Por Greg Koehler, Gerente de programas de Microsoft
» IMAGINE ENTRAR EN LA CABINA de un avión a reacción moderno y ver un solo instrumento allí.»
– Robert S. Kaplan, El Cuadro de Mando Integral: Traducir la estrategia en acción
Como profesional de inteligencia de negocios (BI) en Microsoft, a menudo me preguntan cómo medir el éxito de un producto, servicio, equipo u organización determinados. Mi respuesta habitual es que no hay un solo indicador. El verdadero éxito es más amplio y holístico de lo que una sola métrica puede representar adecuadamente. Si bien creo que todo se puede medir, abogo por que solo se utilicen ciertas mediciones clave para impulsar la alineación de manera más efectiva en las grandes organizaciones. Esto ayuda a guiar a miles de empleados a enfocarse en estrategias y objetivos centralizados tanto a corto como a largo plazo.
«El cuadro de mando integral», de Robert Kaplan y David Norton, fue publicado por Harvard Business School Press en 1996. El libro recomienda un enfoque de gestión basado en el seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) del progreso estratégico hacia los objetivos centrales a través de cuatro perspectivas, incluidas las medidas financieras, el conocimiento del cliente, los procesos internos y el aprendizaje/crecimiento. Poco después de la publicación, las prácticas de gestión preconizadas por Norton / Kaplan comenzaron a ser adoptadas por grandes empresas, incluidas muchas empresas de Fortune 500. Según encuestas anteriores de consultores como Gartner, Bain y una encuesta reciente de 2GC, la mayoría de las grandes empresas de hoy en día utilizan un enfoque de cuadro de mando integral. Hoy en día, todavía vemos empresas de información comercial, como el Wall Street Journal (WSJ) y el Drucker Institute, que aplican una metodología similar al evaluar el desempeño de las principales empresas (consulte el último «Management Top 250″del WSJ). Mi equipo en Microsoft, llamado cDNA para Datos y Análisis de Clientes, no es una excepción. Medimos una variedad de métricas clave, tanto financieras como no financieras, incluido el uso de los clientes y la satisfacción de los productos y servicios de Microsoft.
Mientras que los libros de Kaplan / Norton (incluidas las secuelas) pueden ayudar a las empresas y a sus empleados de MBA con el marco conceptual para traducir la estrategia en un plan de acción, la tecnología de la información queda en manos de cada empresa. Si ha estado trabajando durante un tiempo en inteligencia de negocios y análisis, probablemente ya conozca algunos de los muchos desafíos de implementar un sistema de medición que admita tipos completamente diferentes de KPI. Por lo general, las finanzas se mantienen en sistemas de backend completamente diferentes a los datos de uso del cliente, que, si están disponibles, siguen siendo bastante diferentes de la telemetría operativa o los sentimientos expresados en las encuestas internas a los empleados. Los desafíos de backend a menudo se abordan con una combinación de capas de agregación y/o un nivel medio para normalizar los metadatos (como para las dimensiones de tiempo y geografía estándar de cumplimiento).
Después de alinear los datos del backend, un desafío igualmente desalentador es el front – end: la producción y presentación del cuadro de mando. Durante años, y por supuesto estando en Microsoft, muchas personas de toda la empresa recurrieron naturalmente a Microsoft Excel y elaboraron hojas de cálculo basadas en datos para proporcionar tales vistas. La flexibilidad y el poder de Excel era, y sigue siendo, difícil de superar. Junto con la comodidad de Excel, hubo algunos inconvenientes: con hojas de cálculo desconectadas y sin conexión enviadas por correo electrónico, los datos a menudo estaban obsoletos y varios archivos a menudo causaban confusión en cuanto a la versión verdadera. Además, solo se podía perforar hasta cierto punto en una sola hoja de cálculo antes de correr hacia los límites de almacenamiento de Excel, especialmente cuando se trabaja fuera de la red corporativa.
Más recientemente, y especialmente con la rápida adopción de paneles e informes de Power BI por parte de tantos equipos dentro de Microsoft, mi propio equipo comenzó a usar imágenes de Power BI conectadas a modelos tabulares de SQL Analysis Services locales a través de la puerta de enlace local de Power BI para presentar vistas de cuadro de mando integral para informes ejecutivos y gestión estratégica. Comenzamos trabajando con el equipo de Power BI para desarrollar un visual personalizado, llamado Power KPI, que decidimos poner a disposición del público de forma gratuita en la tienda AppSource. Power KPI presenta datos detallados de tendencias históricas y comparaciones de objetivos para un solo KPI.
(arriba, el Power KPI visual personalizado)
Los elementos visuales también pueden dimensionarse en un estilo compacto, lo que lo hace ideal para mostrar varios KPI en el mismo panel de control o informe.
(arriba, múltiples imágenes personalizadas de KPI de potencia se anclan a un panel de Power BI)
En el backend, obtenemos varios modelos tabulares de Servicios de análisis a través de la puerta de enlace de datos local de Power BI y se vinculan a un solo panel fijando imágenes en el Servicio de Power BI. Los usuarios finales acceden a los KPI más recientes mediante un navegador web o la aplicación Power BI en cualquier dispositivo, desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Matriz de KPI de potencia
Mientras que el visual de KPI de potencia ha sido un componente necesario para nosotros en la presentación de KPI, por sí solo no proporciona un diseño de tarjeta de puntuación. Algunos usuarios, incluidos los ejecutivos, realmente querían un estilo de tabla de puntuación de KPI. Para esto, desarrollamos un segundo visual personalizado llamado Matriz de KPI de potencia. Power KPI Matrix admite un número ilimitado de KPI en una sola imagen, junto con categorizaciones, imágenes y líneas de destellos opcionales. Con la última versión, 2.0, también incluye una ventana emergente interactiva del gráfico de KPI de potencia completa dentro del visual para una celda seleccionada dada. Si bien lo desarrollamos principalmente para nuestro propio equipo y propósito, también se ha puesto a disposición del público de forma gratuita.
(arriba, la Matriz de KPI de potencia visual personalizada)
Richa Yadav, gerente de programas del equipo de cDNA, ha producido recientemente un panel de control de Power BI para obtener información sobre el rendimiento de Microsoft Office y el uso de los clientes. Este panel incluye 43 métricas diferentes que contribuyen al negocio y a la toma de decisiones de Microsoft. Como explica Richa, » con el aumento en el número de métricas cada año, era extremadamente importante tener una vista que no solo clasificara los KPI, sino que también incluyera las tendencias históricas (reales versus objetivos) en un solo vistazo. Power KPI Matrix es útil, ya que sirve como un cuadro de mando integral que captura perfectamente toda nuestra lista de métricas en un solo elemento visual y permite perforar más líneas de tendencia sin alejarse de lo visual, una característica muy única.»
A continuación se muestra una captura de pantalla de la función de perforación mencionada por Richa:
Además de los cuadros de mando integrales, Kaplan y Norton también se han centrado en gráficos de mapas estratégicos, que son similares a diagramas de flujo que vinculan la estrategia con la medición. Para aquellos interesados, Visio visual (vista previa) custom visual ofrece una gran opción para iluminar mapas de estrategia basados en datos.
(arriba, el visual personalizado Visio preview con formas vinculadas a mediciones de datos en vivo)
Los visuales personalizados que se muestran aquí también funcionan bien dentro de las aplicaciones móviles de Power BI. Con dispositivos móviles Android o iOS, los usuarios finales pueden buscar fácilmente la información más reciente e interactuar con los datos, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
| Matriz de KPI de potencia en un panel móvil (Android): |  |
Modo de enfoque con KPI de potencia emergente Visual (Android): |
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Con Power BI y solo unas pocas imágenes personalizadas poderosas, tanto las grandes empresas como las pequeñas están ahora preparadas para lograr una alineación estratégica a un nivel amplio y generalizado en toda la organización que Norton y Kaplan solo podrían haber soñado cuando publicaron «The Balanced Scorecard».»Todavía hay un trabajo molesto de integración de datos de backend, pero esa es una historia para otro día.
Fuentes:
Kaplan, Robert y Norton, David. The Balanced Scorecard, Harvard Business School Press, 1996.
Keeping Score, El Instituto Drucker. https://www.drucker.institute/thedx/keeping-score/
Top 250 de gestión, WSJ. http://graphics.wsj.com/image-grid/management-top-250/
Metodología para el Ranking de las 250 Mejores Empresas de Gestión, WSJ. https://www.wsj.com/articles/methodology-for-the-management-top-250-company-rankings-1512482700?mg=prod/accounts-wsj
Fundamentos del Cuadro de Mando Integral, Instituto del Cuadro de Mando Integral. http://www.balancedscorecard.org/BSC-Basics/About-the-Balanced-Scorecard
Relacionado:
Cómo utilizan los ejecutivos de Microsoft Power BI, Blog de Microsoft Power BI. https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/here-s-how-microsoft-executives-are-using-power-bi/
KPI de potencia Visuales personalizados:
KPI de potencia, AppSource. https://appsource.microsoft.com/en-us/product/power-bi-visuals/WA104381083?src=office&tab=Overview