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Guardar un Archivo de Empresa Portátil
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Proceso Exitoso de Archivos de Empresa portátiles
Un lector nos ha preguntado cuál es la mejor manera de enviar una copia de sus datos de QuickBooks por correo electrónico. QuickBooks ofrece una variedad de formas de enviar o guardar copias de sus datos, incluida una Copia de seguridad, una Copia de un Contador o un archivo portátil de la Empresa. El archivo Portátil de la empresa es una versión especial, altamente comprimida, de sus datos que es perfecta para enviar por correo electrónico en la mayoría de los casos. En muchos casos, la relación de compresión puede ser de 20 a 1 o superior. El resultado es un archivo mucho más pequeño que contiene todos sus datos que se pueden enviar por correo electrónico sin dificultad.
Para crear un archivo de empresa portátil:
- En el menú Archivo, seleccione Guardar copia o Copia de seguridad.
- Seleccione la opción para Crear un archivo de empresa portátil, como se muestra en la Figura 2.
- Siga las instrucciones en pantalla para Buscar una ubicación para guardar el archivo. Le recomiendo que guarde este archivo en su ‘escritorio’, esto hace que sea más fácil encontrar cuándo necesita adjuntarlo a su correo electrónico de salida.
- De forma predeterminada, QuickBooks nombrará su archivo con el mismo nombre que el archivo de su empresa, pero agregará (Portátil) al nombre y también cambiará el tipo de archivo a a .Archivo QBM. (.QBM es la extensión de archivo para el formato de archivo portátil).
- Haga clic en Guardar.
- QuickBooks mostrará varios mensajes a medida que crea el archivo de la empresa. Al finalizar, QuickBooks muestra el mensaje que se muestra en la Figura 3.
- Ahora puede abrir su programa de correo electrónico, redactar su mensaje saliente y adjuntar QuickBooks Portable Company (.QBM) a su correo electrónico. En la mayoría de los casos, un archivo de empresa portátil es lo suficientemente pequeño como para que se pueda transmitir adjunto a un correo electrónico sin ningún problema.
Como nota al margen, crear un archivo de empresa portátil y luego restaurarlo es una forma efectiva de reducir los fragmentos de la base de datos. Este proceso vuelve a indexar la base de datos en su conjunto, y en algunos casos puede servir como un método para reparar algunos (pero ciertos no todos) daños en los archivos. Pero esos procedimientos son un «qué pasaría si» para otro día.