Es 2021, y seamos sinceros: La sala de datos virtual (VDR) está aquí para quedarse. Desde su introducción en el espacio, las salas de datos virtuales han sido una herramienta importante para agilizar la comunicación durante las diversas etapas de un acuerdo, especialmente cuando se trata de la diligencia debida al final de un acuerdo. Y con la tecnología actual, podemos decir que las salas de datos físicas son cosa del pasado.
Esto es lo que necesita saber sobre las salas de datos virtuales para compartir su información confidencial, documentos confidenciales, información financiera, archivos de transacciones M&A, documentos de gestión de derechos, propiedad intelectual y cualquier otra información confidencial o activos digitales en una sala de datos segura.
El estado de la sala de datos virtual (VDR) en 2021
Los proveedores de salas de datos virtuales como Intralinks y Merrill Datasite han sido considerados durante mucho tiempo como el estándar cuando se trata de optimizar la productividad y la velocidad de los negocios.
Como todos sabemos, los VDR se utilizan principalmente para facilitar a ambas partes de un acuerdo a través de la diligencia debida, como el paso final de un acuerdo. La diligencia debida es un paso crítico en varias industrias y casos de uso. Ya sea que se trate de completar acuerdos M&A, acuerdos de propiedades comerciales, acuerdos de recaudación de fondos o prácticamente cualquier otro tipo de acuerdo.
El temido proceso de diligencia debida a menudo domina las discusiones sobre el valor de las salas de datos virtuales. Sin embargo, la realidad es que las salas de datos virtuales pueden ser una herramienta valiosa para cada paso del proceso de negociación, desde la prospección hasta la diligencia debida. (Más sobre eso en un rato!)
Un enfoque ganador para los VDR
A medida que aumenta la dependencia de la sala de datos virtual, la seguridad de los documentos sigue siendo la consideración principal al elegir un VDR. Es difícil imaginar una sala de datos virtual efectiva que no ofrezca al menos protección con contraseña o cifrado básico de documentos. Sin protección por contraseña, el uso compartido no autorizado de sus documentos es solo cuestión de tiempo.
La estrategia ganadora cuando se trata de optimizar salas de datos virtuales es combinar el uso compartido seguro de documentos con análisis de documentos procesables. Este emparejamiento le permite mantener el control sobre los documentos que le importan y, al mismo tiempo, priorizar la comunicación y el seguimiento con los clientes potenciales que están más comprometidos.
Echemos un vistazo a un ejemplo de cómo se ve esto en el mundo real. Digamos que Jessica acaba de iniciar el proceso de venta de una empresa. Tiene que prospectar, reunirse y desarrollar relaciones con posibles compradores. El uso de una sala de datos virtual con sofisticadas soluciones de seguridad de documentos y análisis de documentos puede acelerar y optimizar cada paso del proceso M&A al dar a Jessica un retrato de quién está interesado en el M&y qué tan interesado está, y tal vez incluso destacar áreas específicas de interés o preocupación.
Intralinks & Merrill: Detrás de salas de datos virtuales heredadas
Los proveedores de salas de datos heredadas (o tradicionales) como Intralinks y Merrill Datasite ofrecen salas de datos virtuales que protegen los documentos y (hasta cierto punto) rastrean la participación y el rendimiento de los usuarios.
Comencemos con una revisión de las medidas de seguridad de documentos que Intralinks proporciona. Intralinks anuncia » sincronización y uso compartido seguro de archivos, espacios de trabajo en equipo colaborativo, salas de datos virtuales a gran escala y flujos de trabajo estructurados.»A través de Intralinks, puede proporcionar acceso a materiales cifrados sin necesidad de involucrarse en TI a través de la protección con contraseña.
A través de su panel de información, Intralinks ofrece información sobre la popularidad de los documentos y la actividad de los usuarios a nivel macro. Usando el Panel de información de Intralinks, puede determinar:
- Qué usuarios han interactuado con qué contenido
- Nivel de actividad general de usuarios y grupos
- Documentos más populares tanto a nivel de usuario como de grupo
La solución de sala de datos de Datasite de Merrill adopta un enfoque similar a la seguridad y el análisis de VDR. Es decir, Merrill Datasite proporciona controles de acceso de seguridad basados en roles con estadificación de permisos en tiempo real y en el futuro.»Esencialmente, esta funcionalidad se reduce a la gestión de documentos basada en roles y en tiempo real.
En el lado del análisis de documentos, Merrill Datasite le permite realizar un seguimiento de la interacción a nivel macro por documento, usuario, rol y actividad Q&A. A continuación, puede exportar datos y realizar un seguimiento de estos hallazgos a lo largo del tiempo.
Lo que las salas de datos virtuales heredadas se equivocan al proteger documentos
Trampas de seguridad de documentos
Incluso con protección por contraseña y marca de agua dinámica, está confiando todos los materiales empresariales de su sala de datos virtual a cada espectador. Cuando compartes documentos con salas de datos tradicionales, esperas lo mejor. Si solo confía en la protección con contraseña, compartir su sala de datos virtual es tan fácil como compartir la contraseña.
Por esta razón, la verificación del visor es una necesidad para las salas de datos virtuales en 2021. Las salas de datos virtuales que ofrecen verificación de espectadores le permiten exigir que los espectadores no solo ingresen su correo electrónico para acceder a su VDR, sino que también hagan clic en un enlace en un correo electrónico de confirmación para verificar su identidad. Esto puede reducir drásticamente la propagación de los materiales de alto riesgo en las salas de datos virtuales.
Cuando se trata de obtener una idea general y sencilla del interés de los clientes potenciales, las salas de datos virtuales heredadas pueden ser suficientes. Intralinks y Merrill Datasite solo ofrecen una visión general del análisis de documentos en todos los roles y segmentos. Estos análisis de documentos comienzan y terminan en el nivel de VDR; le muestran qué documento o documentos dominaron el tiempo de interacción con los clientes potenciales.
Dificultades de análisis de documentos
Lo que estas salas de datos virtuales no le proporcionan es una comprensión de dónde los clientes potenciales pasaron su tiempo en sus documentos. Las salas de datos virtuales heredadas ofrecen datos que dejan de contar la historia una vez que los clientes potenciales hacen clic en un documento. No puedes realmente averiguar qué está impulsando el interés de los prospectos, no importa qué activos y materiales están funcionando y cuáles no. Necesitas saber qué está llamando su atención dentro de esa baraja, propuesta, contrato u otro activo.
Estas salas de datos virtuales tampoco identifican a las partes interesadas clave de los negocios que quizás ni siquiera conozca. El seguimiento de los enlaces que se han reenviado a alguien con quien aún no has interactuado puede proporcionar información valiosa. Específicamente, puedes entender lo que hay en los dominios de tus contactos(e incluso de otras partes interesadas de la empresa). Con estos conocimientos, puede adaptar perfectamente cada conversación que tenga a cada parte interesada.
Donde la seguridad de documentos de primer nivel se encuentra con el análisis de documentos avanzado
Las salas de datos virtuales heredadas como Intralinks y Merrill Datasite dejan de contar la historia de su análisis de documentos justo cuando la historia está mejorando. Entonces, ¿cómo puede usar las salas de datos virtuales de DocSend para recopilar análisis de documentos útiles y detallados sin sacrificar la protección de documentos?
Primero revisemos las ofertas de seguridad de salas de datos virtuales que acompañan al Plan avanzado de DocSend. Específicamente, el Plan Avanzado le permite construir salas de negocios ligeras para guardar todos los documentos relacionados con un negocio. Con el Plan Avanzado de DocSend, puede:
- Encripte documentos con protección avanzada por contraseña. (Haga clic aquí para aprender a enviar y rastrear un PDF seguro.)
- Habilite la lista blanca del visor y la verificación del visor para agregar una capa adicional de seguridad a sus enlaces.
- Marca de agua fácilmente un documento completo o todos los documentos dentro de un espacio.
- Habilitar o deshabilitar la capacidad de descargar archivos.
- Asigne roles de administrador por niveles para administrar la colaboración interna y los permisos de manera segura.
- Hacer obligatorio que alguien firme un acuerdo de confidencialidad antes de ver un documento confidencial.
Su sala de datos virtual y DocSend
¿Cómo puede lograr esto para usted y su negocio? Lo primero es lo primero, querrá comenzar con DocSend: ¡sus primeras dos semanas son completamente gratis! A continuación, querrá simplemente crear un espacio y agregar carpetas y contenido.
Una vez que haya organizado todos los archivos que desea enviar, puede marcar sus documentos con marcas de agua y crear enlaces con listas blancas y verificación de visor para mantener sus documentos compartidos aún más seguros que los compartidos a través de salas de datos virtuales heredadas.
Seguimiento de la interacción con su sala de datos virtual
Ahora que sus documentos están listos para compartir, puede compartirlos y realizar un seguimiento de la interacción en un documento por documento (¡e incluso página por página!) nivel.
¿Cuánto tiempo pasó cada espectador viendo los documentos en la sala de datos segura de DocSend? ¿En qué parte de su Espacio (y dentro de cada documento visto) enfocaron su tiempo? ¿A quién remitieron el Espacio? DocSend le permite responder fácilmente a estas y muchas más preguntas. Todo lo que tiene que hacer es consultar las pestañas «Actividad reciente», «Rendimiento» y «Utilización» de un documento determinado.
¿Qué puedes hacer con estas nuevas ideas? El cielo es el límite. Tal vez decidas priorizar tu seguimiento con clientes potenciales que están interactuando con tu contenido pero que no responden formalmente. Tal vez decida refinar sus documentos confidenciales y materiales de negocios en función de las métricas de documentos que le importan a usted y a su equipo. (A continuación, puede cargar sus activos revisados y comparar la interacción con la función de control de versiones de DocSend.)
Independientemente de cómo elija aplicar estos datos a su enfoque de negociación, los conocimientos de documentos de DocSend le brindan una visión valiosa del engagement durante los puntos más vulnerables de un acuerdo.
Optimizar su sala de datos virtual a escala
Una vez que haya creado su primer VDR en la solución de sala de datos segura de DocSend, puede duplicarlo fácilmente para no tener que crear manualmente cada sala de datos. Esto te permitirá personalizar, asegurar y realizar un seguimiento del compromiso a escala. (De hecho, cuando carga una nueva versión de un documento en un Espacio determinado, se aplicará automáticamente a todos los Espacios.)
Al final del día, necesita una sala de datos virtual que no solo sea segura, sino que también trabaje activamente para brindarle una comprensión cada vez más refinada de sus clientes potenciales o clientes y de lo que les importa.