e intereses, y cuando encontramos a alguien que parece compartir ese interés, sentimos una conexión fuerte y casi inmediata. He aquí algunos ejemplos:

  • Rob compartió que le gusta hacer kitesurf los fines de semana.
  • Mary compartió que disfruta de los viajes en RV con su esposo durante el verano.
  • Ben compartió que le encanta encontrar nuevos lugares en el Área de la Bahía para llevar a su familia a los picnics.

Encontrar puntos en común con alguien nos hace pensar, » Soy como tú.»Pero nuestro cerebro traduce ese pensamiento a,» Me gustas;»sentar inmediatamente una base sólida para la relación.

Acerca de/Hechos

Piense en esta sección como una colección de información sobre la vida de alguien. Básicamente, cualquier otro hecho mencionado durante una reunión que no encaje en una de las tres categorías anteriores es probable que encaje en la sección Acerca de/Hechos, como: Dónde creció una persona, su historial laboral, su situación familiar, su edad o cualquier fecha importante.

Veamos algunos ejemplos:

  • Kara compartió que tiene tres hijos: Shawn (9), Kylie (5) y Josh (2).
  • Steve compartió que antes de fundar su startup, trabajó en el Control de Calidad en Salesforce.
  • Misty compartió que ella y su esposo celebraron su aniversario de 7 años el 14 de junio.

Cómo crear Informes de Reuniones

Ahora que hemos cubierto qué son exactamente los informes de reuniones, hablemos sobre cómo utilizarlos. Aquí hay algunos consejos rápidos.

Consejo # 1: Informe de cada Reunión

Al establecer un nuevo hábito, la consistencia es clave. Es por eso que, al menos al principio, recomiendo que informe cada reunión que tenga; no importa lo pequeño que sea, y no importa con quién te encuentres.

Si usted salir de una reunión y no hay nada para discutir, hacer una nota. Escribe: «Nada que informar.»Esto continuará entrenando su mente para reuniones de información tan pronto como salga de la habitación.

Además, entrena su mente para buscar constantemente esta información en la reunión en lugar de tratar de recordarla después de los hechos.

Consejo # 2: Siga una fórmula

Para que los informes de su reunión sean fáciles de revisar en el futuro, recomiendo seguir algún tipo de fórmula. Si estás haciendo informes escritos, puede ser tan simple como una lista de viñetas. Por ejemplo:

Elementos de acción:

  • Me comprometí a enviar a Sam nuestra plataforma de lanzamiento para su revisión.
  • Sam se comprometió a presentarme a su cofundador, Rob.

Retos profesionales:

  • Sam compartió que el repentino crecimiento de su startup ha hecho difícil encontrar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Intereses personales & Pasiones:

  • Sam compartió que recientemente se ha metido realmente en el yoga y la meditación.

Acerca de / Hechos:

  • Sam compartió que celebró su cumpleaños número 32 en octubre 23

Esta fórmula hace que sea increíblemente fácil hacer referencia en el futuro y encontrar exactamente lo que necesita. Hablando de eso, recomiendo guardar esta información en un lugar seguro y fácil de consultar. Si utiliza una solución de gestión de contactos como Contactally o FullContact, simplemente agréguela al perfil del contacto.

Tip # 3: Dicte su informe

Encontrar el tiempo para sentarse y escribir un informe después de una reunión puede ser difícil, especialmente si tiene un día lleno de reuniones consecutivas (por cierto, he aquí cómo evitarlo).

Si sientes que no tendrás tiempo de escribirlo en tu teléfono o computadora, no hay problema: Considera dictar tus informes en su lugar. Simplemente use su teléfono para grabar un informe verbal. Así es como puede sonar:

Hoy, el 21 de noviembre, me reuní con John Smith de Rapple. Aprendí que John tiene dos hijas: Mary, de 3 años, y Catherine, de 5 años. Ha estado casado con su esposa Erin durante 9 años. A él y a su esposa les gusta encontrar nuevas áreas para caminar.

Me comprometí a enviarle a John ese artículo que leí sobre algunos de los mejores lugares ocultos para hacer senderismo en el Área de la Bahía, y acordamos reunirnos de nuevo el mes que viene, después de que haya tenido la oportunidad de hablar con su junta sobre cómo seguir adelante.

Podrías dictar todo eso en 30 segundos o menos; incluso podrías hacerlo de camino a tu próxima reunión. Luego, una vez que tenga tiempo al final del día, puede sentarse y procesar sus informes.

O incluso mejor: Si trabajas con un asistente, pídele que use tus informes para actualizar automáticamente los perfiles de contacto.

Debriefs de reunión en acción

Y eso es Debriefs de reunión en pocas palabras. Aunque son un concepto increíblemente simple, su ROI puede ser enorme.

Así que este es mi reto para ti: Abre tu calendario y encuentra tu próxima reunión, luego comprométete de antemano a informarla. Si es necesario, hojee este artículo de antemano.

Luego entre y busque proactivamente elementos de acción, desafíos profesionales, intereses personales e información interesante sobre la otra persona. Luego, una vez que salga de la habitación, capture esa información de inmediato.

La próxima vez que se reúna con ellos, aproveche parte de la información que aprendió. Pregunte por su cónyuge por su nombre o comparta algo que haya aprendido sobre una de sus pasiones. Creo que te sorprenderá el efecto positivo que tendrá en tu relación.

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