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La función de archivo debe organizarse de tal manera que contribuya al mantenimiento adecuado de los registros. Es importante tener en cuenta que los registros deben estar disponibles siempre que sea necesario. El gerente de la oficina tiene que decidir si la presentación debe ser centralizada o descentralizada, la Presentación centralizada y la Presentación Descentralizada tienen sus propios méritos y deméritos.
1. Sistema de Archivo Centralizado:
Es un sistema en el que todos los registros relacionados con los diversos departamentos de una empresa se archivan en un solo lugar o en la oficina central. En otras palabras, los departamentos o secciones individuales de una organización no archivan los registros.
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Méritos del Sistema de Archivo Centralizado
1. Se pone bajo el control de especialistas y esto facilita una mayor eficiencia.
2. El espacio disponible se utiliza económicamente.
3. Habrá un control efectivo sobre ellos.
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4. No habrá duplicación de equipo y trabajo de archivo (como en el sistema descentralizado) y, como tal, habrá economía en el archivo.
5. Existe un estándar uniforme para presentar los documentos y sacarlos. Esto permite una localización rápida de los documentos.
6. Las personas que hacen el mismo trabajo una y otra vez se convierten en especialistas en su trabajo. Esto se suma a una mayor eficiencia.
7. Los documentos se presentarán el mismo día.
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8. La ubicación de los archivos o documentos que faltan se conoce fácilmente (mediante el uso adecuado del indicador).
Deméritos del Sistema de archivo Centralizado
1. Cuando un jefe de departamento necesita urgentemente una carta, no le llegará a tiempo debido al largo procedimiento. Este es un inconveniente principal.
2. Los errores pueden aparecer.
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3. Se consume mucho tiempo si el departamento de archivo se encuentra en habitaciones distantes.
4. Hay reglas rígidas para entregar y devolver archivos. Las reglas se vuelven más importantes que los tratos.
5. No se puede mantener el secreto.
2. Sistema de Archivo Descentralizado
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Con arreglo a este sistema, la presentación de documentos corre a cargo de diferentes departamentos de forma independiente y no centralizada en un solo lugar. Cada departamento instala equipos separados y nombra personal para ocuparse del trabajo de archivo. Este sistema también se conoce como sistema de archivo departamental.
Méritos del Sistema de Archivo Descentralizado
1. Se pueden adoptar métodos adecuados, simples y fáciles de acuerdo con la conveniencia del departamento.
2. Los archivos están disponibles de forma fácil y rápida.
3. La rápida disponibilidad del archivo facilita una mayor eficiencia.
4. Se puede mantener el secreto.
5. El secretario de recepción archivará las cartas sin errores, porque solo tiene que lidiar con unas pocas cartas.
Deméritos del Sistema de Archivo Descentralizado
1. En una organización, en diferentes departamentos, se seguirán diferentes métodos de presentación. Como tal, ningún sistema estándar prevalecerá.
2. El empleado de archivo tiene muchos otros trabajos; no puede convertirse en un especialista en sistemas de archivo.
3. El traslado de empleados entre departamentos no comprenderá el sistema de archivo de otros departamentos.
4. Si un documento se refiere a dos o más departamentos, habrá dificultades para archivarlo.
5. La presentación se hará a conveniencia de un secretario, que tiene muchos otros trabajos que hacer junto con la presentación. Como tal, puede extraviar las letras, guardarlas en otros registros o dejarlas sin que se noten.