J’ai toujours aimé le sentiment et la fonction de ma liste de tâches quotidienne, du son apaisant mais grattant de mon crayon mécanique sur papier à la sensation exaltante qui vient de croiser chaque élément terminé manuellement (toujours au stylo rouge vif). Je suis un lister vigoureux et un fou de l’organisation et de la productivité totale. J’aime aussi les applications, les médias sociaux et les logiciels d’entreprise bien conçus et j’adopte des outils technologiques pour faire des choses spécifiques dans tous les domaines de ma vie. Mais même avec tous les produits technologiques utiles, j’ai toujours eu du mal à trouver un logiciel de liste qui remplacerait efficacement mon crayon, mon papier et mon stylo rouge. Chaque produit que j’ai essayé était généralement plein de fonctions et de fonctionnalités supplémentaires que je ne voulais pas.
Les choses ont changé quand j’ai entendu Aaron Mahnke et Dave Caolo recommander OmniFocus lors d’un épisode de leur podcast Home Work. Prenant à cœur leurs avenants éclairés, j’ai décidé de (haleter!) mettez ma liste de choses à faire manuelle de côté et essayez le programme. Quelques années plus tard, OmniFocus est devenu un outil quotidien indispensable pour organiser mes tâches domestiques et professionnelles. La façon dont OmniFocus fonctionne en fait un ajustement parfait pour mon flux de travail indépendant et mon style de vie. Voici comment, et pourquoi, cela fonctionne pour moi.
Je peux afficher les tâches par contexte.
Comme je travaille à domicile et que j’ai un horaire flexible, je peux changer de mode trois ou quatre fois par jour, travailler le matin, faire des courses l’après-midi, puis revenir en mode travail le soir. Pouvoir voir uniquement les tâches sur lesquelles je dois me concentrer pour chaque facette de ma vie m’est extrêmement utile.
J’ai mis en place des contextes distincts dans OmniFocus pour notre vie familiale (appelée « Maison »), ma vie professionnelle (appelée « Bureau ») et nos chiens (appelés « George et Patty ») sous lesquels je liste des éléments liés à ces catégories. Si je veux seulement voir les tâches liées à nos chiens, telles que les rendez-vous chez le vétérinaire, l’administration de médicaments, un bain une fois par mois et d’autres rappels programmés, j’active simplement le contexte « George et Patty ». Si je veux seulement voir des tâches pertinentes à ma vie familiale, telles que la budgétisation, les achats de cadeaux d’anniversaire, le changement d’huile dans la voiture ou d’autres, je bascule sur le contexte « Maison ». Lorsque je travaille, tout ce qui concerne mon entreprise peut être isolé dans la vue contextuelle « Bureau ».
Pouvoir isoler des listes par contextes m’aide à rester concentré sur les tâches à accomplir sans me soucier de ce qui se passe dans d’autres domaines de ma vie. Je préfère afficher les tâches quotidiennes dans la vue Contextuelle organisée par contexte et date d’échéance, les éléments dus aujourd’hui apparaissant automatiquement en haut de la liste.
Je peux configurer des dossiers et des projets.
En tant que rédactrice indépendante, je travaille avec plusieurs clients et jongle avec plusieurs projets à la fois. J’utilise les options Dossiers et projets pour tout suivre. Chaque fois que j’acquiert un nouveau client, je crée immédiatement un dossier pour lui dans OmniFocus. Dès qu’un client m’attribue une nouvelle histoire, je crée un projet avec le nom de l’histoire et le place dans le dossier client approprié. Dans le projet d’histoire, j’énumère toutes les dates d’échéance internes dont je dois me souvenir pour chaque histoire, y compris les dates d’entrevue, les dates cibles pour la transcription et la rédaction, la date à laquelle la première ébauche est due à l’éditeur et un rappel à facturer pour l’histoire une fois terminée et approuvée par l’éditeur. Dans chaque tâche de projet, je peux également écrire des notes liées à cette tâche.
Une fois chaque Projet créé, les tâches de chaque Projet apparaissent automatiquement dans ma Vue de prévision chaque jour par date d’échéance, pour que je ne les oublie jamais.
Si je veux me concentrer sur un projet à un moment donné, je peux afficher toutes les tâches pour ce projet particulier (et aucune autre) en choisissant d’activer l’option Focus dans la liste des vues des projets.
Bonus: Tous mes projets sont organisés dans le contexte du bureau afin que je puisse choisir de les visualiser lorsque je suis prêt à travailler et de les désactiver lorsque je me concentre sur des tâches liées à la maison.
Je peux utiliser le contexte d’attente.
Le contexte d’attente d’OmniFocus est génial par sa simplicité. Pour moi, cela sert à mettre en arrière-plan les tâches en cours lorsque la balle est dans le camp de mon client. Chaque fois que je commence une tâche, comme demander une copie d’un article pour mon portfolio ou envoyer un calendrier de gestion de projet ou une proposition de contenu pour approbation, je peux garer la tâche dans le contexte d’attente, la rendant « hors de vue, hors de l’esprit » pendant que j’attends une réponse ou une résolution. En plaçant une tâche dans le contexte d’attente, je peux la suivre sans avoir à trop y penser activement, éliminant ainsi l’encombrement de ma liste de choses à faire active et me permettant de me concentrer uniquement sur les actions que je peux contrôler dans le moment. Chaque fois que je veux voir ce qui se trouve sur ma liste d’attente, je passe simplement au contexte d’attente dans ma barre de menus ou je tire vers le haut la Vue des prévisions, qui répertorie toutes les tâches dues, dans les prochains jours, y compris celles classées comme « Attente. »
Les tâches sont codées par couleur.
OmniFocus me permet de définir des dates de début, d’échéance et de report pour toutes les tâches. Tous les éléments dus un jour donné dans un proche avenir apparaîtront automatiquement dans la vue des prévisions. Tous les articles à venir sont codés par couleur en or, tandis que tout article en retard passe immédiatement au rouge lorsque la date et l’heure d’échéance expirent.
Tout alors que les tâches qui sont dues dans quelques jours apparaissent sans.
C’est un moyen immédiat, simple et rapide de hiérarchiser mes tâches et mon temps.
Je peux définir des tâches récurrentes.
Je peux faire des choses que je fais chaque semaine, comme la publication sur les médias sociaux, la budgétisation, les blogs et le lancement d’histoires, en tâches récurrentes avec OmniFocus. Je choisis simplement l’option « Répéter chaque » dans le menu des tâches et sélectionne les jours et la fréquence (tous les jours, tous les mois, etc.) que je veux que la tâche apparaisse.
Je peux synchroniser mes listes avec tous mes appareils.
La synchronisation sur plusieurs appareils signifie que je peux lister n’importe où, n’importe quand, dès que l’idée frappe. Si je suis à la caisse de l’épicerie et qu’une idée d’histoire ou un sujet de blog me vient à l’esprit, je peux l’enregistrer comme une tâche dans ma boîte de réception OmniFocus avec l’application OmniFocus pour iPhone. La prochaine fois que j’accéderai à OmniFocus sur mon iPad ou mon ordinateur, la tâche que j’ai créée apparaîtra directement sur l’écran de la boîte de réception. Il y a de fortes chances que si je suis en déplacement, je n’aurai pas le temps de catégoriser la tâche, de la conceptualiser ou d’attribuer une date d’échéance. Pas de problème! La tâche peut rester dans ma boîte de réception jusqu’à ce que je sois prêt à la revoir et à la réorganiser.
Passer à OmniFocus a vraiment fait une différence dans ma vie quotidienne. Fini les notes post-it et les petits cahiers et stylos qui peuplaient tous les tiroirs de bureau, sac à main, boîte à gants et comptoir de ma maison. Avec les applications OmniFocus pour iPhone et iPad, je peux capturer chaque idée et tâche sans avoir recours à plusieurs listes disparates et à l’ennui de combiner ces listes à la main. Mon bureau de travail est clair, grâce à l’élimination des listes de papier et mon esprit est plus clair, grâce à la capacité d’OmniFocus à mémoriser, classer et contextualiser les tâches pour moi.
J’ai trouvé qu’OmniFocus était le meilleur moyen de promouvoir une journée de travail productive, tout en maintenant la vie quotidienne en mouvement.
Sabra Morris est rédactrice indépendante à temps plein sur des sujets tels que la décoration et le remodelage de la maison, le bien-être, la vie de famille, les soins aux animaux de compagnie, la vie écologique, la technologie solaire, la vie à la retraite, la nourriture et l’équipement agricole. Son travail est apparu dans le magazine Virginia Living, le magazine Northern Virginia, Southern Living, Dog Fancy et le magazine Hawaii Home + Remodeling, entre autres. Elle blogue sur la vie d’un écrivain.
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