Vous pensez peut-être que tous les classeurs se ressemblent, mais ce n’est tout simplement pas vrai. Ne supposez pas simplement que le système de stockage dont vous disposez ne peut pas être amélioré. Vous avez des options à considérer. Les rayonnages mobiles, les systèmes de rayonnages ouverts à code couleur et même le codage à barres sont devenus courants dans de nombreux bureaux qui traitent un grand volume de documents. L’ancien classeur standard à tiroirs verticaux est entré en service à la fin du 19ème siècle et de nombreux gestionnaires de documents considèrent ces armoires comme fonctionnellement obsolètes pour la plupart des applications de bureau modernes. « est le plus coûteux de tous les équipements de classement, car il nécessite plus d’espace au sol et plus de temps et d’efforts physiques pour accéder aux dossiers. Il ne fournit pas non plus tous les avantages des aides à la récupération visuelle, telles que l’étiquetage spécial et le codage couleur. »Si vous savez que votre système de classement est inefficace, envisagez de vous connecter à un équipement plus moderne. Bien que cela vous coûtera de l’argent au départ, cela peut vous faire économiser de l’argent à long terme en économisant de l’espace dans votre bureau, ce qui repousse le besoin d’agrandissement ou de déménagement, et en réduisant le temps du personnel gaspillé dans un système de classement inefficace avec des unités de stockage encombrantes.
The Daily Management of Records and Information Guide for Local Governments, publié par l’Association Nationale des Administrateurs des Archives et des documents gouvernementaux, p. 8.