Potresti pensare che tutti gli schedari siano uguali, ma questo non è vero. Non assumere semplicemente che il sistema di archiviazione che hai non possa essere migliorato. Hai delle opzioni da considerare. Scaffalature mobili, sistemi di scaffalature aperte con codice colore e persino codici a barre sono diventati comuni in molti uffici che gestiscono un grande volume di record. Il vecchio schedario standard a cassetto verticale è entrato in uso alla fine del 19 ° secolo e molti gestori di dischi considerano questi armadi funzionalmente obsoleti per la maggior parte delle applicazioni per ufficio moderne. “è la più costosa di tutte le apparecchiature di archiviazione, poiché richiede più spazio sul pavimento e più tempo fisico e sforzo per accedere alle cartelle. Inoltre, non fornisce il pieno beneficio degli aiuti di recupero visivo, come l’etichettatura speciale e la codifica a colori.”Se sai che il tuo sistema di archiviazione è inefficiente, prendi in considerazione il controllo di attrezzature più moderne. Anche se costerà denaro inizialmente, può risparmiare denaro nel lungo periodo risparmiando spazio nel vostro ufficio, rinviando così la necessità di espansione o delocalizzazione, e riducendo il tempo del personale che viene sprecato su un sistema di archiviazione inefficiente con unità di archiviazione ingombranti.
La gestione quotidiana di Record e informazioni Una guida per i governi locali, rilasciato dalla National Association of Government Archives and Records Administrators, p. 8.