por Gayle L. Gifford, ACFRE
«Cuando estaba solicitando un nuevo trabajo, se me pidió que desarrollara mi propia descripción del trabajo como parte del proceso de selección. Recordé haber aprendido sobre Planificación de trabajo en un taller que dirigiste. Por lo tanto, desarrollé un Plan de trabajo en lugar de una descripción del trabajo, ¡mis futuros empleadores quedaron tan impresionados que conseguí el trabajo!»
Si le preguntara a su jefe o a sus colegas qué tan bien está haciendo su trabajo, ¿qué dirían? Se obtiene la misma respuesta de todos? ¿Sus definiciones de éxito coincidirían con las tuyas?
Evaluar el desempeño es una de las experiencias más frustrantes en el lugar de trabajo para el personal y los gerentes por igual. No es raro que pasen años sin comentarios formales sobre el trabajo, y eso se extiende a los miembros de la junta directiva, así como a los Directores Ejecutivos y al personal de la agencia. Si se encontró con un accidente perjudicial mientras estaba de servicio, su empleador tiene el mandato de tener cobertura de Compensación para Trabajadores bajo las leyes de responsabilidad civil de Nueva york.
La descripción de trabajo estándar es lamentablemente inadecuada como medida del desempeño laboral. ¿Por qué? Porque la descripción de trabajo tradicional simplemente enumera tareas. No establece objetivos generales ni describe exactamente cómo se ven los diferentes niveles de rendimiento.
Como resultado, la evaluación anual del desempeño es muy dolorosa porque se siente tan subjetiva, ¿con qué estándar se me está midiendo?
Desde el aula hasta la sala de juntas, el rendimiento mejora cuando las personas pueden medir su trabajo en comparación con puntos de referencia claros y conocidos, creados y acordados de antemano.
Así que saca la descripción de tu trabajo polvoriento y rescribelo en un Plan de trabajo dinámico.
¿Qué incluye un plan de trabajo?
El plan de trabajo es un documento guía que describe explícitamente las expectativas que usted y otros tienen para su desempeño. Describe sus principales metas y objetivos, identifica estándares y medidas para el desempeño exitoso y describe los recursos y el desarrollo de habilidades que usted?necesitaré alcanzarlos.
Los componentes básicos de un plan de trabajo son simples. Incluyen:
1. Descripción general del trabajo
2. Definiciones de éxito
3. Responsabilidades continuas
4. Relaciones clave
5. Desarrollo Personal y Compromiso de Recursos
6. Asignación de tiempo a Prioridades
Para ilustrar cómo funciona esta herramienta, veamos un ejemplo:
Creación de un plan de trabajo para un Director de Desarrollo
I. Descripción general del trabajo
En esta sección, proporcione una descripción general de su trabajo y cómo agrega valor a la organización. Sé breve, entrarás en más detalles más adelante.
Ejemplo: Como Director de Desarrollo, soy responsable de asegurar que nuestra organización tenga los recursos financieros y la administración sabia necesaria para lograr los resultados estratégicos aprobados por la Junta Directiva. También me aseguraré de mantener los más altos estándares éticos para nuestra recaudación de fondos.
II. Definición de éxito.
¿Cómo se ve el éxito para su posición? Sí, me temo que no puedes evitar comprometerte con los resultados. Después de todo, ¿de qué sirve su trabajo si no es para avanzar en la misión de su organización? Esta sección describe los resultados (los fines), y no el esfuerzo (los medios). El éxito debe ser en términos concretos, mensurables y con plazos determinados.
En el resto del plan, describirás lo que se necesitará para producir esos resultados. De esta manera, el proceso de planificación del trabajo inicia un diálogo crítico entre usted y su supervisor para negociar las expectativas.
No necesita limitarse a 12 meses. SI está comenzando un nuevo puesto, también puede describir objetivos a corto plazo, por ejemplo, seis meses. Si está construyendo para el futuro, puede describir los resultados en un año, tres años o más.
Ejemplo:
Dentro de doce meses, se habrá logrado lo siguiente:
- Los ingresos de donaciones anuales e importantes se habrán incrementado en un 5%
- Los eventos especiales producirán ingresos rentables con una relación mínima de ingresos a gastos de 3 3 por cada $1 gastado
- Se lanzará una sociedad de legados y estará lista para la participación de donantes
- La infraestructura de desarrollo del Departamento, incluido el software de recaudación de fondos, la información de donantes, las comunicaciones, la capacitación del personal y el liderazgo de voluntarios, actualizado para apoyar los objetivos de crecimiento futuros.
Dentro de tres años:
- Los ingresos de donaciones anuales e importantes han aumentado en al menos _ _ _ millones
- Los ingresos de donaciones habrán crecido un 20%, mientras que al mismo tiempo, la financiación restringida no constituirá más del 60% de los ingresos de la organización expandidos.
- Nuestro programa de donaciones planificadas está asegurando compromisos significativos de donantes
- Nuevas fuentes de ingresos (p. ej. marketing de causa, eventos dirigidos por voluntarios, etc.) contribuyen entre el 5% y el 10% de los ingresos de la organización
- Los abogados voluntarios y la tecnología innovadora son elementos vitales, valiosos y rentables del Departamento de Desarrollo
- El Departamento de Desarrollo tendrá la capacidad necesaria para emprender una gran campaña de capital
III. Breve descripción de las responsabilidades en curso
Aquí es donde puede describir el esfuerzo que poner en el trabajo ( los medios), similar a lo que encontraría en la descripción típica del trabajo. Honra las actividades que hacen posible el éxito.
Ejemplo:
Soy responsable de toda la planificación, ejecución, control y evaluación de programas de ingresos filantrópicos para esta organización. Esto incluye, pero no se limita a:
* Asegurar los ingresos operativos y del programa a través de donaciones anuales e importantes, subvenciones, donaciones planificadas, eventos especiales y otras fuentes de ingresos
* Contratar, capacitar y supervisar a un personal del departamento de alta calidad
* Garantizar la administración responsable de los donantes y los fondos recibidos
* Contratar, capacitar y administrar a un equipo entusiasta y talentoso de voluntarios para el desarrollo del fondo que participan en todos los niveles en el esfuerzo de desarrollo
* Administrar y mejorar la tecnología y las comunicaciones del departamento
* presupuestos a plazo y finanzas dirección
* Recomendar las políticas necesarias de la Junta para el éxito y la administración responsable de nuestros esfuerzos filantrópicos
* Garantizar la comunicación y la integración en toda la organización
* Desarrollar planes anuales y de largo alcance para satisfacer las necesidades de la organización
IV. Relaciones clave
Esta tiene que ser mi parte favorita de un plan de trabajo (después de definir el éxito, por supuesto). Se podrían evitar muchas fricciones en las organizaciones si los individuos tuvieran un acuerdo más claro sobre lo que esperaban unos de otros y cómo se veía una relación de trabajo positiva. Esta sección del plan le permite articular cómo se ve y se siente el liderazgo.
Ejemplo:
* Donantes: Mi relación principal es con nuestros donantes. Es mi responsabilidad involucrarme con los donantes y crear conciencia sobre las muchas maneras en que nuestra organización puede ayudar a cumplir los sueños de los donantes. Actuaré de manera ética y en todo momento en el mejor interés de nuestros donantes. Estoy comprometido con una sabia administración, tanto de nuestras relaciones con los donantes como de su apoyo financiero.
* Director Ejecutivo (ED): Mi éxito en esta posición depende de una sólida asociación con mi departamento de Educación. Mi función es apoyar a nuestro Departamento de Educación en la creación de las mejores estrategias de crecimiento y administración a corto y largo plazo para nuestra organización, apoyar al Departamento de Educación en su trabajo para construir relaciones con donantes actuales y potenciales, brindar apoyo para solicitar regalos. También proporcionaré a mi Departamento de Educación un análisis oportuno y perspicaz de las actividades de desarrollo de fondos para que ella informe y asesore a la Junta Directiva. El Director Ejecutivo es mi supervisor y soy directamente responsable ante él / ella de los resultados descritos en este Plan de Trabajo.
* Personal del Departamento de Desarrollo: Fundamental para mi éxito es el desarrollo de un personal altamente calificado y motivado que experimente el crecimiento profesional, trabaje en equipo y disfrute de su trabajo. Mi función es capacitar a mi personal con la capacitación, la retroalimentación, la información oportuna, los recursos y el conocimiento técnico necesarios para lograr los resultados del departamento. Exigiré al personal que rinda cuentas con los más altos estándares al mismo tiempo que lo trataré con respeto, justicia y dignidad.
* Junta Directiva: Un elemento crítico en la recaudación de fondos es tener una organización que sea digna y confiable de apoyo. Este es el papel principal de la Junta Directiva y haré todo lo que sea necesario para ayudar a la Junta a crear una organización de este tipo. Trabajaré de manera colegiada con la Junta para desarrollar planes a corto y largo plazo para cumplir con los objetivos aprobados por la Junta y para desarrollar políticas que guíen nuestros programas de recaudación de fondos.
* Voluntarios de liderazgo (incluidos los miembros de la Junta): Involucrar a los voluntarios de liderazgo en nuestros esfuerzos de recaudación de fondos es fundamental para nuestro éxito en la recaudación de fondos. Las condiciones que hacen que las relaciones con mi personal sean exitosas son las mismas condiciones que conducirán al éxito con los voluntarios.
* Otro personal: La recaudación de fondos es más exitosa cuando todas las partes de la organización entienden sus interrelaciones. Trabajaré de manera colegiada con mis colegas de programa y administrativos para construir un esfuerzo integrado que cumpla con nuestros objetivos organizacionales. Mis colegas comprenderán su papel y su deseo de contribuir a mi éxito y viceversa.
V. Desarrollo Personal y Compromiso de Recursos
¿Posee actualmente el conocimiento y las habilidades necesarias para lograr los logros que describió anteriormente? Si no, este es el lugar para que su organización se comprometa con el desarrollo profesional. También debe articular qué recursos (presupuesto, personas, equipo, etc.) le ha prometido su organización.
Ejemplo:
Desarrollo profesional
* En el transcurso del próximo año, me involucraré en el desarrollo profesional para asegurar la experiencia técnica necesaria para construir un sólido programa de donaciones planificadas.
* También adquiriré experiencia en temas y tendencias locales y nacionales relacionados con nuestra misión
* Conseguiré mi ACFRE en un plazo de tres años.
Compromisos de recursos:
* Actualmente hay cinco personas en el Departamento de Desarrollo por un costo total de personal de $_______. Tengo plena autoridad, dentro de mis límites presupuestarios, para retener o reconfigurar el departamento según sea necesario para cumplir con mis resultados anuales y a largo plazo.
* Mi presupuesto operativo para el próximo año es $____________. Dentro de ese presupuesto está la financiación para actualizar el equipo y los programas informáticos de un sistema de gestión de donantes y mejorar las aptitudes profesionales de mí y del personal.
VI. Asignación de tiempo al Plan de Trabajo de Prioridades
¿Alguna vez ha experimentado un malentendido con su supervisor sobre dónde debe pasar la mayor parte de su tiempo? Bueno, esta parte del Plan de Trabajo te da la oportunidad de aclarar esas expectativas.
Ejemplo:
* Cultivo, solicitud y administración de donantes y prospectos 45%
* Desarrollo de voluntarios y personal sobresalientes 20%
* Actualización de las funciones administrativas y de gestión del departamento 10%
* Actividades de la Junta (no incluidas en otras partidas) 7%
* Investigación, planificación y desarrollo 10%
* Servicio al equipo de gestión 8%
CÓMO DESARROLLAR Y UTILIZAR UN PLAN DE TRABAJO
El Plan de trabajo es un documento interactivo y vivo. Es una herramienta para negociar un consenso sobre lo que se debe hacer.
Para empezar a rodar, puedes escribir un primer borrador tú mismo. Su jefe se sorprenderá, y lo más probable, se impresionará con su liderazgo. La cita que comenzó este artículo fue de una colega mía que describió su experiencia usando este proceso para solicitar el trabajo como Gerente de Recursos Humanos.
Su borrador es el punto de partida para la discusión con las personas que tienen expectativas de usted. En qué estás de acuerdo? ¿Dónde divergen tus expectativas? ¿Qué puedes estar de acuerdo en entregar? En última instancia, necesitará elaborar un documento que tanto usted como su supervisor puedan respaldar. Un Plan de trabajo no funcionará si se usa para crear expectativas de rendimiento que solo Superman o Wonder Woman podrían cumplir. Tienes que estar seguro de que el plan es alcanzable.
A intervalos regulares durante todo el año (no menos que trimestralmente), querrá revisar el documento con su supervisor. ¿Estás en el blanco con las expectativas? Si no, ¿por qué no? Si las condiciones han cambiado, es hora de rediseñar y renegociar las expectativas descritas en el plan original. Y cuando llegue el momento de su revisión anual, el Plan de Trabajo debe eliminar cualquier sorpresa o malentendido sobre su desempeño. Esa discusión de fin de año también es el momento de escribir y acordar su nuevo Plan de Trabajo para el próximo año.
Todos en su organización pueden beneficiarse de un Plan de trabajo, y eso incluye a sus voluntarios e incluso a los propios miembros de su Junta Directiva.
Este artículo apareció por primera vez en la revista Contributions.
Gayle L. Gifford, ACFRE y su colega Jonathan W. Howard en Cause & Effect Inc. ayude a las organizaciones sin fines de lucro, desde las bases hasta las organizaciones internacionales, a crear un cambio estratégico para un mundo más justo y pacífico. Con más de 30 años de experiencia sin fines de lucro, Cause & Effect ayuda a las organizaciones sin fines de lucro con la planificación estratégica, el desarrollo de juntas directivas, la recaudación de fondos y las necesidades de comunicación